OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Operace zpracování údajů: Asistenční služba první úrovně pro uživatele elektronických služeb a jiných produktů Úřadu pro publikace

Správce údajů: Úřad pro publikace Evropské unie, oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“

Referenční číslo: DPR-EC-00493

1. Úvod

Evropská komise (dále jen „Komise“) se zavázala chránit vaše osobní údaje a respektovat vaše soukromí. Komise shromažďuje a dále zpracovává osobní údaje podle nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2018/1725 ze dne 23. října 2018 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů orgány, institucemi a jinými subjekty Unie a o volném pohybu těchto údajů.

Toto prohlášení o ochraně soukromí obsahuje informace o tom, z jakých důvodů Komise vaše osobní údaje zpracovává, jakým způsobem je shromažďuje, jak s nimi nakládá a jak zajišťuje ochranu všech poskytnutých osobních údajů. Dále uvádí, jak se tyto informace používají a jaká práva ve vztahu ke svým osobním údajům máte. Prohlášení obsahuje také kontakt na odpovědného správce údajů, kterého můžete požádat o uplatnění svých práv, dále na pověřence pro ochranu osobních údajů a evropského inspektora ochrany údajů.

Níže uvádíme informace týkající se operace zpracování údajů vedené jako „Asistenční služba první úrovně pro uživatele služeb elektronických služeb a jiných produktů Úřadu pro publikace“, které provádí oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ Úřadu pro publikace Evropské unie.

2. Proč a jak vaše osobní údaje zpracováváme?

Účel operace zpracování údajů: Oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ Úřadu pro publikace shromažďuje a používá vaše osobní údaje k zodpovězení dotazů a k řešení technických problémů, které při kontaktování asistenční služby první úrovně uvádíte.

Tato operace zpracování osobních údajů spočívá v zaznamenání osobních údajů, které jste nám poskytli při kontaktu, a v jejich použití za účelem odpovědi poté, co technický problém vyřešíme.

Ve výjimečných případech, kdy můžete zaslat otázku nebo žádost, k jejichž zodpovězení nebo vyřízení Úřad pro publikace EU není kompetentní, může asistenční služba tuto otázku postoupit kontaktnímu středisku Europe Direct, které je provozováno GŘ COMM, nebo jinému příslušnému útvaru Evropské komise. Žádost bude poté zpracována v souladu se záznamem DPR-EC-01386 „Zpracování dotazů a korespondence občanů na základě kapitoly IV kodexu řádného úředního chování“ a s prohlášením o ochraně soukromí na stránce Kontaktujte Evropskou komisi.

Vaše osobní údaje nebudou použity k automatizovanému rozhodování, tedy ani k profilování.

3. Na jakém právním základě vaše osobní údaje zpracováváme?

Vaše osobní údaje zpracováváme z těchto důvodů:

– zpracování je nezbytné ke splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je orgán nebo subjekt Unie pověřen

– udělili jste souhlas se zpracováním svých osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů.

Právní základ pro zpracování údajů: mandát Úřadu pro publikace Evropské unie, rozhodnutí Evropského parlamentu, Rady, Komise, Soudního dvora, Účetního dvora, Evropského hospodářského a sociálního výboru a Výboru regionů 2009/496/ES ze dne 26. června 2009 o organizaci a způsobu práce Úřadu pro publikace Evropské unie

4. Které osobní údaje shromažďujeme a dále zpracováváme?

K provádění této operace zpracování shromažďuje oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ Úřadu pro publikace EU tyto kategorie osobních údajů:

U kontaktů e-mailem: e-mailová adresa, jméno a příjmení, jazyk a země bydliště. Pouze v některých případech také poštovní adresa

U telefonického styku: telefonní číslo, jméno a příjmení, záznamy telefonních hovorů, jazyk a země pobytu

U dopisní korespondence (výjimečné): jméno a příjmení, poštovní adresa, jazyk a země pobytu

5. Jak dlouho vaše osobní údaje uchováváme?

Oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ Úřadu pro publikace EU uchovává vaše osobní údaje pouze po dobu nezbytnou ke splnění účelu sběru nebo dalšího zpracování, tj. k poskytnutí požadovaných služeb.

Jakmile již služby nejsou požadovány, jsou vaše údaje uchovávány po dobu nejvýše pěti let a poté odstraněny.

6. Jak zajišťujeme ochranu a zabezpečení vašich osobních údajů?

Všechny osobní údaje v elektronickém formátu (e-maily, dokumenty, databáze, nahrané datové soubory atd.) jsou ukládány na serverech Evropské komise nebo jejích smluvních dodavatelů podle rámcové smlouvy č. 12053, 01/08/2026–31/07/2030 (rámcová smlouva s kaskádovým efektem): Netcompany (2b, rue Nicolas Bové, L-1253 Lucemburk) a Infeurope (113, rue Adolphe Fischer, L-1521 Lucemburk). Veškeré zpracování údajů se řídí rozhodnutím Komise (EU, Euratom) 2017/46 ze dne 10. ledna 2017 o bezpečnosti komunikačních a informačních systémů v Evropské komisi.

Smluvní dodavatelé Evropské komise jsou vázáni zvláštním smluvním ustanovením o zpracovávání vašich údajů jménem Komise a povinnostmi týkajícími se důvěrnosti, jež vyplývají z obecného nařízení o ochraně osobních údajů (nařízení (EU) 2016/679 – GDPR).

Za účelem ochrany vašich osobních údajů zavedla Komise řadu technických a organizačních opatření. K technickým opatřením patří zajištění náležité bezpečnosti na internetu a ochrany před ztrátou údajů, jejich pozměněním nebo neoprávněným přístupem k nim, přičemž se přihlíží k riziku spojenému se zpracováním údajů a k povaze zpracovávaných osobních údajů. Organizační opatření zahrnují omezení přístupu k osobním údajům výlučně na oprávněné osoby, jež mají legitimní důvod se s nimi seznámit pro účely dané operace zpracování.

7. Kdo má k vašim osobním údajům přístup a komu dalšímu se poskytují?

Přístup k vašim osobním údajům se poskytuje oprávněným zaměstnancům Komise, kteří odpovídají za provedení této operace zpracování údajů, a oprávněným smluvním zaměstnancům podle zásady „vědět jen to nejnutnější“. Tito zaměstnanci jsou vázáni zákonnými požadavky a v případě potřeby také dalšími dohodami o zachování důvěrnosti.

8. Jaká máte práva a jak je můžete uplatnit?

Jako tzv. subjekt údajů máte podle kapitoly III (články 14 až 25) nařízení (EU) 2018/1725 zvláštní práva, zejména právo na přístup ke svým osobním údajům a na jejich opravu nebo vymazání a právo na omezení jejich zpracování. V příslušných případech máte rovněž právo vznést námitku proti zpracování a právo na přenositelnost údajů.

Souhlas jste udělili s poskytnutím svých osobních údajů oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ Úřadu pro publikace EU pro účely tohoto zpracování. Tento souhlas můžete kdykoli odvolat oznámením této skutečnosti správci údajů. Odvolání souhlasu nijak neovlivní zákonnost zpracování provedeného předtím, než jste souhlas odvolali.

Svá práva můžete uplatnit tak, že se obrátíte na správce údajů, nebo v případě sporu na pověřence pro ochranu osobních údajů. V případě potřeby se můžete obrátit i na evropského inspektora ochrany údajů. Kontaktní informace jsou uvedeny v bodě 9 níže.

Pokud chcete uplatnit svá práva v souvislosti s jednou nebo více konkrétními operacemi zpracování, ve své žádosti popište, o které operace se jedná (tj. uveďte jejich referenční číslo/čísla, viz bod 10 níže).

9. Kontaktní údaje

• Správce údajů

Pokud byste chtěli uplatnit svá práva podle nařízení (EU) 2018/1725 nebo máte-li připomínky, otázky nebo obavy, či pokud byste chtěli podat stížnost ohledně shromažďování a používání vašich osobních údajů, obraťte se prosím na správce údajů, oddělení D.1 „Vztahy se zúčastněnými stranami a komunikační činnost“ Úřad pro publikace EU: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DPO)

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů podle nařízení (EU) 2018/1725 můžete kontaktovat pověřence Evropské komise pro ochranu osobních údajů (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

• Evropský inspektor ochrany údajů (EIOÚ)

Pokud se domníváte, že v důsledku zpracování vašich osobních údajů správcem údajů došlo k porušení vašich práv podle nařízení (EU) 2018/1725, máte právo se obrátit na evropského inspektora ochrany údajů (edps@edps.europa.eu).

10. Kde najdete další informace?

Pověřenec Evropské komise pro ochranu osobních údajů zveřejňuje rejstřík všech operací obnášejících zpracování osobních údajů ze strany Evropské komise, jež byly zdokumentovány a které mu byly oznámeny. Rejstřík najdete na této adrese: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tato konkrétní operace zpracování byla do veřejného rejstříku pověřence pro ochranu osobních údajů zanesena pod tímto referenčním číslem: DPR-EC-00493.