PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Opération de traitement: Opérations relatives aux droits d’auteur

Unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications de l’Union européenne

Référence: DPR-EC-00838

1. Introduction

La Commission européenne (ci-après «la Commission») est résolue à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil, du 23 octobre 2018, relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données (abrogeant le règlement (CE) n° 45/2001).

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l'usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données à contacter pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

Les informations sur l’opération de traitement concernant les «opérations relatives aux droits d’auteur» effectuée par l’unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.

2. Pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont-elles traitées?

Finalité du traitement : l’unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications recueille et utilise vos données à caractère personnel pour a) vous fournir, en votre qualité de membre du personnel des institutions, organes et agences de l’UE, des conseils en matière de droits d’auteur dans le cadre de vos projets éditoriaux, et/ou b) gérer les droits d’auteur détenus par l’UE pour faciliter la réutilisation de documents publics de l’UE par les citoyens, les entreprises et autres organisations, y compris en matière d’octroi de licences.

Vos données à caractère personnel ne sont pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris pour le profilage.

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel, pour les raisons suivantes:

- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi l’institution ou l’organe de l’Union;

- le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle nous sommes soumis;

- en tant que personne concernée, vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Autres bases juridiques du traitement:

• directive 2006/116/CE du Parlement européen et du Conseil du 12 décembre 2006 relative à la durée de protection du droit d'auteur et de certains droits voisins
• décision (2009/496/CE, Euratom) du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions du 26 juin 2009 relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne

4. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont recueillies et traitées?

Aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici, l’unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:

prénom, nom, adresse électronique et pays du demandeur; nom de l’organisation ou de l’entreprise.

La communication de données à caractère personnel est obligatoire pour le traitement de votre demande.

5. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

L’unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications conserve vos données à caractère personnel aux fins de leur collecte. Vos données sont ensuite archivées pendant la durée du droit d’auteur concerné, soit 70 ans maximum.

6. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées?

Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles en vue de protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte ou de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement des données à caractère personnel et leur nature. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.

7. Qui a accès à vos données personnelles et à qui sont-elles communiquées?

L’accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel de la Commission chargé d’effectuer l’opération de traitement dont il est question ici et au personnel autorisé, conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.

8. Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14-25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel et le droit de restreindre le traitement de vos données à caractère personnel. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement.

Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à l’unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, le délégué à la protection des données. Au besoin, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.

9. Coordonnées

• Responsable du traitement des données

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, l'unité D.2 «Contrats et copyright» de l’Office des publications (info@publications.europa.eu).

• Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) au sujet des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.

• Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

10. Où trouver de plus amples informations?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie un registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par la Commission, qui ont été documentées et qui lui ont été notifiées. Vous pouvez consulter ce registre à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00838.