PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations sur
le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.
Opération de traitement: Services audiovisuels fournis par l’Office des publications
Responsable du traitement des données: Office des publications, unité B2 «Multimédia et publications»
Référence d’enregistrement: DPR-EC-13869
Table des matières
- Introduction
- Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
- Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
- Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
- Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
- Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
- Quels sont vos droits et comment les exercer?
- Coordonnées
- Où trouver des informations plus détaillées?
1. Introduction
La Commission européenne (ci-après la «Commission») est déterminée à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].
La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont toutes les données à caractère personnel fournies sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle comprend également les coordonnées du responsable du traitement des données compétent auprès duquel vous pouvez exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.
Les informations sur l’opération de traitement «Services audiovisuels fournis par l’Office des publications» effectuée par l’unité B2 «Multimédia et publications» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.
2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?
Finalité de l’opération de traitement: l’unité B2 «Multimédia et publications» de l’Office des publications recueille et utilise vos données à caractère personnel pour faciliter le fonctionnement, la maintenance et la gestion des services audiovisuels fournis par l’Office des publications.
Vos données à caractère personnel seront recueillies, si vous participez à une production audiovisuelle réalisée par l’Office des publications ou en son nom, afin d’enregistrer votre consentement à l’utilisation de votre image et/ou de votre voix dans une telle production. La collecte de vos données à caractère personnel se fait au moyen d’un document d’autorisation type.
Les données à caractère personnel enregistrées concernant les comédiens professionnels (de doublage, le cas échéant), ainsi que les citoyens enregistrés/filmés au cours des interviews. Il peut s’agir de mineurs d’âge et de personnes souffrant d'un handicap (mental).
Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées pour une prise de décision automatisée, y compris le profilage.
3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?
Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:
- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union;
- en cas de signature d’un document d'autorisation entre vous, en tant que comédien professionnel (de doublage, le cas échéant), et le contractant qui produit le matériel audiovisuel, le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat auquel vous êtes partie ou pour des démarches effectuées à votre demande préalablement à la conclusion d’un contrat;
- en tant que personne concernée, vous (ou, si vous être mineur d’âge, vous et vos tuteurs légaux) avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.
Autres bases juridiques du traitement:
Mandat de l’Office des publications et décision 2009/496/CE, Euratom du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions, du 26 juin 2009, relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne.
4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?
Aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici, l’unité D.1 «Relations avec les institutions et les partenaires externes» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:
- données à caractère personnel enregistrées sous forme de contenu audiovisuel: enregistrements audio, visuels et/ou audiovisuels de vous;
- données d’identification: nom, prénom, signature et coordonnées (pays ou localité de résidence).
La communication de ces données à caractère personnel est obligatoire pour participer à tout projet audiovisuel.
Étant donné que les contenus visuels et audiovisuels révèlent l’origine raciale ou ethnique, le traitement concerne ces catégories particulières de données à caractère personnel. En outre, dans certaines circonstances (contenu audiovisuel sur des sujets médicaux), des données relatives à la santé peuvent être traitées. Nous ne traitons ces données à caractère personnel que lorsque nous avons obtenu votre consentement explicite dans le formulaire de consentement standard de la CE.
Le traitement peut également porter sur des données relatives à des personnes concernées vulnérables (c’est-à-dire des mineurs d’âge et/ou des personnes handicapées):
- des photos et des enregistrements vidéo et audio de personnes handicapées apparaissant dans les médias audiovisuels;
- des photos et des enregistrements vidéo et audio de mineurs d’âge apparaissant dans les médias audiovisuels;
- des photos et des enregistrements vidéo et audio de réfugiés de pays non européens.
Nous ne traitons les données à caractère personnel des mineurs d’âge et/ou des personnes souffrant d’un handicap mental que si nous avons obtenu le consentement préalable d’un représentant officiel ou d’un tuteur légal, au moyen du formulaire de consentement standard de la CE, pour l’enregistrement audio et vidéo et la diffusion sur internet lors de réunions, d’événements et de conférences. Le traitement est alors licite au sens de l’article 10, paragraphe 2, point a), du règlement (UE) 2018/1725.
5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?
L'unité B2 «Multimédia et publications» de l'Office des publications conserve vos données personnelles le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été recueillies ou traitées.
Les données à caractère personnel contenues dans la production audiovisuelle elle-même peuvent être conservées de manière permanente à des fins historiques.
6. Comment protégeons-nous vos données à caractère personnel?
Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.
La Commission a mis en place un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte de données, de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime d’en connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.
7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?
L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé au personnel de la Commission chargé d’effectuer cette opération de traitement ainsi qu’au personnel habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.
En outre, les contractants suivants traiteront vos données à caractère personnel:
- cine plus Mediaservice GmbH & Co.KG, Berlin, Allemagne
- European Service network SA (Consortium), Bruxelles, Belgique
- Markenfilm Crossing, Hambourg, Allemagne
- Actimage S.A., Luxembourg, Luxembourg
Les informations que nous recueillons ne sont communiquées à aucun tiers, sauf dans la mesure et aux fins éventuellement exigées par la loi.
8. Quels sont vos droits et comment les exercer?
Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14-25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel et le droit d’en restreindre le traitement. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.
Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du règlement.
En acceptant de fournir vos données, vous avez consenti à ce que l’unité B2 «Multimédia et publications» de l’Office des publications utilise vos données à caractère personnel pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.
Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données, ou en cas de litige, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.
Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en indiquer la référence (telle que celle mentionnée au point 10 ci-dessous) dans votre demande.
9. Coordonnées
- Responsable du traitement des données
Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, l'unité B2 «Multimédia et publications» de l’Office des publications (info@publications.europa.eu).
- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission
Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) au sujet des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.
- Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)
Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.
10. Où trouver des informations plus détaillées?
Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie le registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel de la Commission qui sont documentées et qui lui sont notifiées. Ce registre peut être consulté à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.
L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-13869