PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Trattamento: Helpdesk di primo livello per gli utenti dei servizi elettronici e di altri prodotti dell'Ufficio delle pubblicazioni

Titolare del trattamento: Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea, unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione"

Numero di registro: DPR-EC-00493

1. Introduzione

La Commissione europea ("Commissione") si impegna a proteggere i dati personali e a rispettare la privacy di ciascuno. La Commissione raccoglie dati personali e li sottopone a ulteriore trattamento conformemente al regolamento (UE) 2018/1725 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 23 ottobre 2018, sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati.

Scopo di questa informativa è spiegare i motivi per cui vengono trattati i dati personali, il modo in cui sono raccolti, gestiti, protetti tutti i dati personali, quale uso è fatto delle informazioni ricavate e quali sono i diritti dell'utente al riguardo. Nell'informativa sono inoltre elencati i recapiti del titolare del trattamento, a cui è possibile rivolgersi per esercitare i propri diritti, del responsabile della protezione dei dati e del Garante europeo della protezione dei dati.

Le informazioni relative al trattamento "Helpdesk di primo livello per gli utenti dei servizi elettronici e di altri prodotti dell'Ufficio delle pubblicazioni" ad opera dell'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni dell'Unione europea sono riportate di seguito.

2. Perché e come vengono trattati i dati personali

Finalità del trattamento: l'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie e utilizza i dati personali per rispondere a eventuali quesiti o affrontare eventuali problemi di ordine tecnico sollevati contattando l'helpdesk di primo livello.

Il trattamento consiste nel registrare i dati personali forniti dall'interessato al momento di contattare l'helpdesk e nell'utilizzarli per rispondergli una volta chiarito il quesito o risolto il problema tecnico.

In casi eccezionali, quando a una determinata richiesta esuli dalla competenza dell'Ufficio delle pubblicazioni, l'helpdesk può trasferirla allo sportello Europe Direct gestito dalla DG COMM della Commissione o ad un altro servizio competente della Commissione europea. La richiesta sarà quindi trattata in conformità del numero di registro DPR-EC-01386 "Dealing with enquiries and correspondence from citizens based on Chapter IV of the Code of Good Administrative Behaviour" (Gestire le richieste e la corrispondenza dei cittadini sulla base del capo IV del codice di buona condotta amministrativa) e dell'informativa sulla privacy che figura sulla pagina "Contattare la Commissione europea".

I dati personali non saranno utilizzati per processi decisionali automatizzati, compresa la profilazione.

3. Quali sono le basi giuridiche che disciplinano il trattamento dei dati personali

Trattiamo i dati personali perché:

- il trattamento è necessario per l'esecuzione di un compito svolto nell'interesse pubblico o nell'esercizio di pubblici poteri di cui sono investiti l'istituzione o l'organo dell'Unione

- l'interessato ha espresso il consenso al trattamento dei propri dati personali per una o più specifiche finalità.

Base giuridica del trattamento: mandato dell'Ufficio delle pubblicazioni, decisione 2009/496/CE, Euratom del Parlamento europeo, del Consiglio, della Commissione, della Corte di giustizia, della Corte dei conti, del Comitato economico e sociale europeo e del Comitato delle regioni, del 26 giugno 2009, relativa all’organizzazione e al funzionamento dell'Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea.

4. Quali sono i dati personali raccolti e sottoposti a ulteriore trattamento

Per effettuare il trattamento, l'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni raccoglie le seguenti categorie di dati personali:

in caso di contatti per e-mail: indirizzo e-mail, nome e cognome, lingua, paese di residenza e, soltanto in alcuni casi, indirizzo postale;

in caso di contatti per telefono: numero di telefono, nome e cognome, registrazione delle telefonate, lingua e paese di residenza;

in caso di contatti per lettera (eccezionale): nome e cognome, indirizzo postale, lingua e paese di residenza.

5. Per quanto tempo sono conservati i dati personali

L'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni conserva i dati personali solo per il tempo necessario alla finalità per cui sono stati raccolti o sottoposti a ulteriore trattamento, vale a dire per fornire i servizi richiesti.

Una volta che i servizi non sono più richiesti, i dati vengono conservati per un massimo di cinque anni e poi cancellati.

6. In che modo vengono protetti e salvaguardati i dati personali

Tutti i dati personali in formato elettronico (e-mail, documenti, banche dati, insiemi di dati caricati, ecc.) sono conservati nei server della Commissione europea o dei suoi contraenti esterni ai sensi del contratto quadro a cascata FWC 12053, 01/08/2026-31/07/2030: Netcompany (2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Luxembourg) e Infeurope (113, rue Adolphe Fischer, L-1521 Luxembourg). Tutti i trattamenti sono effettuati ai sensi della decisione (UE, Euratom) 2017/46 della Commissione, del 10 gennaio 2017, sulla sicurezza dei sistemi di comunicazione e informazione della Commissione europea.

Gli appaltatori della Commissione sono tenuti a rispettare una specifica clausola contrattuale per tutti i trattamenti di dati appartenenti a terzi effettuati per conto della Commissione, nonché gli obblighi di riservatezza derivanti dal regolamento generale sulla protezione dei dati negli Stati membri dell'UE (GDPR, regolamento (UE) 2016/679).

Per proteggere i dati personali, la Commissione ha adottato una serie di misure tecniche e organizzative. Tra le misure tecniche figurano interventi mirati alla sicurezza online e a contrastare il rischio di perdita o modifica dei dati o di accesso non autorizzato, tenendo conto dei rischi che presentano il trattamento e la natura dei dati trattati. Le misure organizzative includono il fatto di limitare l'accesso ai dati personali esclusivamente alle persone autorizzate con legittima necessità di sapere ai fini del trattamento specifico.

7. Chi ha accesso ai dati personali e a chi sono divulgati

L'accesso ai dati personali è consentito al personale della Commissione incaricato dello specifico trattamento e al personale contrattuale autorizzato in base al principio della "necessità di sapere". Tale personale è tenuto a rispettare le norme di legge e altri eventuali accordi in materia di riservatezza.

8. Quali sono i diritti dell'interessato e come può esercitarli

I diritti dell'utente in quanto "interessato" sono specificati al capo III (articoli da 14 a 25) del regolamento (UE) 2018/1725 e comprendono in particolare il diritto di accedere ai dati personali, di rettificarli o cancellarli e il diritto di limitarne il trattamento. Ove applicabile l'utente ha anche il diritto di opporsi al trattamento e il diritto alla portabilità dei dati.

Se ha acconsentito a fornire i propri dati personali all'unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni per il presente trattamento, ha la facoltà di revocare tale consenso in qualsiasi momento tramite notifica al titolare del trattamento. La revoca del consenso non pregiudicherà la liceità del trattamento effettuato prima della revoca.

Per l'esercizio dei propri diritti è possibile rivolgersi al titolare del trattamento o, in caso di conflitto, al responsabile della protezione dei dati. Se necessario, è possibile rivolgersi anche al Garante europeo della protezione dei dati. I loro recapiti figurano al punto 9.

Per esercitare i propri diritti in relazione a uno o più trattamenti specifici occorre indicarne il riferimento (vale a dire il numero di registro, come specificato al punto 10) nella richiesta.

9. Contatti

• Titolare del trattamento

Per esercitare i propri diritti a norma del regolamento (UE) 2018/1725, oppure per osservazioni, domande o dubbi, o per presentare un reclamo in merito alla raccolta e all'uso dei dati personali, è possibile contattare il titolare del trattamento, unità D.1 "Relazioni con i portatori di interessi e comunicazione" dell'Ufficio delle pubblicazioni, all'indirizzo: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Responsabile della protezione dei dati della Commissione

Per le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725 è possibile contattare il responsabile della protezione dei dati (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Garante europeo della protezione dei dati

Se, a seguito del trattamento dei propri dati personali da parte del titolare del trattamento, l'utente interessato ritiene che siano stati violati i diritti di cui gode ai sensi del regolamento (UE) 2018/1725, ha il diritto di presentare un reclamo al Garante europeo della protezione dei dati (edps@edps.europa.eu).

10. Dove trovare ulteriori informazioni

Il responsabile della protezione dei dati della Commissione pubblica il registro di tutti i trattamenti di dati personali effettuati dalla Commissione che sono stati documentati e gli sono stati notificati. Il registro è accessibile al seguente link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Questo specifico trattamento è stato inserito nel registro pubblico del responsabile della protezione dei dati con il numero di registro seguente: DPR-EC-00493.