Използване на външни консултанти в Европейската комисия: Необходими са известни реформи

Кратко изложение

I Европейската комисия все по-често използва външни консултанти за предоставяне на редица консултантски и помощни услуги. Стойността на възложените услуги в периода 2017—2020 г. е около 3,7 млрд. евро. Услугите, които Комисията е възложила, включват консултантски дейности, проучвания, оценки и изследвания.

II Органите по освобождаване от отговорност и медиите напоследък проявяват все по-голям интерес към използването на такива услуги от страна на Комисията. Докладът на ЕСП има за цел да допринесе за засилване на прозрачността и отчетността в тази важна област.

III Целта на одита на ЕСП беше да прецени дали Комисията е управлявала използването на външни консултанти по начин, който защитава нейните интереси и осигурява ефективност на вложените средства. По-специално ЕСП провери дали Комисията:

1. е разполагала с рамка, която урежда използването на външни консултанти и която определя формите на тяхната подкрепа и установява правила за обосноваване на използването им;
2. е възложила тези поръчки по надежден начин и е намалила рисковете, свързани със сътрудничеството с доставчиците;
3. е управлявала и наблюдавала работата на външните консултанти и е прилагала практики за оценка на резултатите;
4. е разполагала с надеждна и точна управленска информация и е докладвала за използването на външни консултанти.

IV Този одит се съсредоточи върху ангажирането на външни консултанти в периода 2017—2019 г., като в някои случаи бе разгледана и по-скорошна релевантна информация. ЕСП анализира финансовата и управленската информация за възложените услуги, интервюира служители на Комисията и провери договорите, за да се запознае с въведените практики за планиране, възлагане, обосновка, оценка и управление.

V ЕСП заключи, че Комисията управлява използването на външни консултанти по начин, който не гарантира напълно постигането на максимална ефективност на вложените средства. Рамката на Комисията, която регулира използването на тези услуги, има значителни пропуски. Докато за проучванията и оценките са определени формите на подкрепа, които могат да бъдат предоставени от външни консултанти, и степента, в която задачите могат да бъдат възлагани на външни изпълнители, това не се отнася за други услуги, предоставяни от външни консултанти.

VI Освен това използването на консултанти е породило потенциални рискове от прекомерна зависимост, конкурентно предимство, концентрация на доставчици и евентуални конфликти на интереси. Комисията не следи, не управлява и не ограничава в достатъчна степен тези рискове на корпоративно равнище.

VII По отношение на конкретните договори, които ЕСП провери, се установи, че Комисията е спазила необходимите процедури за възлагане на обществени поръчки и, преди да направи плащанията по тях, се е уверила, че консултантите са предоставили необходимите услуги на подходящо ниво на качество. Въпреки това тя не оценява последователно работата на външните консултанти и освен за услугите за проучвания и оценки тя не споделя информация за тези оценки между своите генерални дирекции. По този начин се намалява способността на Комисията да определя и отчита ползите от предоставените услуги.

VIII Накрая, информационните системи на Комисията не предоставят точна и надеждна информация за обема и видовете използвани услуги на външни консултанти и липсва систематично отчитане по този въпрос.

IX ЕСП препоръчва на Комисията:

•  да доразвие рамката си за използване на услугите на външни консултанти;
•  да подобри подхода си по отношение на наблюдението и намаляването на рисковете от използването на такива услуги;
•  да установява и използва резултатите от такива услуги;
•  и да отчита редовно използването на тези услуги.

Въведение

Причини за използването на външни консултанти

01 Публичните администрации използват външни консултанти поради различни причини. През последните години бързо променящите се обстоятелства, съчетани с ограниченията на административните ресурси, доведоха до увеличено използване на тези услуги. Тъй като консултантите все повече участват в разработването и предоставянето на услуги, нарасна и необходимостта от рамки, регулиращи тяхното използване, с цел постигане на най-добро съотношение между качество и цена.

02 За целите на настоящия доклад чрез понятието „външни консултанти“ се обозначават частни и публични доставчици на професионални услуги, основани на знания, които могат да работят на място при клиента или от разстояние. В нашия случай „клиентът“ е Европейската комисия. Клиентът използва резултатите от техните услуги за целите на своите процеси за вземане и изпълнение на решения или като подкрепа за административното си функциониране.

03 Таблица 1 представя обобщение на основните причини, поради които Комисията използва външни консултанти.

Обхват и вид на предоставените услуги

04 През периода 2017—2019 г., който бе основният период на одита на ЕСП (вж. точка 16), Комисията е подписала 8 009 договора с външни консултанти. Общата стойност на тези договори възлиза на 2,7 млрд. евро. Общата стойност на договорите, подписани с външни консултанти, се е увеличила от 799 млн. евро през 2017 г. на 955 млн. евро през 2019 г. През 2020 г. Комисията е подписала договори на стойност 971 млн. евро.

05 Комисията е отчела тези услуги в своята финансова система в една от следните категории: консултации, проучвания, оценки или изследвания (вж. таблица 2).

06 Най-големите суми, договорени в периода 2017—2019 г., са свързани с услуги, регистрирани като „консултантски“ (72 %). Фигура 1 дава представа за използването на външни консултанти в Комисията през периода.

07 От 45-те дирекции, служби и изпълнителни агенции на Комисията, които са използвали външни консултанти, девет генерални дирекции на Комисията и една изпълнителна агенция са изразходвали общо 2,1 млрд. евро за външни консултанти за периода 2017—2019 г., т.е. 80 % от общата сума На първите три генерални дирекции с най-големи разходи се пада повече от половината от тази обща сума (вж. фигура 2 по-долу за повече информация).

08 От общата сума, договорена за външни консултанти, 98 % са платени на доставчици, регистрирани в ЕС. За периода 2017—2019 г. 72 % от общия обем на тези услуги са били осигурени от доставчици, регистрирани в Белгия, Германия, Франция, Нидерландия и Обединеното кралство.

09 Около 57 % (1,542 млрд. евро) от общата стойност на договорите, сключени с външни консултанти, са финансирани по функция 4 „Глобална Европа“ от многогодишната финансова рамка (МФР). Тези договори включват услуги, възложени по програми на ЕС, насочени към подобряване на сътрудничеството с държави извън ЕС. Функция 1 на МФР „Интелигентен и приобщаващ растеж“ (745 млн. евро, 28 % от общата сума на договорите) е вторият по големина източник на финансиране на договори с външни консултанти, докато само около 1 % от тези договори са финансирани по функция 5 на МФР „Администрация“.Фигура 3 представя разбивка на общата стойност на договорите, сключени с външни консултанти, по различните функции на МФР.

10 Външните консултанти участват главно в изпълнението на политиките на ЕС за съседство и разширяване, международните партньорства, инструментите на външната политика и действията в областта на околната среда и климата. Фигура 4 представя 10-те програми и инструменти на ЕС, които са използвали най-много външни консултанти, с договори на стойност 1,9 млрд. евро (71 % от общата договорена сума) в периода 2017—2019 г.

Роли и отговорности

11 В рамките на децентрализираната структура на управление на Комисията генералните дирекции са отговорни за определяне на необходимостта от външни консултанти и за гарантиране на тяхното ефикасно и ефективно използванеТе също така отговарят за установяването, оценката и намаляването на рисковете, произтичащи от тяхното използване. Ако класифицират някои от тези рискове като „критични“ (рискове с висок приоритет), те следва да уведомят за тях генералния секретариат и генерална дирекция „Бюджет“².

12 ГД „Бюджет“ и генералният секретариат предоставят корпоративни насоки и съвети, за да гарантират, че генералните дирекции планират и управляват ангажиментите на външните консултанти по последователен начин, избягват дублирането и подобряват управлението на знанията и прозрачността. Ако генералните дирекции, чрез своите редовни оценки на рисковете за дейността си, идентифицират критични рискове, произтичащи от използването на външни консултанти, те следва да уведомят централните служби за тези рискове и да ги включат в списък на всички критични рискове, който се представя на Общия управителен съвет³.

13 Общият управителен съвет на Комисията осигурява координация, надзор и стратегически насоки по корпоративни въпроси, включително разпределението на ресурсите и управлението на риска. Той осъществява надзор върху процеса на управление на риска и редовно информира Колегиума за своите констатации. По-специално, той разглежда списъка с критични рискове⁴.

Обхват и подход на одита

14 През последните години Парламентът⁵, Съветът⁶ и медиите проявяват интерес към все по-честото използване на външни консултанти от страна на Комисията. По-специално повдигат се въпроси относно вида на сключваните договори и техните суми, рисковете от концентрация, прекомерна зависимост и конфликти на интереси, както и необходимостта от използване на външни консултанти вместо вътрешен персонал. Докладът на ЕСП има за цел да допринесе за подобряване на прозрачността и отчетността по отношение на използването на външни консултанти от страна на Комисията.

15 Одитът на ЕСП се съсредоточи върху това дали Комисията е управлявала използването на външни консултанти така, че да защити интересите на Комисията и да осигури ефективност на вложените средства. ЕСП провери дали Комисията:

1. е разполагала с рамка за използването на външни консултанти, която да определя формите на подкрепа, които те могат да предоставят, и да установява правила за обосноваване на използването им;
2. е сключила тези договори по надежден начин и е намалил евентуалните рискове, свързани със сътрудничеството с доставчиците;
3. е управлявала и наблюдавала работата на външните консултанти и дали е прилагала практики за оценка на резултатите;
4. е разполагала с надеждна и точна управленска информация и дали е отчитала използването на външни консултанти.

16 Одитът на ЕСП обхвана услугите на външни консултанти (вж. точка 02), финансирани от бюджета на ЕС и възложени от Комисията в периода 2017—2019 г., които са отчетени от Комисията като консултации, проучвания, оценки или изследвания. Когато беше целесъобразно, ЕСП разгледа и по-скорошна релевантна информация относно използването на външни консултанти В хода на този одит не бяха анализирани услугите за ИТ поддръжка. Тези услуги са много специфични. Те се възлагат по договори, които включват различни ИТ услуги. Освен това Комисията обикновено не ги отчита в своята финансова система в някоя от четирите категории, посочени по-горе. Вместо това те се отчитат в собствена специфична категория — „ИТ услуги и такси за телекомуникации“.

17 ЕСП получи доказателства от:

1. прегледи на инструкциите, насоките и контролните списъци на Комисията, свързани с използването на външни консултанти, възлагането и управлението на такива проекти, както и с отчитането на постигнатите резултати;
2. одиторски интервюта с 11 генерални дирекции на Комисията и една изпълнителна агенция⁷ относно практиките им за ангажиране, управление и оценка на работата на външни консултанти и за определяне на извлечените поуки. ЕСП направи своя подбор въз основа на договорените суми в целия бюджет на ЕС и различните начини на управление;
3. преглед на 20 договора, избрани от четири от тези единадесет генерални дирекции, за услуги на външни консултанти, сключени между 2017 и 2019 г. За този преглед ЕСП избра генералните дирекции, които са сключили договори за най-големи суми (NEAR, JRC, REFORM, GROW) и различни видове услуги, възложени на външни консултанти.
4. анализ на наличната финансова и управленска информация за услугите, възложени от 2017 г. до 2019 г. и договорени като консултантски услуги и услуги за проучвания, оценки и изследвания.

Констатации и оценки

Съществени пропуски в рамката, уреждаща ангажирането на външни консултанти и обосноваваща тяхното използване

18 В този раздел на доклада акцентът е върху рамката на Комисията, която урежда използването на външни консултанти. ЕСП провери дали тази рамка предоставя общи принципи и насоки за това как да се планира и обосновава използването на външни консултанти.

19 Таблица 3 илюстрира извършения от ЕСП анализ на обхвата и вида на услугите на външните консултанти, отчетени от Комисията по четирите категории, включени в обхвата на настоящия одит в периода 2017—2019 г.

Насоки за по-добро регулиране — солидна основа, но приложима само към оценките и проучванията

20 ЕСП провери дали Комисията разполага с обща рамка, включваща правила, основни принципи и насоки за използването на външни консултанти. ЕСП провери дали рамката включва определение на различните форми на услуги, основани на знанието, и доколко Комисията може да сключва договори за тези услуги с външни консултанти или трябва да ги извършва с наличния персонал. Подобна рамка е важна особено ако тези услуги се използват за подпомагане на повтарящи се дейности.

21 Като цяло генералните дирекции използват услугите на външни консултанти в рамките на Финансовия регламент⁸ и в съответствие с общите правила за възлагане на услуги, описани в насоките на Комисията относно обществените поръчки (Vademecum)⁹. В тази рамка са уредени общите правила за договорите за услуги като например правилното използване на тръжните процедури и правилното заплащане на получените услуги. Тя обаче не включва конкретни разпоредби за външни ангажименти, основани на знания, и по-специално за рисковете, свързани с този вид ангажименти (вж. точка 55).

22 През 2002 г. Комисията приема своите принципи и насоки относно събирането и използването на експертни знания¹⁰. Основните принципи, свързани с качеството, откритостта и ефективността, както и насоките за прилагането им, следва да се прилагат винаги когато службите на Комисията събират и използват съвети на експерти, които са външни за отговорната дирекция, в т.ч. чрез външни консултанти.

23 Комисията е изготвила допълнителни насоки за проучвания и оценки, които съставляват 22 % от общите разходи за външни консултанти през одитирания период (вж. таблица 3). През 2012 г. Комисията изготвя ръководство за хармонизиране на процедурите за управление на проучвания¹¹. Тези процедури обхващат пълния цикъл на изготвяне на проучванията — планиране, поръчване, разпространение и отчитане. Документът включва определение на понятието „проучвания“ и общи критерии за тяхното използване. От 2015 г. насоките и инструментариумът за по-добро регулиране¹² предоставят рамка за извършване на оценки, включително определение на понятието „оценка“, насоки за ресурсното осигуряване и дейностите, които могат да се извършват от външни изпълнители¹³.

24 ЕСП не откри подобни насоки за консултантските и изследователските услуги, които съставляват 78 % от общите разходи за външни консултанти през одитирания период. Вследствие на това, както е показано в таблица 3, консултантските услуги обхващат широк спектър от дейности — от краткосрочни „съветнически“ услуги до по-дългосрочни услуги, допълващи вътрешните експертни познания и ресурси. Тези повтарящи се услуги, които се използват редовно, са свързани най-вече с изпълнението на програмите на ЕС или плановете за управление на генералните дирекции. Рамката на Комисията не включва ясни насоки и определение на понятията за консултантски и изследователски услуги, както и доколко Комисията може да възлага тези услуги на външни консултанти.

25 ЕСП констатира, че поради липсата на ясни насоки, приложими за всички генерални дирекции, една от избраните за този одит генерални дирекции е анализирала факторите, които трябва да се имат предвид при вземането на решение дали да се възлагат услуги на външни изпълнители и които включват:

•  запазване на контрола върху вземането на решения, стратегията и качеството;
•  критерии, приложими към дейностите и процесите, които не следва да се възлагат на външни изпълнители;
•  причини за възлагане на дейността на външен изпълнител, които трябва да бъдат обяснени в техническите спецификации.

26 През юли 2020 г. Комисията издава насоки относно използването на услугите на външни изпълнители, работещи на място в сградите на Комисията¹⁴. В тях се посочва, че работата, възложена на Комисията по силата на Договорите, никога не следва да се възлага на външни изпълнители, но генералните дирекции могат да възлагат на външни изпълнители спомагателни задачи. Насоките се отнасят главно за договори за услуги, свързани с ИТ, комуникации, поддръжка на сгради и сигурност. Комисията не е приела насоки за външни консултанти, работещи извън сградите на Комисията, които да са насочени към поставените от ЕСП въпроси в точка 24.

Анализите на потребностите не са извършвани или документирани систематично

27 ЕСП провери дали Комисията е обосновала и документирала по подходящ начин използването на външни консултанти. Тя провери дали генералните дирекции са изследвали внимателно причините за нуждата от външни консултанти и как е документиран този процес. Одиторите се запознаха с насоките и анализира практиките, прилагани в избраните от ЕСП 20 договора, като проведоха и интервюта с избрани генерални дирекции.

28 ЕСП установи, че насоките и инструментариумът за по-добро регулиране съдържат указания за планиране и обосноваване на използването на външни консултанти за оценки. В тях се посочва, че генералните дирекции трябва да възприемат използването на вътрешна експертиза като основен източник на доказателства. При планирането на оценките генералните дирекции трябва да вземат предвид ключови фактори като например наличните ресурси, необходимите и наличните данни, вида на търсения анализ и евентуалното припокриване с друга текуща работа. Вътрешните и външните ресурси, разпределени за дадена оценка, трябва да бъдат пропорционални на възприетото значение и очакваните ефекти от интервенцията, както по отношение на разходите, така и на генерираните ползи¹⁵.

29 За проучванията и оценките, възлагани съгласно насоките за по-добро регулиране, са въведени системи, които следят за това досиетата на проектите да включват искане, в което да се посочват причините за проучването или оценката, техните цели, очаквани резултати, въздействия, планирана употреба, предвиден график и анализ на разходите и ползите. ЕСП констатира, че Комисията е обосновала по подходящ начин използването на външни консултанти в проверените случаи.

30 Когато генералните дирекции възлагат дейности, класифицирани като консултантски или изследователски, те документират необходимостта от възлагане на външни изпълнители в искането за възлагане на обществена поръчка. Генералните дирекции отговарят за това предложеното възлагане на дейности на външни изпълнители да е в съответствие с изискванията на политиката и да не се припокрива с работните програми на други генерални дирекции.

31 За много от консултантските услуги, възлагани по програми на ЕС, като например техническа подкрепа за държавите членки и техническа помощ за държави извън ЕС, използването на външни консултанти е средство за изпълнение на програмата, заложено в нейните правила и споразумения за финансиране. В тези случаи ЕСП установи, че генералните дирекции не са документирали анализа си за това дали ангажирането на консултанти е най-подходящото решение за дадено искане за възлагане на обществена поръчка. Комисията уведоми ЕСП, че анализира ресурсните възможности, обосноваващи използването на външни консултанти, на етапа на изготвянето на програмата. Тази оценка обаче не е била документирана и поради това няма доказателства.

32 За възлагането на консултантски услуги за изпълнение на повтарящи се задачи, допълващи вътрешните ресурси, генералните дирекции не извършват анализи на разходите и ползите и на потребностите, за да преценят относителните предимства на използването на външни доставчици вместо вътрешен персонал, преди да отправят нови искания за възлагане на обществени поръчки. ЕСП установи, че такъв анализ не е направен например за:

•  услуги, предоставяни от външни консултанти, работещи както на място в Комисията, така и от разстояние, с подновени договори в областта на статистиката, равняващи се на около 52 служители на пълно работно време годишно;
•  периодични дейности, свързани с изпълнението и мониторинга на програмите на ЕС.

Процедурите за възлагане на поръчки се спазват, но специфичните рискове все още не се управляват добре

33 В този раздел от доклада се разглежда начинът, по който Комисията е възлагала поръчки за услуги на външни консултанти, за да постигне оптимално съотношение между качество и цена и да намали рисковете, свързани с използването на външни консултанти

Закупуването на услуги от външни консултанти е в съответствие с правилата за възлагане на обществени поръчки

34 За да се постигне оптимално съотношение между качество и цена, Финансовият регламент и вътрешните правила на Комисията изискват тя да използва процедури за състезателен подбор при възлагането на услуги на външни консултанти. Тези процедури включват определяне и прилагане на подходящи критерии за подбор и възлагане. ЕСП провери процедурите на Комисията за възлагане на обществени поръчки при наемането на външни консултанти и разгледа подробно 20-те избрани от нас договора.

35 Тя установи, че отговорните генерални дирекции са провели тръжните процедури в съответствие с изискванията на Финансовия регламент и насоките относно обществените поръчки (вж. точка 21). При всички 20 проверени процедури за възлагане на обществени поръчки Комисията е използвала подходящи критерии за възлагане (включително съотношение цена/качество) при определянето на икономическата ефективност и избора на печелившите оферти.

36 При възлагането на услуги Комисията може да избира между различни процедури за възлагане на обществени поръчки. За наемането на външни консултанти тя е използвала предимно открити процедури (всяко дружество може да подаде оферта) или ограничени процедури (ограничен брой дружества са поканени да подадат оферти). Договорите, възложени по тези два вида процедури, възлизат на 2,3 млрд. евро (85 % от общия размер на договорените суми) в периода 2017—2019 г., както е показано на фигура 5. Доколкото тези процедури отнемат много време, рамковите договори често се използват като ефективно средство за възлагане на услуги на външни консултанти, тъй като чрез тях се избягва необходимостта от стартиране на множество процедури за възлагане на обществени поръчки. Освен това рамковите договори, които често са на висока стойност, определят условията (напр. цена, качество) на конкретните поръчки, които се възлагат по тях, така че те позволяват на Комисията да достигне по-бързо до експертния опит на консултантите, за да отговори на текущите нужди. През одитирания период 70 % от сумите, договорени с външни консултанти (1,9 млрд. евро), се основават на рамкови договори.

Надзорът от страна на Комисията не съответства на нивото на потенциалния риск

37 ЕСП провери как Комисията е набелязвала и управлявала евентуалните рискове от концентрация и прекомерна зависимост, конкурентно предимство и конфликти на интереси. Тя провери също така дали тези рискове са били доведени до знанието на Комисията и как са били управлявани на корпоративно равнище.

Рискове от концентрация и прекомерна зависимост

38 Когато дадена организация разчита в голяма степен на конкретни външни консултанти за изпълнението на ключови дейности, тя поема риска да стане зависима от тези консултанти за непрекъснатото изпълнение на тези дейности. ЕСП провери управленската и финансовата информация за доставчиците, за да оцени доколко Комисията е разчитала на конкретни доставчици на услуги и нивото на концентрация на услугите.

39 Фигура 6 представя разбивка на договорените суми между 10-те най-големи доставчици за периода 2017—2019 г. Тези 10 водещи доставчици представляват по-малко от 0,4 % от общия брой (2 769) външни консултанти, с които са сключени договори за периода. В същото време сумата, договорена с тях, представлява 22 % от общо договорените суми за периода.

40 Някои доставчици предоставят услуги на външни консултанти в няколко генерални дирекции на Комисията. Някои от тези доставчици имат клонове или дъщерни дружества в различни държави членки. Формално те са отделни юридически лица, но присъствието им в Комисията е по-голямо, ако се разглеждат заедно.

41 Фигура 7 по-долу показва 10-те отделни доставчици с най-голям брой подписани договори за периода 2017—2019 г. Комисията е сключила 1 297 договора с тези доставчици (т.е. 16 % от 8 009-те договора, сключени през периода, вж. точка 04). Това показва, че на сравнително малък брой изпълнители са възложени относително голям брой договори в рамките на всички служби на Комисията.

42 ЕСП провери и дела на общия размер договорени суми от десетте най-големи доставчици в избрани генерални дирекции¹⁶. Фигура 8 показва, че някои генерални дирекции разчитат в голяма степен на сравнително малък брой изпълнители. В ГД „Евростат“ например 10 доставчици представляват по-малко от 19 % от общия брой доставчици на услуги на външни консултанти, използвани от генералните дирекции, но са получили 87 % (47 млн. евро) от цялата сума, договорена от генералната дирекция. В ГД „Политика за съседство и преговори за разширяване“ 10-те най-големи доставчици представляват по-малко от 3 % от общия брой на доставчиците, но в същото време на тях се падат 41 % (277 млн. евро) от сумите, договорени за външни консултанти. Тази концентрация създава риск от прекомерна зависимост от определени изпълнители.

43 Поръчките, възложени на външни консултанти, често изискват специфичен технически опит, което може да ограничи броя на евентуалните доставчици. Въпреки това някои по-големи доставчици, които често имат богат опит в работата с Комисията, редовно успяват да спечелят такива договори. По-малките дружества имат по-малък успех.

44 ЕСП откри четири случая, при които, въпреки че откритите процедури за възлагане на обществени поръчки се организират редовно, едни и същи доставчици печелят последователни договори в продължение на няколко години. Вследствие на това ЕСП наблюдава риск от зависимост от външни консултанти (вж. таблица 4).

Риск от конкурентно предимство

45 Когато различни структури на Комисията използват в голяма степен външни консултанти (вж. фигура 7), те придобиват опит. Това може да бъде предимство за спечелването на бъдещи поръчки. ЕСП провери дали Комисията е въвела процедури, които да гарантират прозрачност на процеса на подбор, така че консултантите или техните филиали, които се състезават за конкретно задание, да не получат конкурентно предимство от това, че са предоставяли други услуги, свързани с въпросното задание.

46 ЕСП установи, че някои доставчици са предоставили комбинация от услуги по консултиране, изпълнение и оценка за една генерална дирекция. В такива случаи съществува риск тези доставчици да придобият конкурентно предимство, тъй като участват в разработването, изпълнението и оценката на една и съща политика на ЕС.

47 Съществува също така риск някои изпълнители да получат конкурентно предимство поради богатия си опит в предоставянето на услуги на генералните дирекции, което ще им послужи при бъдещи процедури за възлагане на обществени поръчки. В един случай през 2018 г. на доставчик е била възложена поръчка за изготвяне на тръжна документация във връзка с договор за строителство (1,1 млн. евро). През следващата година на същия доставчик е възложена друга поръчка за надзор на същите строителни работи (3 млн. евро).

48 Някои генерални дирекции са разработили добри практики за намаляване на рисковете от ограничена конкуренция при възлагането на поръчки за услуги на външни консултанти (вж. каре 1 за повече информация).

Риск от конфликт на интереси

49 ЕСП разгледа въведените практики за справяне с риска от конфликт на интереси. Във Финансовия регламент се съдържа определение на понятието „конфликт на интереси“ и се предвиждат необходимите мерки за недопускането му по време на процедурите за възлагане на обществени поръчки. Допълнителни инструкции са дадени в насоките на Комисията относно обществените поръчки (Vademecum). В тях се изискват декларации от членовете на оценителната комисия на Комисията и от оферентите, за да се потвърди, че те не са в конфликт на интереси.

50 За всичките 20 договора, които ЕСП провери, Комисията е спазила изискванията относно проверките за наличие на конфликт на интереси, съдържащи се във Финансовия регламент и във Vademecum. Всички изисквани декларации бяха подписани, а всички договори включваха стандартна клауза, според която изпълнителите е трябвало да декларират всеки конфликт на интереси, който може да възникне при изпълнението на договора. Това са формални проверки, които сами по себе си не могат да гарантират, че рисковете от конфликт на интереси са преодолени.

51 През 2021 г. Комисията издава насоки относно избягването и управлението на конфликти на интереси при сключване на договори за услуги¹⁷. Въпреки това в насоките на Комисията не се разглеждат следните рискове:

•  дейности на външните консултанти и техните филиали, които са в конфликт с договора им с Комисията;
•  услуги на външните консултанти, които могат да бъдат в конфликт помежду си;
•  външни консултанти, обслужващи различни клиенти (в Комисията или извън нея) с противоречиви интереси по тясно свързани задачи.

52 Конфликти на интереси могат да възникнат и в случаи на кариерно развитие от типа „въртящи се врати“ на служителите на Комисията, когато те напускат, за да заемат външни длъжности (напр. в частния сектор), или когато се присъединяват към Комисията от частния сектор. Тези конфликти на интереси могат да включват неподходящо използване на достъпа до поверителна информация, например когато бивши служители на Комисията използват своите знания и контакти, за да лобират в интерес на външни работодатели или клиенти.

53 Правилникът за длъжностните лица на ЕС¹⁸ изисква от служителите, напускащи Комисията, почтено и дискретно поведение, когато постъпват на нова работа след напускането си. Комисията разглежда евентуални случаи на „въртящи се врати“ въз основа на тези правила. Ефективността на тези механизми зависи единствено от това дали напускащите служители предоставят на Комисията декларации за дейността, която възнамеряват да извършват през двете години след напускането на службата в ЕС. Служителите, отговарящи за възлагането на обществени поръчки, също се стремят да откриват бивши служители с евентуален конфликт на интереси, когато оценяват тръжните документи.

54 Омбудсманът е отправил няколко запитвания по този въпрос, като стига до заключението, че макар практиките на Комисията да са в съответствие с правилата, има какво още да се направи, за да станат тези правила по-ефективни и по-смислени. Омбудсманът препоръча на Комисията да възприеме по-твърд подход към въпроса за „въртящите се врати“, когато разглежда случаи, свързани с висши служители на Комисията¹⁹. През февруари 2021 г. омбудсманът започна ново широкообхватно разследване на начина, по който Комисията разглежда случаите на „въртящи се врати“ сред своите служители. Разследването е част от засилен мониторинг относно начина, по който администрацията на ЕС налага етични задължения за служителите на ЕС, които преминават в частния сектор²⁰.

Някои рискове не се разглеждат на корпоративно равнище

55 ЕСП провери как рисковете от концентрация и прекомерна зависимост, конкурентно предимство и конфликти на интереси са били доведени до знанието на Комисията и управлявани на нейното корпоративно равнище.

56 Като цяло ЕСП установи, че генералните дирекции не са установили или оценили като критични рисковете от концентрация и прекомерна зависимост, конкурентно предимство или конфликт на интереси при използването на външни консултанти. ЕСП установи също така, че рисковете от свръхконцентрация на доставчици и свръхзависимост невинаги са били видими на местно равнище, а именно на равнище генерална дирекция. Въпреки това тези рискове могат да бъдат значителни на равнище Европейска комисия. Следователно те могат да бъдат правилно разгледани само чрез анализ на корпоративно равнище. Комисията обаче не извършва такива анализи. В резултат на това някои критични рискове могат да не бъдат идентифицирани и по този начин да не стигнат до знанието на Общия управителен съвет.

Слабости в начина, по който се управляват и използват услугите на външните консултанти

57 В този раздел е разгледан начинът, по който Комисията е управлявала възлаганите дейности на външните консултанти, и по-специално как е оценявала тяхната работа и как е определяла кои от извършените дейности могат да бъдат полезни за всички нейни служби.

Отделните договори са управлявани в съответствие с правилата, но има пропуски в оценката на резултатите

58 ЕСП провери дали Комисията е определила ясни задания и разпоредби за предоставяне на услугите на външните консултанти и дали е заплатила подходящи суми за предоставените услуги. ЕСП провери също така как Комисията е споделяла и оценявала резултатите от така възложените дейности на корпоративно равнище. Тя провери дали Комисията следи за това ангажиментите на външните консултанти да се управляват последователно в различните генерални дирекции с цел систематично оценяване на изпълнението на доставчиците, както и дали е установявала допринесената полза от услугите на външните консултанти.

59 Комисията е управлявала възложените дейности на външните консултанти (консултантски услуги, услуги за извършване на изследвания, проучвания или оценки) съгласно правната рамка, предвидена във Финансовия регламент и общите правила за възлагане на обществени поръчки, включени в нейните насоки относно обществените поръчки (Vademecum). При възлагането на поръчки за услуги Комисията е изготвяла техническо задание, в което се е посочвало работата, която трябва да бъде извършена от доставчика, както и броят и форматът на докладите за напредък, които се очакват от доставчика по време на изпълнение на заданието му.

60 За всичките 20 договора, които ЕСП провери, ЕСП установи, че Комисията е управлявала договорите добре в съответствие със своята правна рамка. Като цяло в договорите между Комисията и доставчика са определени механизмите за мониторинг и докладване, както и процесът за проверка на резултатите. Преди да пристъпи към плащане, Комисията е проверявала дали консултантите са предоставили услугите с изискуемото качество.

61 Анализът на ЕСП установи, че за някои консултантски услуги Комисията е извършила допълнителни проверки на качеството на някои резултати:

•  преди да плати възнаграждение за статистически услуги, Комисията е проверила качеството на статистическите данни, изготвени от консултанта;
•  за един договор за техническа помощ в рамките на Програмата за подкрепа на структурните реформи е бил създаден управителен комитет (с участието на компетентната служба на ГД „Подкрепа на структурните реформи“, държавата членка и изпълнителя), който да контролира изпълнението на договора. Това е осигурило редовно наблюдение (често с месечен доклад) на изпълнението на договора.

62 Ако крайният продукт е доставен със закъснение или с по-ниско от очакваното качество, Комисията обикновено спира исканото плащане до момента, в който продуктът бъде доставен в задоволително състояние, и предпочита да не прилага санкциите, предвидени в договорните разпоредби. Комисията е наложила санкции и е намалила плащанията по три от 20-те избрани договора. Това е изисквало интензивни и значителни усилия от страна на оперативните звена, за да се постигне необходимото ниво на качество на крайните продукти.

63 Въпреки че в договорите, които ЕСП провери, имаше добри примери за това как Комисията оценява работата на външните консултанти, генералните дирекции не са оценявали работата последователно. ЕСП установи, че само някои генерални дирекции систематично са извършвали проучвания на извлечените поуки или последваща оценка на разходите и ползите при приключване на договорите, докато други не са го правили. ЕСП счита, че това намалява способността на Комисията да установява потенциални области, нуждаещи се от подобрения. Освен това се увеличава рискът от повторно наемане на консултанти, които в миналото са показали слаби резултати.

64 Освен за услугите, възлагани съгласно рамката за по-добро регулиране (вж. каре 2 за повече информация), генералните дирекции не са споделяли систематично наличната информация за оценката на външните консултанти (напр. преглед на разходите, качеството на продуктите и резултатите) в цялата Комисия. Липсвало е централизирано събиране на информация за ангажирането на консултанти на корпоративно равнище, което да позволи сравняване и оценяване на резултатите на доставчиците.

Незадоволителни практики при използването на резултатите от работата на външните консултанти

65 ЕСП провери дали Комисията е въвела подходящи практики, за да използва по възможно най-добрия начин резултатите, получени от услугите на външните консултанти, и да осигури трансфер на знания и разпространение на тези резултати при необходимост.

66 ЕСП установи, че в насоките и инструментариума за по-добро регулиране са разработени насоки за проследяване и анализ на степента, в която работата на външните консултанти допринася за процеса на оценка на Комисията. Комисията представя този анализ в работния документ на службите на Комисията, в който се обобщава оценката. В този документ се описва как Комисията е използвала експертни съвети в процеса²².

67 ЕСП не откри подобни насоки за услугите на външни консултанти извън рамката за по-добро регулиране. В избраните генерални дирекции ЕСП констатира различни практики за установяване дали и как Комисията е използвала резултатите и заключенията, предоставени от външните консултанти (вж. таблица 5). Липсата на последователен подход в различните генерални дирекции възпрепятства способността на Комисията да оценява ползите от използването на тези услуги.

68 Въпросът за трансфера на умения от външни консултанти към служители на Комисията не се отнася за всички видове договори. Когато консултантите се наемат, за да се преодолее недостигът на експертен опит в Комисията, трансферът на умения към Комисията може да бъде важен и значим фактор. Комисията потвърди, че в договорите за услуги рядко се урежда трансферът на знания от консултантите. Тя не изследва систематично дали е необходим трансфер на умения. Нито един от договорите, които ЕСП прегледа, не включваше конкретно изискване за трансфер на умения от консултантите към персонала на Комисията.

69 Комисията разполага с набор от инструменти, съдържащи информация, които могат да се използват за обмен на информация за услугите на външни консултанти, но които са по-малко подходящи за разпространение на работата, извършена от тези консултанти, както е обобщено в таблица 6.

70 Генералните дирекции са използвали различни методи за споделяне на знания за резултатите от работата на външните консултанти (вж. примерите в фигура 9). Това разпространение е разпокъсано и съсредоточено на ниво генерални дирекции, което намалява потенциала за ефективно споделяне на резултатите от работата на външните консултанти в цялата Комисия.

71 ЕСП установи, че междуинституционалната база данни за проучвания на ЕС (IISDB) предоставя информация за планирани и реализирани оценки и проучвания, която би могла да позволи разпространението на знания. От март 2022 г. информацията е достъпна за всички институции. ЕСП анализира информацията, вписана от избрани генерални дирекции в тази база данни. Генералните дирекции са вписали проучванията по различни начини, като някои технически проучвания (напр. доклади, препоръки, технически анализи) не са включени в базата данни, както е показано на таблица 7. Следователно IISDB съдържа частична информация за всички проведени проучвания, а Комисията не я е разработила като всеобхватен инструмент за разпространение на знания.

Управленската информация на Комисията не е напълно точна, а систематичното отчитане е незадоволително

72 В този раздел се разглежда информацията, с която разполага Комисията във връзка с възложената работа на външните консултанти, и начина, по който Комисията докладва за тяхното използване.

Комисията не разполага с точна информация за обема и видовете услуги на външни консултанти, които тя използва

73 ЕСП провери дали Комисията разполага с достатъчна и надеждна информация, която да ѝ позволи по ефективен начин да упражнява надзор и да отчита използването на външни консултанти, както и дали тази информация е налична за различните видове услуги. ЕСП провери как генералните дирекции на Комисията въвеждат информация за тези услуги и тества данни от 2017 г. до 2019 г.

74 От 2017 г. насам финансовата система на Комисията позволява договорите за външни консултантски услуги да се въвеждат в четири категории: консултации, проучвания, оценки и изследвания. Комисията ясно е определила значението на категориите „проучване“ и „оценка“ (вж. точка 23), но не е предоставила на генералните дирекции ясно определение за консултантски и изследователски услуги (вж. точка 24). Тези две категории са определени по-общо (вж. таблица 2). В резултат на това генералните дирекции са ги използвали непоследователно при отчитането на използването на външни консултанти.

75 Например в списъка е описана категорията „консултации“, в която по-голямата част от външните консултантски услуги (вж. таблица 3) са регистрирани като „съветнически“ услуги. ЕСП установи, че генералните дирекции са вписвали широк спектър от услуги в тази категория. Сред тях са някои услуги, които обикновено се възлагат на външни изпълнители, като например:

•  услуги за разработване и експлоатация на ИТ системи, включително лицензи, поддръжка, проучвания и техническа помощ;
•  статистически услуги, услуги по компилиране на данни и услуги по набиране на информация (основни дейности на Евростат и второстепенни дейности на други генерални дирекции);
•  техническа подкрепа за държавите членки и техническа помощ за държави (особено за държави извън ЕС).

В последния случай финансовата система на Комисията не посочва крайния бенефициент на услугата на външните консултанти. По отношение на функция 4 от МФР „Глобална Европа“ Комисията възлага поръчки за повечето такива дейности в полза на държави извън ЕС. Те възлизат на 1 млрд. евро от общата сума, договорена с външни консултанти в периода 2017—2019 г. Това не позволява на Комисията да представи точна картина на използването на външни консултанти.

76 Категорията „изследвания“ включва всички услуги, свързани с изследователска, развойна и научна дейност, които не попадат в нито една от другите три категории. Например JRC е вписал в тази категория около 88 % от услугите, за които е сключил договори (107,2 млн. евро). ЕСП установи, че това включва голямо разнообразие от договори, някои от които спадат към други категории (вж. таблица 3): провеждане на проучвания или оценки, предоставяне на техническа помощ, поддръжка на лаборатории и оборудване, събиране на данни, подновяване на търговски марки и плащания на патентни такси, организиране на обучителни курсове и конференции, както и извеждане от експлоатация на ядрени съоръжения.

77 Комисията има децентрализирана структура с много различни отдели, които отговарят за вписването на данни в централната финансова система. Съзнавайки проблемите с точността на вписаните данни, Комисията е започнала „почистване“ през 2020 г. и 2021 г., за да коригира грешки във вписването или неточности, свързани с договорите с външни консултанти. През 2021 г. тя е създала и табло за управление на качеството на данните (Data Quality Dashboard), за да проследява систематично качеството на вписаните данни за договорите.

78 Въпреки тези инициативи все още се наблюдаваха редица несъответствия и грешки във вписването на договорите с външни консултанти от страна на генералните дирекции (вж. приложение I за повече информация).

79 Поради недостатъчно конкретните категории на договорите и грешки във вписването на информация Комисията не разполагаше с точна информация за обема и видовете услуги на външни консултанти, които е възложила.

Комисията не отчита систематично информация за използването на услугите на външни консултанти

80 Като се има предвид мащабът на използване на външни консултанти от Комисията, ЕСП провери дали е било въведено подходящо и систематично корпоративно отчитане. Органите по освобождаване от отговорност и други заинтересовани лица са изпращали до Комисията искания за предоставяне на информация относно сумите, които тя е изразходвала за външни консултанти (вж. точка 14). Тези запитвания отразяват реален обществен интерес към броя на външните консултанти и разходите за тях, видовете предоставяни услуги и евентуалните съпътстващи рискове.

81 Липсва корпоративна отчетност и анализ на използването на външни консултанти или на разходите на Комисията за тях. Общият управителен съвет на Комисията е разглеждал въпроса за външните консултанти ad hoc, например когато е одобрил насоки за вътрешните доставчици на услуги²³.

82 Отчитането по отношение на използването на външни консултанти се определя предимно от търсенето. При поискване (напр. от Европейския парламент) Комисията изготвя доклад въз основа на информацията, вписана в нейната финансова система. Въпреки това генералните дирекции на Комисията трябва да извършват ръчни проверки на данните, за да гарантират, че се отчитат само правилните суми, съответстващи на въпросните услуги. Одитът на ЕСП установи грешки в данните на Комисията (вж. точка 78).

83 Годишният доклад за управлението и изпълнението на Комисията е основният доклад на високо равнище за постигнатите резултати от бюджета на ЕС. Годишните доклади за дейността на генералните дирекции отчитат изпълнението на местно равнище. И в двата вида доклади не се оповестява информация за използването на външни консултанти.

84 Разходите за външни консултанти се финансират от оперативните кредити по различни програми на ЕС и представляват много малък дял от общите оперативни разходи. Поради това те обикновено остават извън засиления надзор и отчитане при използването на вътрешни ресурси, финансирани от административните разходи. Липсата на всеобхватна корпоративна отчетност отслабва способността на Комисията да управлява ефективно тези услуги в контекста на цялостното използване на ресурсите и да установява рисковете, свързани с тяхното предоставяне.

Заключения и препоръки

85 Всяка година Европейската комисия сключва договори на стойност около 1 млрд. евро за услуги на външни консултанти, които я подпомагат в широк спектър от консултантски дейности, проучвания, оценки и изследвания. ЕСП заключава, че управлението от страна на Комисията на използването на външни консултанти не гарантира, че тя постига максимална стойност на вложените средства и че напълно защитава своите интереси.

86 ЕСП установи, че рамката на Комисията, която урежда използването на външни консултанти, има значителни пропуски. Рамката на Комисията за консултантските и изследователските услуги, които представляват по-голямата част от стойността на договорите, възложени на външни консултанти, не съдържа насоки за това до каква степен задачите могат да бъдат възлагани на външни изпълнители, каква е дефиницията за „услуги на външни консултанти“ и кои възможности и капацитет следва да се запазят вътре в Комисията (точки 18—26).

87 По отношение на проучванията и оценките рамката на Комисията е предоставила ясни насоки за обосноваване и документиране на използването на външни консултанти, вместо да се разчита на вътрешния персонал. Комисията редовно е използвала консултанти за извършване на повтарящи се дейности. В много от случаите нямаше доказателства за извършена оценка на нуждите (точки 24 и 28—32).

Препоръка 1 — Да се допълни съществуващата рамка, уреждаща използването на услугите на външни консултанти

Комисията следва да доразвие своята рамка, уреждаща използването на външни консултанти. Рамката следва:

1. да определя различните форми на подпомагане, което могат да предоставят външните консултанти;
2. да включва насоки за това как да се извършват оценки на нуждите (в т.ч. кога да се извършват анализи на разходите и ползите), включително методи за оценка на необходимостта от възлагане на работа на външни изпълнители, вместо да се използва вътрешен персонал;
3. да предвижда критерии, приложими към дейностите и процесите, които следва да останат в рамките на Комисията и да не бъдат възлагани на външни изпълнители.

Целева дата на изпълнение: до декември 2023 г.

88 ЕСП установи, че Комисията е спазвала Финансовия регламент и собствените си вътрешни правила, когато е възлагала поръчки за услуги на външни консултанти. Критериите, които Комисията е използвала за избор на печеливши оферти, са били подходящи (точки 34—36).

89 Комисията не е наблюдавала и управлявала в достатъчна степен значими рискове, свързани с използването на външни консултанти. Сред тях са рисковете от концентрация на доставчици и прекомерна зависимост от сравнително малък брой доставчици на услуги. Това води до риск някои доставчици с богат опит в работата с Комисията да печелят повече договори, тъй като са получили конкурентно предимство. Освен това Комисията е извършила всички необходими официални проверки за конфликти на интереси. Тези проверки обаче не могат да гарантират, че всички значими рискове са установени и отстранени. Вследствие на това някои значителни рискове, свързани с услугите, предоставяни от външни консултанти, не са били достатъчно анализирани на корпоративно равнище (точки 38—56).

Препоръка 2 — Да се подобри наблюдението и намаляването на рисковете, произтичащи от използването на услугите на външни консултанти

Комисията следва да подобри подхода си към наблюдението и намаляването на рисковете, свързани с използването на външни консултанти, като:

1. периодично анализира рисковете от концентрация и прекомерна зависимост на ниво генерални дирекции и Комисия;
2. прецизира съществуващите процеси, свързани с конкурентните предимства, получени от външни доставчици с дългогодишен опит в ЕС;
3. допълни насоките за избягване на конфликти на интереси чрез включване на рискове, които все още не са обхванати;
4. следи за това генералните дирекции да идентифицират и докладват критичните рискове и тези рискове да бъдат довеждани до знанието на Общия управителен съвет, за да може той да координира и предоставя съвети относно оценката и управлението им.

Целева дата на изпълнение: до декември 2023 г.

90 Комисията е управлявала добре индивидуалните договори с външни консултанти. Например тя е следяла за това консултантите да предоставят услугите с подходящо ниво на качество, преди да извърши плащанията към тях. Въпреки това тя не е оценявала последователно работата на външните консултанти и освен по отношение на услугите за проучвания и оценки не е споделяла информация за тези оценки между своите генерални дирекции. В договорите за услуги рядко се урежда трансферът на знания от консултантите, а Комисията не извършва систематична оценка дали е необходим трансфер на умения. Разпространението на резултатите от работата на консултантите е било фрагментирано и съсредоточено на ниво генерални дирекции. В някои случаи информацията е била непълна (точки 57—71).

Препоръка 3 — По-добро използване на резултатите от услугите на външни консултанти

Комисията следва по последователен начин да установява и използва стойността, която получава от услугите на външни консултанти, като извършва, когато е уместно:

1. систематични оценки след приключване на договора, за да се извлекат поуки;
2. систематичен анализ на необходимостта от трансфер на знания от консултантите към служителите на Комисията;
3. мерки на корпоративно равнище за разпространение на извлечените поуки и резултатите и установяване на добри практики при работата на външните консултанти.

Целева дата на изпълнение: до декември 2023 г.

91 Информационните системи на Комисията не са предоставяли точна информация за обема и видовете използвани услуги на външни консултанти, въпреки че тя ги използва като допълнителен ресурс за постигане на своите резултати. Комисията разбира това положение и неотдавна е започнала да работи по подобрения. Тя не докладва систематично информация на Парламента и на Съвета относно използването на услуги на външни консултанти и липсва отчетност на корпоративно равнище (точки 72—84).

Препоръка 4 — Да се подобри отчитането на използваните услуги на външни консултанти

Комисията следва редовно да отчита използването на услуги на външни консултанти. Това отчитане следва да се основава на точни и пълни данни и да включва информация като обем и видове получени услуги.

Целева дата на изпълнение: до декември 2023 г.

Настоящият доклад беше приет от Одитен състав V с ръководител Tony Murphy — член на Европейската сметна палата, в Люксембург на 17 май 2022 г.

Приложения

Приложение I – Примери за неправилно и непоследователно вписване на данни в категорията „правно задължение“

В таблиците по-долу са изброени случаите на неправилно (таблица 8) или непоследователно (таблица 9) вписване на данни в категориите на правните задължения (ПЗ), които ЕСП констатира в прегледаните документи. По време на одитирания период категорията на правното задължение на даден рамков договор определя категорията на правното задължение на всички последващи конкретни договори, независимо от точната тема на конкретния договор. Тези случаи не са отразени в таблиците по-долу.

Съкращения

ГД „Бюджет“: Генерална дирекция „Бюджет“

ГД „Вътрешен пазар, промишленост, предприемачество и МСП“: Генерална дирекция „Вътрешен пазар, промишленост, предприемачество и МСП“

ГД „Действия по климата“: Генерална дирекция „Действия по климата“

ГД „Енергетика“: Генерална дирекция „Енергетика“

ГД „Земеделие и развитие на селските райони“: Генерална дирекция „Земеделие и развитие на селските райони“

ГД „Международно сътрудничество и развитие“: Генерална дирекция „Международно сътрудничество и развитие“, преименувана през 2021 г. на Генерална дирекция „Международни партньорства“ (INTPA)

ГД „Мобилност и транспорт“: Генерална дирекция „Мобилност и транспорт“

ГД „Околна среда“: Генерална дирекция „Околна среда“

ГД „Подкрепа на структурните реформи” Генерална дирекция „Подкрепа на структурните реформи“

ГД „Политика на съседство и преговори за разширяване“ Генерална дирекция „Политика на съседство и преговори за разширяване“

ГД „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“: Генерална дирекция „Трудова заетост, социални въпроси и приобщаване“

Евростат /ESTAT: Статистическа служба на Европейския съюз

МФР: Многогодишна финансова рамка

ПЗ: Правни задължения

ППСР: Програма за подкрепа на структурните реформи

EASME: Изпълнителна агенция за малките и средните предприятия²⁴

ENVAC: Консултативен комитет за обществени поръчки на Генерална дирекция „Околна среда”

FPI: Служба за инструментите в областта на външната политика

IISDB: Междуинституционална база данни за проучвания на ЕС

JRC: Съвместен изследователски център

Речник на термините

Годишен доклад за управление и изпълнение: Доклад, който всяка година се изготвя от Комисията във връзка с нейното управление на бюджета на ЕС и постигнатите резултати. В доклада се обобщава информацията от годишните отчети за дейността на нейните генерални дирекции и изпълнителни агенции.

Годишен отчет за дейността: Доклад, изготвян от всяка генерална дирекция на Комисията, институция или орган на ЕС, в който са представени постигнатите резултати спрямо поставените цели, както и начинът, по който са използвани финансовите и човешките ресурси.

Извънредна процедура за възлагане на обществени поръчки: Процедура за възлагане на обществени поръчки, използвана в извънредни ситуации, включваща преговори с участници, избрани без покана за участие в търг.

Общ управителен съвет: Централен ръководен орган на Комисията, който осигурява координация, надзор, консултации и стратегическо ръководство по корпоративни въпроси, включително разпределение на ресурсите и управление на риска.

Ограничена процедура за възлагане на обществени поръчки: Процедура за възлагане на обществени поръчки, в която могат да участват само избрани оференти.

Открита процедура за възлагане на обществени поръчки: Процедура за възлагане на обществени поръчки, в която могат да участват всички потенциални оференти.

План за управление: Годишен план, изготвян от всеки отдел на Комисията, в който се описва работата на отдела във връзка с приоритетите и стратегическите цели на Комисията и който му позволява да планира, проследява и докладва за всички свои дейности, ресурси и нужди от персонал.

Покана за заявяване на интерес: Предварителен подбор на потенциални оференти, които ще бъдат поканени да участват в ограничена процедура за възлагане на обществена поръчка.

Процедура на договаряне за възлагане на обществена поръчка: Процедура за възлагане на обществена поръчка с участието на ограничен брой участници, при която купувачът може да договаря условията на договора.

Рамков договор: Широкообхватно споразумение, по силата на което могат да се сключват по-конкретни договори.

Отговори на Комисията

https://www.eca.europa.eu/bg/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Хронология

https://www.eca.europa.eu/bg/Pages/DocItem.aspx?did=61461

Одитен екип

Специалните доклади на ЕСП представят резултатите от нейните одити на политиките и програмите на ЕС или теми, свързани с управлението, в конкретни бюджетни области. ЕСП подбира и разработва одитните си задачи така, че те да окажат максимално въздействие, като отчита рисковете за изпълнението или съответствието, проверявания обем приходи или разходи, предстоящите промени, както и политическия и обществения интерес.

Настоящият одит на изпълнението беше извършен от Одитен състав V „Финансиране и административно управление на ЕС“ с ръководител Tony Murphy — член на ЕСП. Одитът беше ръководен от члена на ЕСП François-Roger Cazala със съдействието на Dirk Pauwels — ръководител на неговия кабинет, и Stéphanie Girard — аташе в кабинета; Colm Friel — главен ръководител; Daria Bochnar — ръководител на задача; Marion Kilhoffer и Anzela Poliulianaite — одитори. Alexandra-Elena Mazilu и Jesús Nieto Muñoz предоставиха подкрепа за графичното оформление. Richard Moore предостави езикова подкрепа.

Бележки

¹ Дирекции, служби и изпълнителни агенции, които са сключвали договори с външни консултанти.

² Европейска комисия, C(2018) 7703 final, Communication to the Commission: Governance in the European Commission, 21.11.2018 г.

³ Risk Management in the Commission – Implementation Guide, актуализирана през септември 2021 г. редакция.

⁴ Европейска комисия, C(2018) 7703 final, Communication to the Commission: Governance in the European Commission, 21.11.2018 г.

⁵ Писмо на Европейския парламент до председателя на Европейската комисия, 30.3.2021 г., освобождаване на Комисията за отговорност за 2019 г., писмени въпроси към комисар Хан, изслушване на 11.1.2021 г.; освобождаване на Комисията от отговорност за 2019 г., писмени въпроси към генералния секретар Илзе Юхансон, изслушване на 6.1.2021 г.

⁶ Detailed replies of the Commission to the specific requests made by the Council complementing the report from the Commission on the follow-up to the discharge for the 2019 financial year, COM(2021) 405 final (точка 33).

⁷ AGRI, BUDG, EMPL, ENV, GROW, HR, JRC, NEAR, REFORM, Евростат, EASME и Генералния секретариат на Европейската комисия.

⁸ ОВ L 193, 30.7.2018 г., Регламент (ЕС, Евратом) 2018/1046 на Европейския парламент и на Съвета от 18 юли 2018 година за финансовите правила, приложими за общия бюджет на Съюза, 18.7.2018 г.

⁹ Европейска комисия, насоки на Комисията относно обществените поръчки (Vademecum), февруари 2016 г., актуализирани януари 2020 г.

¹⁰ COM(2002) 713 final, Communication from the Commission on the collection and use of expertise by the Commission: principles and guidelines, 10.12.2002 г.

¹¹ Европейска комисия, Harmonised procedures for managing Commission studies, 4.7.2012 г.

¹² SWD(2015) 111 final и SWD(2017) 350 final.

¹³ Инструмент 43: “What is an evaluation and when is required”, Инструмент 44: “Planning & the 5 year rolling evaluation plan”, и Инструмент 48: „Conducting the evaluation“.

¹⁴ Европейска комисия, Guidelines on the use of in house service providers and assimilated, 27.7.2020 г.

¹⁵ Инструмент 4: “Evidence-based better regulation” и Инструмент 44: “Planning & the 5 year rolling evaluation plan”.

¹⁶ Показани са само генералните дирекции с обща договорена сума над 50 млн. евро.

¹⁷ Известие на Комисията (2021/C 121/01), Насоки относно избягването и управлението на конфликти на интереси съгласно Финансови регламент, 9.4.2021 г.

¹⁸ Последно изменен с Регламент (ЕС, Евратом) № 1023/2013 на Европейския парламент и на Съвета от 22 октомври 2013 година (ОВ L 287, 29.10.2013 г., член 16).

¹⁹ https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/110608

²⁰ https://www.ombudsman.europa.eu/en/press-release/en/141928

²¹ Инструмент #48: „Conducting the evaluation“.

²² Инструмент #49: „The staff working document for evaluation“.

²³ Guidance on the use of in-house service providers and assimilated.

²⁴ От 2021 г. е Изпълнителна агенция за Европейския съвет по иновациите и за МСП (EISMEA), отразявайки новия ѝ мандат и дейности.

За контакти

ЕВРОПЕЙСКА СМЕТНА ПАЛАТА
12, rue Alcide De Gasperi
1615 Luxembourg
LUXEMBOURG

Тел. +352 4398-1
За запитвания: eca.europa.eu/bg/Pages/ContactForm.aspx
Уебсайт: eca.europa.eu
Туитър: @EUAuditors

Допълнителна информация за Европейския съюз можете да намерите в интернет (https://europa.eu).

Люксембург: Служба за публикации на Европейския съюз, 2022 г.

PDF	ISBN 978-92-847-8232-1	ISSN 1977-5814	doi:10.2865/9629	QJ-AB-22-013-BG-N
HTML	ISBN 978-92-847-8228-4	ISSN 1977-5814	doi:10.2865/719992	QJ-AB-22-013-BG-Q

АВТОРСКИ ПРАВА

© Европейски съюз, 2022 г.

Политиката на ЕСП относно повторната употреба е определена в Решение № 6-2019 на Европейската сметна палата относно политиката за свободно достъпни данни и повторната употреба на документи.

Освен ако не е посочено друго (напр. в отделни известия за авторските права), създаденото от ЕСП съдържание, притежавано от ЕС, е лицензирано по Creative Commons Attribution 4.0 International (CC BY 4.0). Това означава, че като правило повторната употреба е позволена, при условие че са посочени първоначалните източници и всички извършени промени. Лицето, което използва информацията на ЕСП повторно, следва да не изменя първоначалния смисъл или послание на документите. ЕСП не носи отговорност за последствия, възникнали в резултат на повторната употреба.

Необходимо е да се получи допълнително разрешение в случаите, когато дадено съдържание изобразява разпознаваеми частни лица, например на снимки на персонала на ЕСП, или когато е включено съдържание на трети страни.

В случаите, когато е получено такова разрешение, то отменя и заменя горепосоченото общо разрешение и ясно посочва всички ограничения при използването.

За използването или възпроизвеждането на съдържание, което не е собственост на ЕС, може да е необходимо да се потърси разрешение директно от носителите на авторските права.

Софтуер или документи, обхванати от правата на индустриална собственост, като патенти, търговски марки, регистрирани дизайни, лого и наименования, са изключени от политиката на ЕСП за повторно използване.

Уебсайтовете на всички институции на Европейския съюз, включени в домейна europa.eu, съдържат препратки към сайтове на трети страни. Тъй като ЕСП не контролира съдържанието им, моля, запознайте се с тяхната политика за поверителност на данните и с политиката за авторските права.

Използване на логото на ЕСП

Логото на ЕСП не може да бъде използвано без предварително разрешение.

ЗА КОНТАКТ С ПРЕДСТАВИТЕЛИ НА ЕС

Лично
В целия Европейския съюз съществуват стотици информационни центрове „Europe Direct“. Адресът на най-близкия до Вас център ще намерите на уебсайта https://europa.eu/european-union/contact_bg

По телефона или по електронна поща
Europe Direct е служба, която отговаря на въпроси за Европейския съюз. Можете да се свържете с тази служба:

• чрез безплатния телефонен номер 00 800 6 7 8 9 10 11 (някои оператори може да таксуват обаждането),
• или стационарен телефонен номер +32 22999696, или
• по електронна поща чрез формуляра на разположение на адрес https://europa.eu/european-union/contact_bg.

ЗА ДА НАМЕРИТЕ ИНФОРМАЦИЯ ЗА ЕС

Онлайн
Информация за Европейския съюз на всички официални езици на ЕС е на разположение на уебсайта Europa на адрес https://europa.eu/european-union/index_bg.

Публикации на ЕС
Можете да изтеглите или да поръчате безплатни и платени публикации на адрес https://op.europa.eu/bg/publications. Редица безплатни публикации може да бъдат получени от службата Europe Direct или от Вашия местен информационен център (вж. https://europa.eu/european-union/contact_bg).

Право на ЕС и документи по темата
За достъп до правна информация от ЕС, включително цялото право на ЕС от 1951 г. насам на всички официални езици, посетете уебсайта EUR-Lex на адрес https://eur-lex.europa.eu.

Свободно достъпни данни от ЕС
Порталът на ЕС за свободно достъпни данни (https://data.europa.eu/bg) предоставя достъп до набори от данни от ЕС. Данните могат да бъдат изтеглени и използвани повторно безплатно, както за търговски, така и за нетърговски цели.