PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée fournit des informations sur le traitement et la protection de vos données à caractère personnel.

Opération de traitement: Organisation et publication de la conférence ENDORSE 2025

Office des publications de l’Union européenne, unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats»

Référence: DPR-EC-00491

Table des matières

1. Introduction

La Commission européenne (ci-après la «Commission») s'engage à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données [abrogeant le règlement (CE) nº 45/2001].

Cette déclaration relative à la protection de la vie privée explique les raisons du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données à contacter pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

Les informations relatives à l'opération de traitement menée pour l’organisation de la conférence ENDORSE 2025 par l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et l’unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.

2. Pourquoi et comment traitons-nous vos données à caractère personnel?

Finalité de l’opération de traitement: l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et l’unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats» de l’Office des publications recueillent et utilisent vos informations à caractère personnel pour vous inviter à des réunions, journées d’information, ateliers ou événements similaires (ci-après les «réunions») avec des membres du personnel des institutions, organes et agences de l’Union européenne, des membres du personnel des administrations des États membres de l’UE et des citoyens.

Le traitement consiste à utiliser vos données à caractère personnel pour vous inviter et/ou vous inscrire à une réunion organisée par l’Office des publications, dans ses propres locaux ou ailleurs.

Dans des circonstances exceptionnelles liées à des menaces pour la santé publique, le traitement peut également consister à dresser des listes de participants (personnel externe et interne) à des réunions essentielles de l’Office des publications.

Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées à des fins de prise de décision automatisée, ni de profilage.

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:

- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union;

- le traitement est nécessaire au respect d’une obligation légale à laquelle le responsable du traitement est soumis;

et

- en tant que personne concernée, vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Autres bases juridiques du traitement:

4. Quelles sont les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons?

Aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici, l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et l’unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats» de l’Office des publications peuvent recueillir les catégories de données à caractère personnel suivantes, qui sont nécessaires à la participation à la réunion:

• sexe (nécessaire pour le titre de civilité correct);
• nom et prénom;
• fonction;
• adresses postale et électronique professionnelles;
• numéro de téléphone professionnel;
• préférences pour les repas/régimes alimentaires particuliers;
• informations à des fins de sécurité (numéro personnel ou numéro d’identité/de passeport); date de naissance;
• informations à des fins de remboursement (informations sur l’utilisation des transports et l’hébergement; coordonnées bancaires);
• en outre, nous sommes susceptibles de prendre des photos et/ou d’enregistrer des vidéos pendant l’événement;
• en ce qui concerne les listes de participants (personnel externe et interne) aux réunions essentielles, dressées pour garder une trace des contacts à des fins de santé publique, toutes les catégories de données sont obligatoires et peuvent également inclure le numéro de téléphone et l’adresse électronique privés, l’adresse professionnelle et la salle/l’heure/la date de la réunion.

5. Combien de temps conservons-nous vos données à caractère personnel?

L’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et l’unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats» de l’Office des publications ne conservent vos données à caractère personnel que le temps nécessaire pour atteindre la finalité de leur collecte ou de leur traitement ultérieur, à savoir pour organiser la réunion et toute action de suivi nécessaire au regard de la ou des finalité(s) de la réunion. Toutes les données à caractère personnel seront supprimées des bases de données un an après la dernière action liée à la réunion, à l’exception des enregistrements des exposés, qui seront chargés et mis à disposition sur la page YouTube de l’Office des publications de l’Union européenne. Ces enregistrements resteront sur YouTube. En outre, pour les séminaires annuels organisés à l’Office des publications pour les DG de la Commission, les agences de l’UE et les représentations de la Commission, les données à caractère personnel sont conservées dans une liste de coordonnées partagée en interne entre les services de la Commission européenne, pour autant que la personne concernée soit une personne de contact de l’Office des publications. Vous pouvez demander à tout moment d’être retiré(e) d’une telle liste de contacts.

Les listes des participants (personnel externe et interne) aux réunions essentielles, dressées pour garder une trace des contacts à des fins de santé publique, peuvent avoir une durée de conservation spécifique définie par le secrétariat général de la Commission.

6. Comment protégeons-nous et sauvegardons-nous vos données à caractère personnel?

Toutes les données à caractère personnel sous forme électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. Toutes les opérations de traitement sont effectuées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles en vue de protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques comprennent des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer les risques de perte ou de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement des données et leur nature. Les mesures organisationnelles comprennent la limitation de l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime d’en connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici.

7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L’accès à vos données à caractère personnel est octroyé aux membres du personnel de la Commission responsables de la réalisation de cette opération de traitement et au personnel autorisé selon le principe du «besoin d’en connaître». Ces personnes respectent les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.

Les informations que nous recueillons ne seront communiquées à aucun tiers, sauf dans la mesure où et aux fins auxquelles nous pourrions être tenus de le faire par la loi. L'Office des publications ne divulguera pas de données à caractère personnel à des tiers à des fins de marketing direct.

Réseaux sociaux

Nous utilisons les réseaux sociaux pour communiquer sur la conférence ENDORSE 2025 et la promouvoir par des canaux modernes et bénéficiant d'une utilisation très répandue. Par exemple, vous pouvez regarder les vidéos que nous plaçons sur la page YouTube de l’Office des publications et suivre les liens de notre site web vers X (anciennement Twitter), Instagram et LinkedIn.

Aucun cookie n’est placé sur votre ordinateur (ou sur d’autres appareils) pour l’affichage des boutons X (anciennement Twitter), Instagram, YouTube et LinkedIn permettant de se connecter à ces services lors du chargement de nos pages web.

Vous pouvez visionner les vidéos liées à la conférence sur notre site web. Leur lecture se fera au moyen du lecteur YouTube. Si vous cliquez sur «play» sur une vidéo pour la regarder, un cookie YouTube sera installé sur votre ordinateur ou autre appareil. Si vous ne cliquez sur aucune vidéo, aucun cookie ne sera installé.

L’utilisation des réseaux sociaux ne constitue en aucune manière une approbation concernant ces réseaux ou leur politique en matière de protection de la vie privée. Dans le cas où un ou plusieurs réseaux sociaux seraient temporairement indisponibles, nous déclinons toute responsabilité pour les interruptions de service dues à une défaillance de leur part.

Nous vous recommandons de lire les politiques relatives à la protection de la vie privée de X (anciennement Twitter), LinkedIn, Instagram et YouTube. Celles-ci expliquent la politique de chaque entreprise en matière de collecte et de traitement des données, son utilisation des données, vos droits et la manière dont vous pouvez protéger votre vie privée lors de l’utilisation de ces services.

Application de conférence

L’Office des publications utilise l’application de conférence Sli.do (https://www.sli.do/). Cette application est conçue pour aider les personnes inscrites à participer à la conférence ENDORSE 2025 en répondant à des sondages, en partageant leurs points de vue et en posant des questions. Ces personnes sont encouragées à télécharger ou utiliser l’application de conférence, mais ne sont pas obligées de le faire.

Pour pouvoir utiliser l’application, les participants sont tenus de créer un compte. Celui-ci contiendra leur prénom, leur nom, l’intitulé de la fonction qu'ils occupent, leur adresse électronique et leur mot de passe.

La partie «Ask/comment/vote» de l’application de conférence permet aux participants de contribuer à la conférence. Les questions et commentaires des participants ainsi que les résultats agrégés des sondages effectués pendant la session publique de la conférence seront affichés sur un écran de la salle de conférence. Avant que ces informations ne soient affichées, elles seront analysées par les modérateurs (le prestataire de services et l’Office des publications) afin de vérifier, dans la mesure du possible, l’authenticité de l’identité des auteurs et la pertinence du contenu des messages/questions.

Les services fournis par l’application Sli.do ne relèvent pas de la responsabilité de l’Office des publications. Nous vous suggérons de consulter la déclaration relative à la protection de la vie privée en ligne qui s’applique à tous les produits et services Cisco, dont Sli.do: https://www.slido.com/terms#privacy-statement-full.

L’Office des publications utilise également l’outil de conférence EasyChair (https://easychair.org/). Cet outil servira au comité du programme et aidera à gérer les soumissions sur papier pour la conférence ENDORSE 2025, à examiner les documents, à élaborer le programme et à préparer les comptes rendus de la conférence.

EasyChair recueille des données qui sont normalement requises par les organisateurs de conférences. Il s’agit notamment des données suivantes: nom, adresse électronique, adresse de correspondance, page web, pays, affiliation, numéro de téléphone et mot de passe. Les services fournis par l’application EasyChair ne relèvent pas de la responsabilité de l’Office des publications. Nous vous suggérons de consulter la déclaration relative à la protection de la vie privée d’EasyChair: https://easychair.org/privacy.

8. Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, rectifier ou supprimer vos données à caractère personnel et le droit d’en restreindre le traitement. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.

Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et à l’unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats» de l’Office des publications pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne portera pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Si vous ne souhaitez pas être photographié(e) ou filmé(e) au cours de l’événement, veuillez contacter le responsable du traitement des données (voir le point 9 ci-dessous) pour l’en informer. Le personnel du responsable du traitement des données essaiera de vous placer dans un lieu où vous ne serez pas photographié(e).

Si, après l’événement, vous souhaitez que certaines photos/vidéos de vous soient retirées de tout répertoire connecté, ou que vous soyez retiré(e) d’une photo ou d’une vidéo, veuillez en faire la demande auprès du responsable du traitement des données.

Vous pouvez exercer vos droits en contactant le responsable du traitement des données, ou en cas de litige, le délégué à la protection des données. Si nécessaire, vous pouvez également vous adresser au Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.

En ce qui concerne les listes de participants (personnel externe et interne) aux réunions essentielles, dressées pour garder une trace des contacts à des fins de santé publique, vos droits en tant que personne concernée peuvent faire l’objet de restrictions conformément à l’article 25 du règlement (UE) 2018/1725. Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez fournir leur description [en indiquant leur référence comme celle mentionnée au point 10 ci-dessous] dans votre demande.

9. Coordonnées

- Responsable du traitement des données

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, ou si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l'utilisation de vos données à caractère personnel, n'hésitez pas à contacter le responsable du traitement des données, l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» et l’unité A.1 «Services de standardisation des données et des formats» de l’Office des publications (OP-D1-SECRETARIAT@publications.europa.eu).

- Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez prendre contact avec le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) pour des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725.

- Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour déposer une plainte si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

10. Où trouver de plus amples informations?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie un registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par la Commission, qui ont été documentées et qui lui ont été notifiées. Ce registre se trouve à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

L'opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration sera consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-00491