SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Verarbeitungsvorgang: OP-Newsletter

Verantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.1, Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit

Aktenzeichen: DPR-EC-03928, DPR-EC-00841

1. Einleitung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union und zum freien Datenverkehr.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, aus welchem Grund wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Daten erheben, handhaben und schützen, wofür diese Daten verwendet werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten haben. Sie finden hier auch die Kontaktangaben des für die Datenverarbeitung Verantwortlichen, bei dem Sie Ihre Rechte geltend machen können, des Datenschutzbeauftragten der Kommission und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Bearbeitungsvorgang „OP-Newsletter“ durch das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen der EU.

(2) Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Datenverarbeitung: Das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen der EU erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, um Ihnen regelmäßig den Newsletter des Amts für Veröffentlichungen zu übermitteln, der eine Auswahl kürzlich erschienener EU-Veröffentlichungen zu verschiedenen Themen, unter anderem Finanzen und Forschung, enthält.

Die Daten werden erfasst, um eine Liste mit persönlichen Daten in einer Datenbank zu führen.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für eine automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für Profiling verwendet.

3. Auf welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, weil

- die Verarbeitung für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde;

und

- Sie als betroffene Person Ihre Einwilligung zur Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere genau festgelegte Zwecke gegeben haben.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung: Mandat des Amts für Veröffentlichungen der EU, Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union.

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen der EU folgende Kategorien personenbezogener Daten:

Pflichtangaben

• E-Mail-Adresse

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen der EU bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung, das heißt für die Erbringung der gewünschten Dienstleistung, erforderlich ist.

Die E-Mail, die durch Ihre Anmeldung zum Newsletter generiert wurde, wird 2 Jahre lang gespeichert. Abmeldeanfragen werden 5 Jahre lang aufbewahrt.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datensätze usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Das Amt für Veröffentlichungen der EU nutzt den Corporate Newsroom. Alle Verarbeitungsvorgänge werden gemäß dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission durchgeführt.

Die Auftragnehmer der Kommission sind bei der Verarbeitung Ihrer Daten im Namen der Kommission an eine spezifische Vertragsklausel und die aus der Datenschutz-Grundverordnung („DSGVO“, Verordnung (EU) 2016/679) erwachsenden Geheimhaltungspflichten gebunden.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission eine Reihe technischer und organisatorischer Vorkehrungen getroffen. Zu den technischen Maßnahmen zählen geeignete Vorkehrungen zur Wahrung der Sicherheit im Internet sowie zum Schutz vor Verlust und Veränderung von Daten und vor unbefugtem Zugang, wobei dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung getragen wird. Die organisatorischen Maßnahmen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für den jeweiligen Zweck Kenntnis von einem Verarbeitungsvorgang zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen – und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige befugte Bedienstete des Amts für Veröffentlichungen der EU und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme befugte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Auftragnehmers. Die zugangsberechtigten Personen sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht und erforderlichenfalls an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Sämtliche dabei verarbeiteten personenbezogenen Daten werden auf Servern im Hoheitsgebiet der EU gespeichert.

8. Welche Rechte haben Sie – und wie können Sie diese Rechte wahrnehmen?

Als „betroffene Person“ haben Sie nach Kapitel III (Artikel 14-25) der Verordnung (EU) 2018/1725 besondere Rechte, insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten, sowie das Recht, die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu beschränken. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie sind befugt, der rechtmäßigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe a zu widersprechen.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Referat D.1 „Beziehungen zu Interessenträgern und Öffentlichkeitsarbeit“ des Amts für Veröffentlichungen der EU für die Zwecke dieses Verarbeitungsvorgangs zugestimmt. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Datenverantwortlichen mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Zur Wahrnehmung Ihrer Rechte können Sie sich an den für die Verarbeitung Verantwortlichen oder, im Konfliktfall, an den Datenschutzbeauftragten der Kommission wenden. Erforderlichenfalls können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die Kontaktangaben finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte im Zusammenhang mit einem oder mehreren konkreten Verarbeitungsvorgängen geltend machen möchten, geben Sie diese (d. h. die Aktenzeichen gemäß Punkt 10) bitte in Ihrem Antrag an.

9. Kontaktangaben

• Für die Verarbeitung Verantwortlicher

Wenn Sie Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 ausüben, Kommentare, Fragen oder Bedenken mitteilen oder eine Beschwerde betreffend die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten vorbringen möchten, nehmen Sie bitte über OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu Kontakt mit dem Verantwortlichen auf.

• Datenschutzbeauftragter (DSB) der Kommission

Bei Fragen zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den bzw.die Datenschutzbeauftragte(n) (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

• Europäischer Datenschutzbeauftragter (EDPS)

Sie haben das Recht, Beschwerde beim bzw. bei der Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den bzw. die Verantwortliche(n) zu einer Verletzung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 geführt hat.

10. Wo finden Sie weitere Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Kommission führt ein öffentliches Register aller mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Kommission verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm gemeldet wurden. Zu dem Register gelangen Sie über folgenden Link: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Dieser Verarbeitungsvorgang wird im öffentlichen Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-03928. Der Eintrag zum Corporate Newsroom, dem für die Verbreitung des OP-Newsletters verwendeten Tool, wird unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00841.