SCHUTZ IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir personenbezogene Angaben verarbeiten und schützen.

Bearbeitungsvorgang: Vergabeverfahren, Auftragsausführung und Aufrufe zur Interessenbekundung

Datenverantwortlicher: Amt für Veröffentlichungen der Europäischen Union, Referat D.2 „Verträge und Copyright“

Aktenzeichen: DPR-EC-00496

Inhaltsverzeichnis

  1. Einführung
  2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?
  3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten
  4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?
  5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?
  6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?
  7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?
  8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?
  9. Kontaktinformationen
  10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

1. Einführung

Die Europäische Kommission (im Folgenden „Kommission“) ist dem Schutz Ihrer personenbezogenen Daten und der Achtung Ihrer Privatsphäre verpflichtet. Die Kommission erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Organe, Einrichtungen und sonstigen Stellen der Union, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Verordnung (EG) Nr. 45/2001.

In dieser Datenschutzerklärung wird erläutert, zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wie wir personenbezogene Angaben erfassen, handhaben und schützen, wie diese Informationen genutzt werden und welche Rechte Sie in diesem Zusammenhang haben. Sie enthält auch die Kontaktdaten des Datenverantwortlichen, an den Sie sich zur Wahrnehmung Ihrer Rechte wenden können, sowie des Datenschutzbeauftragten und des Europäischen Datenschutzbeauftragten.

Nachstehend finden Sie Informationen zum Bearbeitungsvorgang „Vergabeverfahren, Auftragsausführung und Aufrufe zur Interessenbekundung“ durch das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union (im Folgenden „Amt für Veröffentlichungen“).

2. Warum und wie verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Zweck der Verarbeitung: Das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, um Bewerbungen oder Angebote zu bearbeiten und zu bewerten, die von Unternehmen oder Einzelpersonen im Rahmen eines vom Amt für Veröffentlichungen eingeleiteten Vergabeverfahrens übermittelt wurden, sowie zur Ausführung der daraus folgenden Aufträge.

Ihre personenbezogenen Daten werden nicht für die automatisierte Entscheidungsfindung und auch nicht für die Erstellung von Profilen (Profiling) verwendet.

3. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer Daten

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten aus folgenden Gründen:

a) Die Verarbeitung ist für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die dem Organ oder der Einrichtung der Union übertragen wurde

b) Die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt

c) Die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen,

und

d) Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben.

Rechtsgrundlage der Verarbeitung:

  • Verordnung (EU, Euratom) 2018/1046 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 18. Juli 2018 über die Haushaltsordnung für den Gesamthaushaltsplan der Union
  • Beschluss 2009/496/EG, Euratom des Europäischen Parlaments, des Rates, der Kommission, des Gerichtshofs, des Rechnungshofs, des Europäischen Wirtschafts- und Sozialausschusses und des Ausschusses der Regionen vom 26. Juni 2009 über den Aufbau und die Arbeitsweise des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union

4. Welche personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten wir?

Im Rahmen der Verarbeitung erhebt das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen folgende Kategorien personenbezogener Daten:

  • Vorname, Familienname, E-Mail-Adresse, Geschäftsadresse und Telefonnummer des zuständigen Mitarbeiters des bietenden Unternehmens/des Experten.
  • Abhängig von der Art der gewünschten Dienstleistungen werden die folgenden personenbezogenen Daten der Mitarbeiter oder der Mitarbeiter der Subunternehmer erhoben:
  • Vor- und Familienname, Staatsangehörigkeit, Sprachkenntnisse, Ausbildung, Zeugnisse, Art und Dauer der Berufserfahrung.

Die Vorlage personenbezogener Daten ist obligatorisch für die Erfüllung der in der Haushaltsordnung enthaltenen Anforderungen. Legen Sie Ihre personenbezogenen Daten nicht vor, führt dies möglicherweise dazu, dass Sie an den Vergabeverfahren nicht teilnehmen können.

5. Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen bewahrt Ihre personenbezogenen Daten nur so lange auf, wie dies für den Zweck der Erfassung oder Weiterverarbeitung – das heißt für 5 Jahre bei nicht berücksichtigten Bietern und für 10 Jahre ab der letzten vertraglichen Zahlung bei erfolgreichen Bietern – erforderlich ist.

6. Wie schützen und sichern wir Ihre personenbezogenen Daten?

Sämtliche personenbezogenen Daten in elektronischem Format (E-Mails, Dokumente, Datenbanken, hochgeladene Datenchargen usw.) werden auf den Servern der Europäischen Kommission gespeichert. Deren Betriebsabläufe entsprechen dem Beschluss (EU, Euratom) 2017/46 der Kommission vom 10. Januar 2017 über die Sicherheit von Kommunikations- und Informationssystemen in der Europäischen Kommission.

Zum Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat die Kommission technische und organisatorische Vorkehrungen getroffen. Die technischen Vorkehrungen umfassen geeignete Maßnahmen zur Wahrung der Sicherheit im Internet, zum Schutz vor Datenverlust und ‑änderung sowie zur Abwehr unberechtigten Zugangs, die dem mit der Verarbeitung verbundenen Risiko und der Art der verarbeiteten personenbezogenen Daten Rechnung tragen. Die organisatorischen Vorkehrungen umfassen die Beschränkung des Zugangs zu personenbezogenen Daten auf befugte Personen, die ein berechtigtes Interesse daran haben, für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs Kenntnis davon zu erlangen.

7. Wer kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, und an wen werden sie weitergegeben?

Zugang zu Ihren personenbezogenen Daten erhalten nur für die Verarbeitung zuständige Bedienstete der Europäischen Kommission und nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme ermächtigte Mitarbeiter. Diese Mitarbeiter sind an die im Statut vorgesehene Geheimhaltungspflicht sowie bei Bedarf an weitere Vertraulichkeitsvereinbarungen gebunden.

Interne Empfänger der Daten:

die Bediensteten des Amts für Veröffentlichungen der Europäischen Union und gegebenenfalls die Bediensteten anderer Organe, Einrichtungen und Agenturen der EU, für die das Amt für Veröffentlichungen Dienstleistungen erbringt; unter Umständen die internen Auditdienste der EU.

Externe Empfänger der Daten:

gegebenenfalls externe Experten und Auftragnehmer, die bei der Bewertung von Angeboten mitwirken; Mitarbeiter des Auftragnehmers, die zum Zweck der Erfüllung, Verwaltung und Überwachung des Vertrags Zugang zu personenbezogenen Daten benötigen.

Zuschlagserteilungen werden in „Tenders Electronic Daily“ (Supplement S zum Amtsblatt der Europäischen Union) veröffentlicht.

Das Amt für Veröffentlichungen gibt von ihm erhobene Daten nicht an Dritte weiter, sofern es nicht in bestimmtem Umfang und für bestimmte Zwecke gesetzlich hierzu verpflichtet ist.

8. Welche Rechte haben Sie, und wie können Sie diese ausüben?

Als „betroffene Person“ haben Sie gemäß Kapitel III (Artikel 14–25) der Verordnung (EU) 2018/1725 insbesondere das Recht auf Einsicht, Berichtigung oder Löschung Ihrer personenbezogenen Daten und das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung dieser Daten. Gegebenenfalls haben Sie auch das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder das Recht auf Datenübertragbarkeit.

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, die nach Artikel 5 Artikel 1 Buchstabe a rechtmäßig ist.

Sie haben der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch das Referat D.2 „Verträge und Copyright“ des Amts für Veröffentlichungen für die Zwecke dieses Bearbeitungsvorgangs zugestimmt. Sie können diese Zustimmung jederzeit widerrufen, indem Sie dies dem Datenverantwortlichen mitteilen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten vor dem Widerruf bleibt davon unberührt.

Sie können diese Rechte ausüben, indem Sie Kontakt mit dem Datenverantwortlichen oder, im Konfliktfall, mit dem Datenschutzbeauftragten aufnehmen. Wenn nötig, können Sie sich auch an den Europäischen Datenschutzbeauftragten wenden. Die entsprechenden Kontaktdaten finden Sie unter Punkt 9.

Wenn Sie Ihre Rechte in Bezug auf bestimmte Bearbeitungsvorgänge geltend machen möchten, geben Sie dies in Ihrer Mitteilung bitte mit dem entsprechenden Aktenzeichen des Vorgangs (siehe Punkt 10) an.

9. Kontaktinformationen

  • Datenverantwortlicher

Wenn Sie im Zusammenhang mit der Ausübung Ihrer Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 Bemerkungen, Fragen oder Probleme sowie Beschwerden über die Erfassung und Verwendung Ihrer personenbezogenen Daten haben, wenden Sie sich bitte an den Datenverantwortlichen des Referats D.2 „Verträge und Copyright“
(info@publications.europa.eu).

  • Datenschutzbeauftragter der Europäischen Kommission

Für Fragen im Zusammenhang mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) wenden.

  • Europäischer Datenschutzbeauftragter

Wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Rechte gemäß der Verordnung (EU) 2018/1725 bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch den Datenverantwortlichen nicht gewahrt wurden, können Sie beim Europäischen Datenschutzbeauftragten (edps@edps.europa.eu) Beschwerde erheben.

10. Wo finden Sie weiterführende Informationen?

Der Datenschutzbeauftragte der Europäischen Kommission führt ein Register sämtlicher mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verbundenen Vorgänge, die dokumentiert und ihm gemeldet wurden. Sie können das Register hier einsehen: https://ec.europa.eu/info/about-european-commission/service-standards-and-principles/transparency/data-processing-register_de.

Dieser Bearbeitungsvorgang wird im Register des Datenschutzbeauftragten unter folgendem Aktenzeichen geführt: DPR-EC-00496 .