Sintesi dell’audit sulle agenzie dell’UE per il 2021

Sintesi

I La Corte dei conti europea (in appresso: “la Corte”) è il revisore esterno delle finanze dell’UE¹. In questa veste, la Corte funge da custode indipendente degli interessi finanziari dei cittadini dell’UE, contribuendo a migliorare la gestione finanziaria della stessa².

II Il presente documento espone le risultanze dell’audit annuale espletato dalla Corte sulle agenzie e gli altri organismi dell’UE (collettivamente chiamati “le agenzie”) in merito all’esercizio finanziario 2021, nonché altre risultanze di audit concernenti le agenzie, comprese le attività su un tema orizzontale relativo al rischio di conflitti di interesse che la Corte ha svolto nel corso dello stesso esercizio.

III Complessivamente, l’audit della Corte sulle agenzie per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2021 ha prodotto risultanze positive, in linea con quanto indicato negli anni passati. Attraverso le dichiarazioni di affidabilità rilasciate per ciascuna agenzia la Corte ha espresso:

giudizi di audit senza rilievi (“positivi”) sull’affidabilità dei conti di tutte le agenzie;
giudizi di audit senza rilievi (“positivi”) sulla legittimità e regolarità delle entrate alla base dei conti di tutte le agenzie;
giudizi di audit senza rilievi (“positivi”) sulla legittimità e regolarità dei pagamenti alla base dei conti per tutte le agenzie tranne l’eu-LISA, agenzia per la quale è stato espresso un giudizio con rilievi.

IV Tuttavia, per gran parte delle agenzie, nei paragrafi d’enfasi e nei paragrafi intitolati “Altre questioni”, nonché nelle osservazioni che non mettono in discussione il rispettivo giudizio di audit la Corte ha attirato l’attenzione sugli ambiti in cui sono necessari miglioramenti. In totale, la Corte ha formulato 77 osservazioni concernenti 33 agenzie per indicare ambiti dove sono necessari ulteriori miglioramenti, quali gli appalti pubblici, la gestione del bilancio, le assunzioni e i sistemi di gestione e controllo.

V Sono state inoltre proposte le seguenti azioni da intraprendere per realizzare tali miglioramenti.

Le agenzie interessate dovrebbero migliorare ulteriormente le rispettive procedure d’appalto, assicurando il pieno rispetto delle norme applicabili, al fine di garantire il conseguimento del miglior rapporto qualità/prezzo possibile. In particolare, nel dare esecuzione a contratti quadro, le agenzie dovrebbero solo avvalersi di contratti specifici per l’acquisto di beni o servizi nell’ambito dei contratti quadro ad essi associati.
Per ovviare al livello eccessivo di riporti, le agenzie coinvolte dovrebbero migliorare ulteriormente la propria pianificazione di bilancio e i propri cicli di attuazione.
La rete delle agenzie dell’UE dovrebbe contattare la Commissione e i legislatori per proporre una modifica del quadro normativo che definisca un insieme minimo di norme comuni applicabili a tutti i membri dei consigli delle agenzie dell’UE in relazione ai conflitti di interesse e alle “porte girevoli”.
Le agenzie dovrebbero rafforzare le procedure ed i controlli interni riguardanti potenziali situazioni di “porte girevoli”, onde garantire il pieno rispetto delle norme applicabili.
Le agenzie dovrebbero introdurre norme interne sui conflitti di interesse in generale, e sulle situazioni di “porte girevoli” in particolare, riguardanti i membri dei rispettivi consigli.
Le agenzie dovrebbero monitorare attivamente le attività professionali svolte da membri del personale di inquadramento superiore (nonché del personale che ha lasciato l’agenzia negli ultimi due anni) al fine di individuare situazioni di “porte girevoli” non dichiarate e garantire il rispetto delle limitazioni precedentemente imposte.

Cosa è stato controllato

01 Le agenzie dell’UE sono entità giuridiche distinte istituite tramite un atto di diritto derivato allo scopo di svolgere specifici compiti tecnici, scientifici o gestionali che aiutino le istituzioni dell’UE a elaborare e attuare le politiche. Le agenzie hanno sede nei diversi Stati membri e hanno una significativa influenza su settori di importanza vitale per la vita quotidiana dei cittadini europei, quali salute, prevenzione, sicurezza, libertà e giustizia.

02 Vi sono tre tipi di agenzie dell’UE: agenzie decentrate, agenzie esecutive della Commissione e altri organismi. Di seguito sono descritte le differenze fra questi tre tipi.

03 Il numero di agenzie è aumentato nel corso degli anni e, Come illustrato nella figura 1, la relazione sul 2021 prende in esame 44 agenzie, tre in più rispetto alla relazione sul 2020. Le tre nuove agenzie sono:

l’Autorità europea del lavoro (ELA), che ha iniziato le proprie attività il 17 ottobre 2019 ed è diventata finanziariamente autonoma a decorrere dal 26 maggio 2021;
la Procura europea (EPPO), che ha iniziato le proprie attività il 1° giugno 2021 ed è diventata finanziariamente autonoma a decorrere dal 24 giugno 2021;
l’Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale (HADEA), istituita il 16 febbraio 2021.

Figura 1 – Cronistoria dell’evoluzione delle agenzie

04 Tutte le agenzie esecutive hanno sede a Bruxelles. Le agenzie decentrate e gli altri organismi hanno sede in varie città degli Stati membri dell’UE, come riporta la figura 2. La loro sede viene decisa dal Consiglio o congiuntamente dal Consiglio e dal Parlamento europeo.

Figura 2 – Sedi delle agenzie negli Stati membri

Le agenzie decentrate rispondono a specifiche esigenze strategiche

05 Le 33 agenzie decentrate³ svolgono un ruolo importante nella preparazione e nell’attuazione delle politiche dell’UE, espletando in particolare compiti tecnici, scientifici, operativi o di regolazione. Servono a rispondere a esigenze strategiche specifiche e a rafforzare la cooperazione europea mettendo in comune le competenze tecniche e specialistiche dell’UE e delle amministrazioni nazionali. Sono istituite per un periodo di tempo indefinito mediante regolamento del Consiglio o del Parlamento europeo e del Consiglio.

Le agenzie esecutive della Commissione europea attuano programmi dell’UE

06 Le sette agenzie esecutive della Commissione⁴ svolgono compiti esecutivi e operativi relativi a programmi UE, come sostenere le parti interessate nella realizzazione del Green Deal europeo (CINEA) e gestire alcuni progetti di Orizzonte Europa (REA). Il loro funzionamento è previsto per una durata determinata (attualmente, fino al 31 dicembre 2028).

Gli altri organismi hanno mandati specifici

07 Gli altri quattro organismi sono EIT, EPPO, ESA e SRB. L’EIT è un organismo dell’UE indipendente e decentrato, che mette in comune risorse scientifiche, imprenditoriali ed educative per rafforzare la capacità d’innovazione dell’UE offrendo sovvenzioni. L’EPPO è un organismo indipendente dell’UE che conduce indagini e persegue i reati a danno del bilancio dell’UE. L’ESA ha il compito di assicurare un regolare ed equo approvvigionamento di combustibili nucleari agli utilizzatori dell’UE, conformemente al trattato Euratom. L’SRB è la più importante autorità del meccanismo di risoluzione unico nell’unione bancaria europea. La sua missione è garantire la risoluzione ordinata delle banche in stato di dissesto o a rischio di dissesto con il minore impatto possibile sull’economia reale e sulle finanze pubbliche degli Stati membri dell’UE. Oltre alla propria relazione, la Corte produce ogni anno una relazione sulle passività potenziali dell’SRB⁵.

Le agenzie sono finanziate da varie fonti e nell’ambito di diverse rubriche del QFP

08 Nel 2021 il bilancio complessivo di tutte le agenzie, escluso l’SRB, è stato pari a 4,1 miliardi di euro (2020: 3,7 miliardi di euro), ossia il 2,5 % del bilancio generale dell’UE per tale esercizio (2020: 2,3 %), come illustrato nella figura 3.

09 La dotazione finanziaria dell’SRB per il 2021 è ammontata a 9,7 miliardi di euro (2020: 8,1 miliardi di euro). Essa è costituita dai contributi forniti dalle banche per istituire il Fondo di risoluzione unico (9,6 miliardi di euro) e finanziare la spesa amministrativa dell’SRB (119 milioni di euro).

10 I bilanci delle agenzie decentrate e degli altri organismi coprono le spese operative, amministrative e per il personale. Le agenzie esecutive attuano programmi finanziati dal bilancio della Commissione. La loro dotazione, ammontata nel 2021 a 326 milioni di euro (2020: 273 milioni di euro), copre unicamente le spese amministrative e per il personale. L’importo speso (stanziamenti di pagamento) dalle agenzie esecutive nel 2021 per l’attuazione di programmi per conto della Commissione è ammontato a 13,1 miliardi di euro (2020: 14,9 miliardi di euro).

Figura 3 – Le fonti di finanziamento delle agenzie per il 2021

11 Per la maggior parte, le agenzie (incluse tutte le agenzie esecutive) sono quasi interamente finanziate dal bilancio generale dell’UE. Le altre sono finanziate, in tutto o in parte, mediante diritti e oneri versati dalle industrie, nonché con contributi diretti dei paesi che partecipano alle loro attività. La figura 4 mostra la scomposizione delle dotazioni di bilancio delle agenzie per fonte di entrate.

Figura 4 – Dotazioni di bilancio delle agenzie per il 2021, per fonte di entrate

Nota: non sono comprese altre entrate varie o riserve di bilancio.

Fonte: conti annuali definitivi 2021 delle agenzie, elaborazione a cura della Corte.

12 La figura 5 riporta le dotazioni di bilancio delle agenzie per il 2021. Le dotazioni suddette sono scomposte per tipo di spesa (Titolo I: spese per il personale; Titolo II: spese amministrative; Titolo III: spese operative, con eventuali altri titoli usati) anziché per attività. Nel complesso, la dotazione delle agenzie per le spese per il personale e le spese amministrative rappresenta circa il 14 % degli stanziamenti di pagamento totali disponibili per la rubrica 7 del QFP (“Pubblica amministrazione europea”). Nel 2018 la percentuale è stata del 47 % per la Commissione, del 18 % per il Parlamento europeo, del 9 % per il SEAE e del 5 % per il Consiglio.

Figura 5 – Spese delle agenzie nel 2021 per ciascun titolo di bilancio

13 Nella figura 6 è indicato il numero di agenti presenti nell’organico delle agenzie a fine 2021. In totale, le agenzie contavano 14 431 agenti (2020: 12 881). Questo dato corrisponde al numero effettivo di posti occupati da funzionari permanenti, agenti temporanei e contrattuali, nonché esperti nazionali distaccati al 31 dicembre 2021. Considerando come base le tabelle dell’organico riportate nel bilancio generale dell’UE, circa il 17 % del personale dell’UE lavora per le agenzie, rispetto al 50 % per la Commissione, 14 % per il Parlamento europeo, 6 % per il Consiglio e 4 % per il SEAE.

Figura 6 – Numero di agenti in organico presso ciascuna agenzia a fine 2021

I dispositivi di bilancio e di discarico sono simili per tutte le agenzie, eccetto per EUIPO, UCVV e SRB

14 Il Parlamento europeo e il Consiglio sono responsabili delle procedure annuali di bilancio e di discarico per la maggior parte delle agenzie decentrate e degli altri organismi e per tutte le agenzie esecutive della Commissione. Il calendario della procedura di discarico è riportato nella figura 7.

Figura 7 – Procedura di discarico per la maggior parte delle agenzie

15 Tuttavia, due agenzie decentrate interamente autofinanziate (UCVV e EUIPO) sono soggette alle procedure di bilancio e di discarico espletate, rispettivamente, dal consiglio di amministrazione e dal comitato del bilancio, anziché dal Parlamento europeo o dal Consiglio⁶. Analogamente, la procedura di bilancio e di discarico annuale dell’SRB è di responsabilità esclusiva del Comitato stesso.

La rete delle agenzie dell’UE facilita la cooperazione tra le agenzie e la comunicazione con i portatori di interessi

16 La rete delle agenzie dell’UE (EUAN) è stata da queste istituita come piattaforma di cooperazione al fine di accrescere la loro visibilità, di individuare possibili incrementi di efficienza, nonché di promuovere azioni dotate di chiaro valore aggiunto UE. Riconosce la necessità di una comunicazione più coordinata tra agenzie, portatori di interessi coinvolti e il pubblico su problematiche di comune interesse, fornendo inoltre un punto d’accesso centrale per raccogliere e diffondere informazioni fra tutte le agenzie. Nel 2015 l’EUAN ha approvato la propria prima strategia pluriennale, includendo priorità attuate in programmi di lavoro annuali che ne specificano le attività e gli obiettivi. Nel 2020, l’EUAN ha approvato la propria seconda strategia pluriennale (2021‑2027)⁷, inserendo la nuova direzione politica e strategica della Commissione intorno a due pilastri strategici:

l’EUAN come modello di riferimento per l’eccellenza amministrativa;
l’EUAN come partner istituzionale consolidato.

17 L’EUAN è presieduta ogni anno da un’agenzia diversa, a rotazione; le riunioni plenarie, coordinate dall’Ufficio di supporto congiunto, avvengono due volte all’anno. La Corte collabora con l’EUAN condividendo le buone pratiche e fornendo informazioni sui processi e sulle risultanze di audit.

18 L’attività dell’EUAN ed entrambe le strategie pluriennali sono imperniate sul principio della condivisione dei servizi, delle conoscenze e delle competenze. Alcuni esempi di cooperazione includono la condivisione dei servizi nei settori di ripristino in caso di disastro, contabilità, appalti congiunti, questioni relative alla pandemia di COVID-19 e protezione dei dati.

L’audit espletato dalla Corte

Mandato della Corte

19 Come disposto dall’articolo 287 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea l’audit della Corte ha riguardato:

i conti di tutte le 44 agenzie, che comprendono i rendiconti finanziari (ossia lo stato patrimoniale, il conto del risultato economico, il prospetto dei flussi di cassa, il prospetto delle variazioni delle attività nette, un riepilogo delle politiche contabili significative e altre note esplicative) e le relazioni sull’esecuzione del bilancio (che aggregano tutte le operazioni di bilancio e le note esplicative) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2021, e
la legittimità e regolarità delle operazioni alla base di tali conti.

20 Sulla base delle risultanze di audit, per ogni agenzia la Corte presenta al Parlamento europeo e al Consiglio, o alle altre autorità di discarico, una dichiarazione concernente l’affidabilità dei conti di ciascuna agenzia e la legittimità e regolarità delle operazioni sottostanti. Ove opportuno, la Corte integra le dichiarazioni di affidabilità con importanti osservazioni di audit.

La Corte notifica agli organismi UE competenti, OLAF ed EPPO, i presunti casi di frode

21 La Corte collabora con l’Ufficio europeo per la lotta antifrode (OLAF) per quanto riguarda presunti casi di frode e altre attività illegali che ledono gli interessi finanziari dell’UE, nonché con l’EPPO per questioni riguardanti presunti reati contro gli interessi finanziari dell’UE. Benché gli audit della Corte non siano specificamente finalizzati all’individuazione di casi di frode, la Corte notifica all’OLAF e all’EPPO eventuali sospetti emersi nel corso del proprio lavoro di audit.

Continua la digitalizzazione delle procedure di audit alla Corte dei conti europea

22 Come indicato in precedenti relazioni⁸, la Corte ha usato l’audit annuale delle agenzie dell’UE quale opportunità per testare il potenziale delle procedure di audit automatizzate. L’audit delle agenzie dell’UE comprende circa 200 procedure di audit riguardanti settori quali pagamenti, retribuzioni, appalti, bilancio, assunzioni e conti annuali. Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte ha esteso l’uso delle procedure riguardanti le retribuzioni e l’estrazione dei dati a tutte le agenzie. I test sulla legittimità e regolarità degli impegni e dei pagamenti nonché sull’affidabilità dei conti annuali hanno riguardato ancora solo le agenzie esecutive dell’UE, in quanto queste ultime condividono un ambiente informatico sufficientemente simile.

23 La Corte intende esplorare le possibilità di estendere l’uso delle tecniche di audit digitale ad altri ambiti e a tutte le agenzie. Tuttavia, tale intento si scontra con gravi ostacoli poiché, come mostra la figura 8, permangono lacune nell’uso di strumenti informatici standardizzati, in particolare per quanto riguarda le agenzie decentrate. Inoltre, anche se alcune agenzie dispongono degli stessi sistemi informatici, gli auditor della Corte hanno rilevato discrepanze nelle modalità con cui utilizzano alcune funzionalità di tali sistemi. Questa scarsa uniformità è un altro fattore che impedisce di estendere l’utilizzo delle procedure di audit digitale. Per l’esercizio finanziario 2022, la Corte ha lanciato un progetto pilota per digitalizzare alcuni aspetti degli audit degli appalti delle agenzie dell’UE.

Figura 8 – Permangono carenze nell’utilizzo di strumenti informatici standardizzati, in particolare presso le agenzie decentrate

Giudizi di audit della Corte

Le risultanze degli audit annuali delle agenzie relativi all’esercizio finanziario 2021 sono positive

24 Complessivamente, l’audit della Corte sui conti annuali delle agenzie per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2021 ha prodotto risultanze positive (cfr. figura 9). Tuttavia, la Corte ha formulato osservazioni su irregolarità e debolezze che inficiano l’affidabilità dei conti e dei pagamenti alla base dei conti, in particolare in relazione agli appalti.

Figura 9 – Giudizi di audit annuali sui conti, sulle entrate e sui pagamenti delle agenzie nel periodo 2019‑2021

Giudizi “positivi” sull’affidabilità dei conti di tutte le agenzie

25 Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte formula giudizi di audit senza rilievi (“positivi”) sui conti di tutte le 44 agenzie (cfr. figura 9).

I paragrafi d’enfasi sono importanti per comprendere i conti di EMA, Frontex, SRB e EIGE

Cosa sono i “paragrafi d’enfasi”?

I paragrafi d’enfasi attirano l’attenzione del lettore su importanti questioni presentate o illustrate nei conti che sono fondamentali ai fini della comprensione dei conti o delle entrate o dei pagamenti sottostanti.

26 Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte ha usato paragrafi d’enfasi nelle relazioni concernenti quattro agenzie: EMA, Frontex, SRB e EIGE.

27 I conti dell’EMA includono informazioni significative riguardanti il contratto di locazione della precedente sede dell’agenzia a Londra. Questo contratto è in vigore fino al 2039 e non prevede una clausola risolutiva, ma i locali possono essere sublocati o ceduti, previo consenso del proprietario. Nel luglio 2019 l’EMA ha raggiunto un accordo con il proprietario e, a decorrere dallo stesso mese, ha sublocato i locali della precedente sede a un sublocatario, a condizioni conformi ai termini del contratto di locazione principale. Il contratto di sublocazione ha una scadenza corrispondente a quella del contratto di locazione dell’EMA, cioè giugno 2039. Poiché l’EMA rimane parte contraente del contratto di locazione principale, potrebbe essere chiamata a rispondere dell’intero importo ancora dovuto a titolo degli obblighi di detto contratto in caso di inadempienza del sublocatario. Al 31 dicembre 2021, i canoni di locazione ancora dovuti, gli oneri di servizio associati e i premi di assicurazione locativa a carico dell’EMA fino alla scadenza del contratto di locazione sono stati stimati in un totale di 383 milioni di euro.

28 Frontex è finanziata dal bilancio dell’UE e dai contributi dei paesi non-UE dello spazio Schengen. I conti di Frontex riportano una nota indicante che i contributi dei paesi non-UE dello spazio Schengen non sono stati correttamente calcolati. Di conseguenza, i paesi non-UE dello spazio Schengen hanno pagato 2,6 milioni di euro in meno rispetto al dovuto, un importo che è stato compensato dal bilancio dell’UE. Tuttavia, dato che vi è stata una eccedenza di bilancio nel 2021, ciò non ha avuto alcun impatto sul reddito di esercizio del conto del risultato economico per l’esercizio 2021.

29 L’SRB ha in corso un contenzioso connesso alla riscossione di contributi dal Fondo di risoluzione unico, e un altro legato ai compiti che svolge nel suo ruolo di autorità di risoluzione. I conti dell’SRB includono una nota che descrive ricorsi amministrativi e procedimenti giudiziari relativi ai contributi ex ante tra alcuni enti creditizi e le autorità nazionali di risoluzione e l’SRB, nonché le altre azioni legali intentate contro l’SRB dinanzi al Tribunale e alla Corte di giustizia dell’UE. Il loro possibile impatto sui rendiconti finanziari dell’SRB (in particolare sulle passività potenziali, gli accantonamenti e le passività) per l’esercizio chiuso al 31 dicembre 2021 è oggetto di uno specifico audit annuale, come disposto dall’articolo 92, paragrafo 4, del regolamento SRM.

30 L’EIGE ha riportato nei conti una passività potenziale che sarà sostenuta qualora la suprema Corte lituana adotti una decisione sfavorevole in una causa in corso riguardante lavoratori interinali impiegati presso l’EIGE. La potenziale incidenza finanziaria è stimata a 22 000 euro.

L’impatto della guerra di aggressione russa contro l’Ucraina

31 La Corte ha attirato l’attenzione sulle informazioni comunicate da tre agenzie (EASO, EUSPA e SRB) circa l’impatto sulle rispettive attività della guerra di aggressione russa contro l’Ucraina. Di fronte ad un incremento della domanda di assistenza da parte di Stati membri che accoglievano rifugiati ucraini, l’EASO ha richiesto ulteriori risorse umane e finanziarie. Le attività dell’EUSPA hanno risentito dell’interruzione dei lanci dei satelliti Galileo con i razzi russi Soyuz. L’SRB ritiene che la guerra abbia aumentato i rischi per la stabilità finanziaria, in particolare i rischi di credito in relazione alle esposizioni delle banche nei confronti delle controparti in Russia, Bielorussia e Ucraina, con i prestiti alle imprese nazionali più esposti agli effetti che la guerra provoca.

Giudizi “positivi” sulla legittimità e regolarità delle entrate alla base dei conti di tutte le agenzie

32 Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte formula giudizi di audit senza rilievi (“positivi”) sulla legittimità e regolarità delle entrate alla base dei conti di tutte le agenzie (cfr. figura 9).

Il paragrafo d’enfasi aiuta a comprendere le entrate dell’SRB

33 Un paragrafo d’enfasi è stato inserito anche nella relazione concernente l’SRB, perché una parte delle entrate dell’SRB relative ai contributi ex ante all’SRF è oggetto di contenzioso. Si tratta di un elemento pertinente ai fini del giudizio della Corte sulle entrate dell’SRB, in quanto, in funzione dell’esito del procedimento giudiziario, l’SRB potrebbe essere tenuta a ricalcolare gli importi dei contributi di alcune banche.

Il paragrafo “Altre questioni” si sofferma su una questione di importanza specifica relativa alle entrate dell’SRB

Cosa sono i paragrafi “Altre questioni”?

I paragrafi “Altre questioni” attirano l’attenzione del lettore su questioni diverse da quelle presentate o comunicate nei conti annuali, che sono comunque fondamentali ai fini della comprensione dei conti o delle entrate o dei pagamenti sottostanti.

34 Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte ha usato un paragrafi “Altre questioni” solo per l’SRB. Il regolamento SRM non statuisce un quadro di controllo esauriente e coerente che garantisca l’affidabilità delle informazioni che le banche forniscono all’SRB per il calcolo dei contributi ex ante all’SRF. Tuttavia, l’SRB svolge controlli di coerenza ed analitici su dette informazioni, nonché controlli ex post a livello delle banche. Per di più, l’SRB non può comunicare dettagli riguardanti i calcoli dei contributi per ciascuna banca effettuati in base alla correzione del rischio, poiché tali dettagli sono interconnessi e includono informazioni riservate su altre banche. Ciò potrebbe inficiare la trasparenza di tali calcoli. La Corte ha osservato che, per il calcolo dei contributi per il 2021 e 2022, l’SRB ha migliorato la trasparenza nei confronti delle banche organizzando una fase di consultazione durante la quale l’SRB ha comunicato dati che hanno consentito alle banche di simulare il calcolo dei contributi ex ante per il 2021 e il 2022.

Giudizi “positivi” sulla legittimità e regolarità dei pagamenti alla base dei conti delle agenzie, tranne che per l’eu-LISA

35 Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte ha formulato giudizi di audit senza rilievi (“positivi”) sulla legittimità e regolarità dei pagamenti sottostanti i conti annuali per 43 delle 44 agenzie (cfr. figura 9).

36 Per l’eu-LISA, la Corte ha espresso un giudizio con rilievi. Dei 28 pagamenti esaminati dagli auditor della Corte, sei erano stati effettuati in violazione delle norme applicabili (cfr. riquadro 1). Tre di questi pagamenti si riferivano ad un contratto specifico che attuava un contratto quadro senza definire i dettagli dei servizi richiesti (quantità e date di erogazione) e che, pertanto, non dava luogo ad un chiaro impegno giuridico. La Corte ha inoltre individuato altri pagamenti, non inclusi nel campione esaminato inizialmente, connessi al medesimo contratto e inficiati dallo stesso tipo di violazione. Gli altri tre pagamenti illegittimi/irregolari non inclusi nel campione iniziale erano connessi a tre diversi contratti specifici, che fondamentalmente si discostavano dai contratti quadro corrispondenti. L’importo totale della spesa illegittima/irregolare è pari a 18,11 milioni di euro, ossia il 6,2 % di tutti gli stanziamenti di pagamento disponibili per il 2021.

Riquadro 1

Problemi nella pianificazione di bilancio e nelle procedure di appalto dell’eu-LISA

Per l’esercizio finanziario 2019, la Corte ha riferito in merito ai rischi associati alla pratica di assegnare all’eu-LISA risorse prima dell’adozione della normativa recante i requisiti dei sistemi informatici da sviluppare. La Corte ha constatato che tali rischi si sono concretizzati: la conseguente ristrettezza dei tempi con cui l’eu-LISA ha dovuto impegnare e spendere i fondi prima della loro scadenza ha contribuito a casi di inadempienza nelle procedure di appalto e nell’esecuzione dei contratti. Tali casi includevano l’assenza di informazioni, in un contratto specifico, circa la quantità e le date di erogazione dei servizi acquisiti nonché modifiche dell’ambito di applicazione, della durata e del valore del contratto che andavano al di là della flessibilità concessa dal regolamento finanziario. Di conseguenza, la Corte ha espresso un giudizio con rilievi sulla legittimità e regolarità dei pagamenti dell’eu-LISA per l’esercizio 2021. L’anno scorso, la Corte aveva formulato il medesimo tipo di giudizio sulla legittimità e regolarità dei pagamenti dell’eu-LISA per l’esercizio 2020 in merito a simili casi di inadempienza nell’esecuzione dei contratti.

Azione da intraprendere n. 1

L’eu-LISA dovrebbe migliorare le proprie procedure di appalto e gestione dei contratti, in particolare per quanto concerne la definizione dei beni e servizi acquisiti mediante contratti specifici e limitare le modifiche all’ambito di applicazione, alla durata e al valore dei contratti alla flessibilità concessa dal regolamento finanziario.

L’eu-LISA dovrebbe inoltre contattare la Commissione per proporre modifiche della pianificazione pluriennale di bilancio in modo da ricevere fondi per lo sviluppo dei sistemi solo quando la normativa recante i relativi requisiti (compresi i regolamenti delegati o di esecuzione) sia stata adottata, e la portata dei progetti possa essere definita in sufficiente dettaglio.

Il paragrafo d’enfasi aiuta a comprendere i pagamenti di Frontex

37 I conti di Frontex includono una nota relativa ai pagamenti per 18 milioni di euro effettuati nel 2021, in esecuzione di un impegno di bilancio del 2020 riportato al 2021 senza che Frontex avesse assunto un impegno giuridico entro la fine del 2020, come invece disposto dal regolamento finanziario. La Corte ha segnalato questo problema nella relazione annuale specifica per l’esercizio 2020⁹. I pagamenti totali nel 2021 sono ammontati a 18 375 458 euro. Frontex ha posto rimedio a tale inadempienza mediante successivi impegni giuridici per l’intero 2021.

Paragrafi “Altre questioni” su questioni di importanza specifica per i pagamenti dell’HADEA

38 La Corte richiama l’attenzione sul fatto che la decisione di esecuzione (UE) 2021/173¹⁰ della Commissione ha conferito al direttore generale della DG SANTE l’autorità di agire in qualità di direttore ad interim dell’HADEA fino a quando quest’ultima non avesse acquisito la capacità operativa per l’esecuzione del proprio bilancio. Il 19 febbraio 2021, il direttore generale della DG SANTE ha delegato tale autorità ad un altro funzionario della DG SANTE, nominandolo direttore ad interim dell’HADEA. L’articolo 26 del regolamento finanziario dell’HADEA consente di delegare poteri di bilancio. Tuttavia, non può essere interpretato nel senso di consentire la delega dell’intera autorità del direttore ad interim, in quanto ciò contravverrebbe alla decisione di esecuzione (UE) 2021/173 della Commissione.

Le osservazioni della Corte indicano gli ambiti dove introdurre miglioramenti

39 In totale, la Corte ha formulato 77 osservazioni concernenti 33 agenzie indicando ambiti dove sono necessari ulteriori miglioramenti. Tra queste ci sono le due osservazioni che sono servite da base per il giudizio con rilievi espresso nei confronti dell’eu-LISA, nonché l’osservazione a cui si fa riferimento nel paragrafo “Altre questioni” relativo all’HADEA. A titolo di confronto, per l’esercizio finanziario 2020 la Corte aveva formulato 60 osservazioni. La maggior parte delle osservazioni riguarda carenze nelle procedure di appalto pubblico, nei sistemi di gestione e di controllo e nella gestione del bilancio. Le debolezze nelle procedure di appalto pubblico restano la più importante fonte di pagamenti irregolari.

40 Le figure 10 e 11 mostrano il numero e i diversi tipi di osservazioni formulate per le 33 agenzie in tutta la relazione.

Figura 10 – Numero di osservazioni relative a ciascuna agenzia

Figura 11 – Numero di osservazioni per tipo di debolezze frequenti

Le debolezze nelle procedure di appalto pubblico sono in aumento e restano la maggiore fonte di pagamenti irregolari

41 L’obiettivo della normativa sugli appalti pubblici è garantire la leale concorrenza tra offerenti e acquisire beni e servizi al miglior prezzo, rispettando i princìpi di trasparenza, proporzionalità, pari trattamento e non discriminazione. La Corte ha eseguito audit sugli appalti in tutte le 44 agenzie. Per 22 agenzie (ACER, Ufficio BEREC, CdT, CEPOL, UCVV, EASO, ABE, AEA, EIGE, EIOPA, Eismea, ELA, EMA, EMSA, ENISA, ESMA, EUIPO, eu-LISA, EU-OSHA, Eurofound, Eurojust e Frontex), la Corte ha riscontrato contratti che presentavano diversi tipi di carenze in materia di appalti pubblici, compresi pagamenti eseguiti nell’esercizio finanziario 2021 in relazione a contratti aggiudicati in esito a procedure d’appalto irregolari segnalate per esercizi precedenti. Il riquadro 2 presenta esempi di irregolarità tipiche rilevate nell’esecuzione di contratti d’appalto.

Riquadro 2

Esempio di esecuzione irregolare di contratti

CEPOL disponeva di un contratto quadro, valido fino a marzo 2022, per i servizi di organizzazione di viaggi di lavoro. L’ambito di applicazione del contratto non includeva alcuni paesi al di fuori dell’UE. I servizi di organizzazione di viaggi per tali paesi erano coperti da altri contratti fino alla fine del 2020. Nell’estate del 2021, nonostante l’imprevedibilità della situazione relativa ai viaggi, si è prospettata la probabilità che CEPOL dovesse organizzare attività che prevedevano la presenza del proprio personale in paesi non-UE. Dopo aver valutato la situazione e le varie opzioni disponibili, CEPOL ha scelto di utilizzare il contratto quadro esistente per coprire gli eventi relativi a tali paesi, sebbene tali eventi non rientrassero nell’ambito di applicazione di detto contratto. Così facendo, non ha rispettato il regolamento finanziario. CEPOL ha annotato tale decisione nel proprio registro delle eccezioni. I pagamenti associati, pari a 76 590 euro nel 2021, sono irregolari.

42 La Corte rileva un aumento del numero di osservazioni relative agli appalti sollevate in relazione agli ultimi tre esercizi finanziari (da 20 nel 2019 e 18 nel 2020 si è arrivati a 34 nel 2021), nonché del numero di agenzie coinvolte (da 11 nel 2019 e 14 nel 2020 a 22 nel 2021). Come mostra la figura 12, dall’esercizio finanziario 2019 la Corte ha formulato ogni anno nuove osservazioni relative agli appalti per due agenzie (CEPOL ed EMA).

Figura 12 – Le osservazioni della Corte in relazione a debolezze ed irregolarità negli appalti pubblici sono diventate più frequenti negli ultimi tre esercizi

Azione da intraprendere n. 2

Gli errori concernenti gli appalti pubblici continuano ad essere il tipo di errori più frequentemente rilevato dagli audit della Corte sulle agenzie. Le agenzie interessate dovrebbero migliorare ulteriormente le rispettive procedure d’appalto, assicurando il pieno rispetto delle norme applicabili, al fine di garantire il conseguimento del miglior rapporto qualità/prezzo possibile.

In particolare, nel dare esecuzione a contratti quadro, le agenzie dovrebbero solo avvalersi di contratti specifici per l’acquisto di beni o servizi nell’ambito dei contratti quadro ad essi associati. Le agenzie dovrebbero inoltre fare in modo che vengano rispettate le condizioni previste dal regolamento finanziario per la modifica di contratti esistenti.

Debolezze nei sistemi di gestione e di controllo

43 Per 16 agenzie (ACER, Cedefop, CEPOL, AESA, ABE, EIOPA, Eismea, EIT, ELA, ENISA, EPPO, ESMA, Europol, EUSPA, Frontex e HADEA) la Corte ha segnalato debolezze nei sistemi di gestione e di controllo diverse da quelle riguardanti gli appalti o le assunzioni. Per tali 16 agenzie, le osservazioni della Corte riguardano potenziali casi di conflitti di interesse, l’assenza di controlli ex ante/ex post, la gestione inadeguata degli impegni di bilancio e degli impegni giuridici e la mancata segnalazione dei problemi nel registro delle eccezioni.

44 La figura 11 mostra i tipi più comuni di debolezze individuate dalla Corte nei controlli interni. Il riquadro 3 fornisce esempi di tali debolezze riguardanti il rischio di conflitti di interesse.

Riquadro 3

Problemi di governance e conflitto di interessi possono compromettere l’efficacia delle agenzie dell’UE

Le tre autorità europee di vigilanza (ABE, EIOPA e ESMA) hanno il compito di far sì che la vigilanza dei servizi finanziari sia caratterizzata da condizioni di parità. I regolamenti istitutivi includono diverse disposizioni volte a garantire che i membri dei rispettivi consigli delle autorità di vigilanza “agiscno in piena indipendenza e obiettività nell’interesse esclusivo dell’Unione nel suo insieme senza chiedere né ricevere istruzioni da parte di […] governi […] o da altri soggetti pubblici o privati”¹¹.

A norma del regolamento interno delle autorità europee di vigilanza, qualora un membro del consiglio delle autorità di vigilanza si trovi in una situazione di conflitto di interessi non può prendere parte alle discussioni di tale consiglio o votare sul tema in questione. Tuttavia, tale membro può partecipare alla riunione se nessuno solleva obiezioni (ABE e EIOPA) o salvo che la maggioranza dei membri non ne voti l’esclusione (ESMA). Ciò comporta un rischio per l’indipendenza dei consigli, almeno in apparenza.

Negli anni precedenti, la Corte aveva segnalato in diverse relazioni speciali i problemi di governance riscontrati presso le autorità europee di vigilanza e l’impatto negativo di tali problemi sul conseguimento dei rispettivi obiettivi.

Nella relazione speciale sulle prove di stress per le banche¹², la Corte aveva osservato che la struttura di governance dell’ABE è basata su un notevole coinvolgimento delle autorità nazionali, dato che il suo consiglio delle autorità di vigilanza è composto da rappresentanti nazionali la cui nomina non è soggetta ad alcuna approvazione da parte degli organismi dell’UE. Ciò può generare tensioni, in quanto è possibile che i membri del consiglio delle autorità di vigilanza possano agire per promuovere interessi puramente nazionali senza tenere in debita considerazione i più ampi interessi europei.

Nella relazione speciale sulla vigilanza nel settore assicurativo¹³, la Corte ha osservato che l’efficienza e l’efficacia dell’operato dell’EIOPA è spesso dipeso dalla qualità del contributo delle autorità nazionali e dalla loro volontà di collaborare. L’attuale struttura di governance dell’EIOPA conferisce alle autorità nazionali il potere di influenzare la misura in cui la loro attività verrà esaminata, nonché le conclusioni di tali esami. Il consiglio delle autorità di vigilanza approva tutti i principali documenti, inclusa la strategia di vigilanza dell’EIOPA, il che può compromettere l’indipendenza di quest’ultima e impedirle di conseguire i suoi obiettivi.

Nella relazione speciale sulla lotta al riciclaggio di denaro¹⁴, la Corte ha constatato che il personale dell’ABE ha effettuato indagini approfondite sulle potenziali violazioni del diritto dell’UE, ma la Corte ha trovato elementi probatori scritti di tentativi di esercitare pressioni sui membri del gruppo di esperti durante il periodo in cui quest’ultimo stava deliberando su una possibile raccomandazione. Alla fine, il consiglio delle autorità di vigilanza ha respinto il progetto di raccomandazione.

Nella relazione speciale della Corte sui fondi di investimento¹⁵, la Corte ha riscontrato che l’ESMA ha difficoltà a utilizzare i propri strumenti con efficacia. Una di queste difficoltà dipende dalla struttura di governance dell’ESMA e dal fatto che detta agenzia deve affidarsi alla buona volontà delle autorità nazionali e alla disponibilità del proprio consiglio delle autorità di vigilanza. La Corte ha constatato che sia le autorità che il consiglio hanno privilegiato strumenti di convergenza “non invasivi”, la cui efficacia è ancora da dimostrare e che spesso non hanno portato a una vigilanza omogenea e coerente. Ciò ha limitato l’efficacia dell’ESMA.

In tutti i casi, la Corte ha raccomandato alla Commissione considerare di proporre modifiche alla struttura di governance dell’ESMA che consentano a quest’ultima di esercitare i propri poteri con maggiore efficacia. Tuttavia, nel 2019, il legislatore non ha accettato la proposta di modifica della struttura di governance presentata dalla Commissione¹⁶.

Le debolezze rilevate nelle assunzioni riguardano frequentemente il processo di valutazione

45 Per nove agenzie (Ufficio BEREC, Cedefop, ABE, EIGE, EMA, EPPO, EUSPA, Frontex e SRB), la Corte ha rilevato debolezze relative a diversi aspetti delle procedure di assunzione, tra cui i processi di valutazione e gli avvisi di posto vacante. La figura 11 mostra i tipi più comuni di debolezze riguardanti le procedure di assunzione.

Le debolezze nella gestione di bilancio sono generalmente causa di elevati riporti o di pagamenti tardivi

46 Per 10 agenzie (ACER, Cedefop, EACEA, EPPO, ERCEA, EUIPO, eu-LISA, FRA, Frontex e HADEA) la Corte ha rilevato debolezze relative a diversi aspetti della gestione di bilancio, ad esempio eccessivi riporti di stanziamenti e alte percentuali di pagamenti tardivi. La figura 11 mostra i tipi più comuni di debolezze riguardanti la gestione del bilancio.

47 La figura 13 mostra il livello dei riporti, per titolo di bilancio, per ciascuna agenzia. Sebbene il regolamento finanziario dell’UE non stabilisca massimali per tali riporti e benché alcuni di essi siano imputabili alla natura pluriennale delle operazioni, un livello eccessivo di riporti può indicare ritardi nell’attuazione dei programmi di lavoro o degli appalti pianificati. In alternativa, potrebbero indicare un problema strutturale, una debole pianificazione di bilancio o la possibile violazione del principio di bilancio dell’annualità. La Corte segnala queste debolezze per quattro agenzie (ACER, EACEA, eu-LISA e FRA).

Figura 13 – Livello di riporti per ciascun titolo di bilancio

Azione da intraprendere n. 3

Per ovviare al livello eccessivo di riporti, le agenzie coinvolte dovrebbero migliorare ulteriormente la propria pianificazione di bilancio e i propri cicli di attuazione.

Debolezze e buone pratiche osservate nelle modalità con cui le agenzie hanno affrontato le potenziali situazioni di “porte girevoli”

48 Per l’esercizio finanziario 2021, la Corte ha svolto, oltre all’audit periodico dell’affidabilità dei conti delle agenzie e della legittimità e regolarità delle entrate e dei pagamenti, un’analisi delle modalità con cui le agenzie hanno gestito le potenziali situazioni di “porte girevoli”. Il riquadro 4 spiega cosa è il fenomeno delle “porte girevoli” e come è collegato al rischio di conflitti di interesse e di influenza sulle politiche.

Riquadro 4

Cosa sono le “porte girevoli” e perché sono così importanti?

L’organizzazione per la cooperazione e lo sviluppo economico (OCSE) fornisce una definizione del concetto di “porta girevole”: “I conflitti di interessi possono insorgere e comportare il rischio di influenza sulle politiche quando si verifica un movimento di personale da posti di lavoro del settore pubblico a posti di lavoro del settore privato. Quando le funzioni interessate riguardano settori chiusi o direttamente controllati dall’ex pubblico ufficiale, il cosiddetto fenomeno delle “porte girevoli” può essere visto come un modo per concedere un vantaggio indebito in termini di informazioni, relazioni o qualsiasi altro tipo di vantaggio guadagnato nel corso delle precedenti funzioni svolte in ambito pubblico. In alcuni casi, i pubblici ufficiali potrebbero essere tentati di presentarsi o essere percepiti come autori di decisioni prese non nell’interesse della collettività, ma nell’interesse di un precedente o futuro datore di lavoro.” (trad. a cura della Corte).¹⁷

Nel contesto dell’UE, il Mediatore europeo spiega che, quando un pubblico ufficiale si trasferisce nel settore privato, si dice spesso che è passato attraverso la “porta girevole”¹⁸. Tale passaggio può rappresentare un rischio per l’integrità delle istituzioni dell’UE, a causa delle preziose conoscenze che possono essere trasferite nel settore privato o perché gli ex pubblici ufficiali potrebbero esercitare attività di lobbying presso i loro precedenti colleghi oppure perché i pubblici ufficiali in servizio potrebbero essere influenzati dalla prospettiva di futuri incarichi.

Lo svolgimento di una attività retribuita mentre si lavora per una istituzione o un organismo dell’UE potrebbe presentare rischi simili a quelli che comporta l’inizio di una nuova attività lavorativa dopo aver lasciato il servizio pubblico dell’UE.

49 Le agenzie sono particolarmente soggette al rischio del fenomeno delle “porte girevoli” perché si avvalgono di personale temporaneo, con un conseguente alto tasso di avvicendamento, e perché hanno una struttura di governance che include consigli i cui membri esercitano mandati relativamente brevi. Per alcune agenzie, questo rischio è ulteriormente accentuato dai notevoli poteri di regolamentazione (ad esempio, ABE, EIOPA e ESMA) o collegamenti con l’industria (ad esempio, AESA, ECHA o EFSA). La Corte ha deciso di analizzare questo tema data la sua importanza non solo per l’adeguato funzionamento delle agenzie dell’UE, ma anche per la loro reputazione e, più in generale, per la reputazione dell’UE nel suo insieme.

50 La Corte ha esaminato casi relativi al periodo 2019‑2021 in cui personale di inquadramento superiore dell’agenzia (direttori esecutivi, direttori e agenti di grado AD14-16) ha accettato un nuovo impiego dopo aver lasciato l’agenzia o ha prestato una attività esterna retribuita mentre lavorava per l’agenzia. La Corte esaminato anche casi simili riguardanti membri attuali e passati dei consigli delle agenzie, casi che le agenzie avevano valutato solo sulla base delle rispettive norme interne. L’estensione dell’audit ha incluso 40 agenzie. Solo la Chafea, che è stata chiusa nel 2021, e le tre agenzie che sono diventate operative e autonome finanziariamente nel 2021 (ELA, EPPO e HADEA) non sono state prese in considerazione. Il riquadro 5 illustra le norme applicabili in materia.

Riquadro 5

Il quadro giuridico dell’UE applicabile alla gestione del fenomeno delle “porte girevoli”

Le norme applicabili alla gestione delle potenziali situazioni di “porte girevoli” e dei relativi rischi di conflitto di interessi sono contenute principalmente nello statuto del personale dell’UE¹⁹. Tali norme si applicano al personale che abbia cessato il servizio o sia attualmente in servizio presso le istituzioni e gli organismi dell’UE, incluse le agenzie. Le norme sono le seguenti.

I membri del personale che intendano esercitare un’attività professionale nei due anni successivi alla cessazione dal servizio sono tenuti a informarne la propria agenzia.
Prima di concedere o rifiutare agli ex agenti l’autorizzazione a esercitare una attività lavorativa esterna o ad accettare un nuovo lavoro, l’agenzia deve consultare una commissione paritetica.
Se l’agenzia ritiene che vi sia un rischio di conflitto di interessi, può vietare al membro del personale l’esercizio di tale attività, oppure concedere l’autorizzazione ma subordinandola ad alcune condizioni.
Ciascuna agenzia è tenuta inoltre vietare agli ex agenti di inquadramento superiore di svolgere attività di lobbying o di consulenza presso il personale della loro ex istituzione di appartenenza nei 12 mesi successivi alla cessazione dal servizio.
Ciascuna agenzia è tenuta a pubblicare un elenco annuale dei casi esaminati in relazione al rischio da attività di lobbying e di consulenza.

Tuttavia, queste norme non si applicano ai membri dei consigli delle agenzie, in quanto questi ultimi non sono considerati parte del personale delle agenzie. Nondimeno, nove agenzie hanno norme interne che disciplinano questa fattispecie.

L’attuale quadro normativo non contiene obblighi chiari in materia di conformità e monitoraggio

51 Come menzionato nel riquadro 5, lo Statuto del personale dell’UE (e le relative norme relative al fenomeno delle “porte girevoli” o a più in generale ai conflitti d’interesse) per definizione non si applica ai membri dei consigli delle agenzie, che non fanno parte del personale delle agenzie. Non riguarda neppure i membri dei comitati scientifici, dei gruppi di esperti e di altri organismi simili. Esiste quindi un vuoto giuridico, in quanto manca una base giuridica comune che definisca il livello minimo dei requisiti per queste categorie di persone che lavorano per le agenzie dell’UE, in relazione al rischio di conflitti di interesse e di fenomeni di “porte girevoli”. Il compito di definire le norme applicabili è lasciato a ciascuna singola agenzia.

52 Il quadro giuridico dell’UE per la gestione dei rischi legati al fenomeno delle “porte girevoli” stabilisce obblighi molto limitati per le istituzioni e gli organismi dell’UE riguardo al monitoraggio del rispetto degli obblighi connessi alle “porte girevoli” per il personale in servizio o non più in servizio. Non definisce le modalità con cui questo monitoraggio dovrebbe essere realizzato né gli strumenti da utilizzare a tal fine. Di conseguenza, molte agenzie non intraprendono questa attività di monitoraggio e alcuni casi di “porte girevoli” non dichiarati o di violazione delle limitazioni imposte al personale che lascia le agenzie riguardo ai nuovi posti di lavoro non verranno probabilmente scoperti.

53 Le norme relative al monitoraggio e alla gestione delle situazioni di “porte girevoli” e al rischio di conflitti di interesse da queste generato sono insufficientemente esplicite per quanto riguarda l’obbligo per le istituzioni e gli organismi dell’UE di pubblicare un elenco annuale di casi valutati in relazione al rischio di attività di lobbying e consulenza. Il Mediatore europeo ha già trattato tale questione nel 2017 (cfr. riquadro 6). Da allora, le relative norme nello Statuto del personale non sono cambiate.

Riquadro 6

Il Mediatore europeo ha richiesto maggiore trasparenza sulla valutazione dei casi in relazione al rischio di attività di lobbying e consulenza

In una relazione del 2017²⁰, il Mediatore europeo ha sostenuto la necessità di pubblicare informazioni relative a tutti casi già oggetto di valutazione, indipendentemente dal fatto che l’istituzione abbia deciso o meno che l’attività professionale notificata comportasse o avrebbe potuto comportare attività di lobbying e consulenza. La pubblicazione è necessaria ai fini di una efficace e significativa applicazione dell’articolo 16, paragrafi 3 e 4, dello Statuto del personale. Secondo il Mediatore europeo, le informazioni pubblicate dovrebbero includere:

il nome del membro del personale di inquadramento superiore interessato;
la data della cessazione dal servizio per il personale di inquadramento superiore;
il tipo di posto occupato dal personale di inquadramento superiore ed una descrizione dei compiti svolti durante gli ultimi tre anni di servizio nella funzione pubblica europea;
il nome del futuro datore di lavoro ed una descrizione del tipo di funzioni svolte nel nuovo posto di lavoro; in alternativa, una descrizione delle attività di lavoro autonomo che si intendono svolgere;
se il futuro datore di lavoro o se la società di cui si è titolari è riportata nel registro per la trasparenza dell’UE, fornendo il link alla relativa registrazione;
la valutazione dettagliata del caso eseguita dall’istituzione, riportando la conclusione di concedere o meno l’autorizzazione – con o senza condizioni – ed una dichiarazione riguardo al fatto che il lavoro indicato possa comportare attività di lobbying e consulenza e quindi l’imposizione di un divieto di tali attività.

Azione da intraprendere n. 4

La rete delle agenzie dell’UE dovrebbe contattare la Commissione e i legislatori per proporre una modifica del quadro normativo che definisca un insieme minimo di norme comuni applicabili a tutti i membri dei consigli delle agenzie dell’UE in relazione ai conflitti di interesse e alle “porte girevoli”. Ove opportuno, norme simili si dovrebbero applicare anche ai membri dei comitati scientifici, ai gruppi di esperti ed ad altri organismi simili che non rientrano nell’ambito di applicazione dello Statuto del personale.

Le agenzie devono adempiere agli obblighi giuridici loro incombenti

54 Quando un membro del personale in servizio o cessato dal servizio notifica ad una agenzia la propria intenzione di intraprendere una nuova attività professionale, l’agenzia ha 30 giorni di tempo per pronunciarsi. Non esiste un limite analogo per le attività professionali esterne. Prima di prendere tale decisione, l’agenzia consulta la commissione paritetica.

55 Durante gli ultimi tre anni (2019‑2021), solo 20 delle 40 agenzie esaminate dagli auditor della Corte hanno vagliato potenziali casi di “porte girevoli” riguardanti il proprio personale di inquadramento superiore. Solo cinque hanno valutato tali casi per i membri dei loro consigli che hanno intrapreso una nuova attività professionali o svolto attività esterne. Come risulta dalla figura 14, il numero totale di casi valutati era di 71, di cui 43 riguardavano personale di inquadramento superiore e 28 membri dei consigli. Queste cifre sono basate sulle informazioni trasmesse dalle agenzie le quali, a loro volta, si sono basate sulle autodichiarazioni del personale o dei membri dei consigli interessati. Gli auditor della Corte non hanno svolto indagini volte ad individuare eventuali casi non dichiarati.

Figure 14 – La maggior parte delle agenzie ha valutato pochissimi casi o nessun caso

56 La Corte ha esaminato un campione di 17 di tali casi ed ha concluso che le agenzie avevano ottemperato agli obblighi stabiliti dalla normativa applicabile. Le violazioni individuate in sei agenzie (cfr. figura 15) riguardavano l’obbligo di pubblicare l’elenco dei casi valutati, di consultare la commissione paritetica o di emettere decisione formale entro 30 giorni lavorativi.

Figura 15 – La Corte ha rilevato violazioni procedurali presso sei agenzie

Azione da intraprendere n. 5

Le agenzie dovrebbero rafforzare le procedure ed i controlli interni riguardanti potenziali situazioni di “porte girevoli”, onde garantire il pieno rispetto delle norme applicabili. In particolare, dovrebbero:

emettere decisioni formali entro i termini stabiliti dalla normativa;
consultare la commissione paritetica su tutti i casi prima di emettere una decisione;
pubblicare un elenco annuale dei casi esaminati in relazione al rischio da attività di lobbying e di consulenza.

Solo poche agenzie sono andate al di là dei requisiti minimi di legge nel trattare le potenziali situazioni di “porte girevoli”

57 Nove agenzie (ABE, EIOPA, EIT, EMA, ESMA, EUIPO, Europol, FRA e SRB) avevano introdotto proprie norme interne per ovviare alla mancanza di norme, nella legislazione UE, disciplinanti le attività dei membri dei consigli delle agenzie (cfr. riquadro 7).

Riquadro 7

Esempi di norme in materia di “porte girevoli” presso l’EMA e l’EIT

Le norme interne dell’EMA richiedono che i membri del consiglio direttivo (e i loro sostituti) notifichino immediatamente all’EMA l’intenzione di intraprendere una attività lavorativa presso società farmaceutiche. Dal momento in cui riceve tale notifica, l’EMA deve limitare la partecipazione della persona in causa ad ulteriori attività del consiglio. Norme analoghe si applicano anche ai membri dei comitati scientifici e dei gruppi di esperti dell’EMA.

L’EIT ha un Codice di buona condotta che disciplina i conflitti di interessi dei membri del consiglio direttivo. Il Codice vieta ai membri del consiglio di accettare qualsiasi posto di lavoro, retribuito o meno, in qualsiasi società, centro di ricerca o università che partecipi alle comunità della conoscenza e dell’innovazione dell’EIT nei due anni successivi alla cessazione dal servizio.

58 Le restanti 31 agenzie tengono conto unicamente dei potenziali casi di “porte girevoli” riguardanti il personale in servizio o cessato dal servizio. Pertanto, solo una piccola parte dei potenziali casi di “porte girevoli” che hanno coinvolto membri dei consigli delle agenzie sono stati oggetto di valutazione (cfr. figura 16) Tale situazione può far sì che casi di conflitto di interesse, effettivo o percepito, potrebbero potenzialmente condurre a:

decisioni prese non nel pubblico interesse, ma nell’interesse del futuro datore di lavoro del membro del consiglio direttivo interessato;
vantaggi indebiti per alcune entità del settore privato, in termini di accesso a informazioni o relazioni privilegiate /attività di lobbying.

Figura 16 – Pochi casi di potenziali “porte girevoli” riguardanti i membri dei consigli delle agenzie sono stati oggetto di valutazione

Azione da intraprendere n. 6

Le agenzie dovrebbero introdurre norme interne sui conflitti di interesse in generale, e sulle situazioni di “porte girevoli” in particolare, riguardanti i membri dei rispettivi consigli.

59 In generale, la Corte ha riscontrato che le agenzie fanno affidamento unicamente sulle autodichiarazioni dei membri del personale interessato per individuare potenziali situazioni di “porte girevoli” e i rischi associati di conflitto di interessi. La maggior parte delle agenzie non ha preso alcuna iniziativa per individuare se membri del personale in servizio svolgano attività esterne non dichiarate o se membri del personale cessati dal servizio abbiano intrapreso nuove attività lavorative senza darne comunicazione all’agenzia. Non ha neanche monitorato se i membri del personale cessati dalle loro funzioni abbiano rispettato le restrizioni loro imposte in relazione ai nuovi lavori. Tuttavia, la Corte ha individuato quattro esempi di buone pratiche in cui le agenzie hanno introdotto procedure per monitorare questi aspetti (cfr. riquadro 8).

Riquadro 8

Solo quattro agenzie (Ufficio BEREC, SRB, ABE e ESMA) dispongono di procedure per il monitoraggio del rispetto delle norme relative alle “porte girevoli”

L’Ufficio BEREC ha stabilito delle procedure per eseguire controlli a campione atti a verificare se i membri del personale cessati dal servizio adempiano agli obblighi loro incombenti in virtù dell’articolo 16 dello Statuto del personale. Tali controlli si concentrano sul personale di inquadramento superiore e sui membri del personale a cui era stato vietato di intraprendere determinate attività professionali o a cui era stato concesso di accettare nuovi lavori subordinatamente a determinate condizioni.

L’SRB dispone di procedure per eseguire controlli di conformità su membri del personale che hanno lasciato il comitato negli ultimi due anni, compreso l’uso di banche dati di pubblico dominio.

Azione da intraprendere n. 7

Le agenzie dovrebbero eseguire un monitoraggio attivo sulle attività professionali svolte da membri del personale di inquadramento superiore (nonché del personale che ha lasciato l’agenzia negli ultimi due anni) al fine di individuare situazioni di “porte girevoli” non dichiarate e garantire il rispetto delle limitazioni precedentemente imposte.

Altri documenti riguardanti le agenzie pubblicati dalla Corte

60 Oltre alle relazioni di audit specificatamente dedicate alle agenzie, nel corso del 2021 e nella prima metà del 2022, la Corte ha anche pubblicato diverse relazioni speciali sull’attuazione delle politiche dell’UE che facevano riferimento a varie agenzie (cfr. figura 17 per un elenco completo).

Figura 17 – Altre relazioni speciali della Corte pubblicate nel 2021 e nella prima metà del 2022 in cui si fa riferimento ad agenzie

Le agenzie stanno dando seguito alle constatazioni di audit degli esercizi precedenti

61 La Corte fornisce informazioni sullo stato di avanzamento delle azioni intraprese dalle agenzie per dar seguito alle osservazioni da essa formulate per gli esercizi precedenti. La figura 18 mostra che, per le 139 osservazioni non ancora affrontate alla fine del 2020, nel 2021 erano state completate azioni correttive in 67 casi e erano in corso azioni correttive in 39 casi. Per 22 agenzie (ACER, Ufficio BEREC, CEPOL, UCVV, AESA, EASO, EFSA, Eismea, EIT, EMA, EMCDDA, ERA, ESMA, ETF, EUIPO, eu-LISA, Eurofound, Eurojust, Europol, FRA, Frontex e SRB) la Corte segnala che un totale di 48 osservazioni formulate per gli esercizi precedenti non sono ancora state attuate e che 9 di esse sono ancora pendenti.

Figura 18 – Impegno profuso dalle agenzie nel dare seguito alle osservazioni degli esercizi precedenti

62 Il riquadro 9 fornisce informazioni sullo stato di avanzamento delle azioni intraprese dalle agenzie per dar seguito alle osservazioni e fornisce esempi di situazioni tipiche a cui si applicano.

Riquadro 9

Spiegazioni relative al diverso stato di avanzamento delle azioni utilizzato nel presente documento

Completata: L’agenzia ha introdotto miglioramenti per attuare la raccomandazione, debitamente documentati, che sono stati verificati dalla Corte.

In corso: Esistono elementi che attestano l’adozione di interventi correttivi, ma il processo non è ancora stato del tutto attuato o completato.

Pendente: Non vi è stata alcuna reazione all’osservazione né contestazione da parte dell’agenzia.

N.a.: L’osservazione non è più applicabile, o il contratto a cui l’osservazione era riferita è scaduto. Indicazione applicabile anche quando, a seguito delle mutate circostanze, il costo per affrontare il problema è superiore ai benefici.

Elenco degli acronimi utilizzati per le agenzie ed altri organismi dell’UE

Acronimo	Denominazione completa	Acronimo	Denominazione completa
ACER	Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione fra i regolatori nazionali dell’energia	EMA	Agenzia europea per i medicinali
Ufficio BEREC	Agenzia di sostegno all’Organismo dei regolatori europei delle comunicazioni elettroniche	EMCDDA	Osservatorio europeo delle droghe e delle tossicodipendenze
CdT	Centro di traduzione degli organismi dell’Unione europea	EMSA	Agenzia europea per la sicurezza marittima
Cedefop	Centro europeo per lo sviluppo della formazione professionale	ENISA	Agenzia dell’Unione europea per la cibersicurezza
CEPOL	Agenzia dell’Unione europea per la formazione delle autorità di contrasto	EPPO	Procura europea
Chafea	Agenzia esecutiva per i consumatori, la salute, l’agricoltura e la sicurezza alimentare	ERA	Agenzia dell’Unione europea per le ferrovie
CINEA	Agenzia esecutiva europea per il clima, l’infrastruttura e l’ambiente	ERCEA	Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca
UCVV	Ufficio comunitario delle varietà vegetali	ESA	Agenzia di approvvigionamento dell’Euratom
EACEA	Agenzia esecutiva europea per l’istruzione e la cultura	ESMA	Autorità europea degli strumenti finanziari e dei mercati
AESA	Agenzia dell’Unione europea per la sicurezza aerea	ETF	Fondazione europea per la formazione
EASO	Ufficio europeo di sostegno per l’asilo	EUIPO	Ufficio dell’Unione europea per la proprietà intellettuale
ABE	Autorità bancaria europea	eu-LISA	Agenzia dell’Unione europea per la gestione operativa dei sistemi IT su larga scala nello spazio di libertà, sicurezza e giustizia
ECDC	Centro europeo per la prevenzione e il controllo delle malattie	EU-OSHA	Agenzia europea per la sicurezza e la salute sul lavoro
ECHA	Agenzia europea per le sostanze chimiche	Eurofound	Fondazione europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro
AEA	Agenzia europea per l’ambiente	Eurojust	Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione giudiziaria penale
EFCA	Agenzia europea di controllo della pesca	Europol	Agenzia dell’Unione europea per la cooperazione nell’attività di contrasto
EFSA	Autorità europea per la sicurezza alimentare	EUSPA	Agenzia dell’Unione europea per il programma spaziale
EIGE	Istituto europeo per l’uguaglianza di genere	FRA	Agenzia dell’Unione europea per i diritti fondamentali
EIOPA	Autorità europea delle assicurazioni e delle pensioni aziendali e professionali	Frontex	Agenzia europea della guardia di frontiera e costiera
Eismea	Agenzia esecutiva del Consiglio europeo per l’innovazione e delle PMI	HADEA	Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale
EIT	Istituto europeo di innovazione e tecnologia	REA	Agenzia esecutiva europea per la ricerca
ELA	Autorità europea del lavoro	SRB	Comitato di risoluzione unico

Équipe di audit

Terza fila (da sinistra a destra): Janis Gaisonoks, Marco Corradi, Peter Eklund, Joao Pedro Bento, Ivo Koppelmaa, Emmanuel Djoffon (auditor).

Seconda fila (da sinistra a destra): Sergio Gascon Samper (auditor), Alexandra Mazilu (designer grafico), Nikolaos Alampanos, Armin Hosp, Leonidas Tsonakas, Paulo Oliveira, (auditor), Ioanna Michali (assistente).

Prima fila (da sinistra a destra): Rimantas Šadžius (Membro della Corte), Julio Cesar Santin Santos, Mirko Gottmann (auditor), Michal Machowski (primo manager), Christine Becker (auditor), Mindaugas Pakstys (capo di Gabinetto).

Membri dell’équipe di audit non presenti in foto: John Sweeney (primo manager), Di Hai, Matthias Blaas (attaché), Iveta Adovica, Santiago Fuentes, Joaquin Hernandez Fernandez, Marc Hertgen, Tomas Mackevicius, Hans Christian Monz, Roberto Sanz Moratal, Svetoslava Tashkova, (auditor), Chantal Kapawa (assistente).

Rendiamo un omaggio particolare a Alex Brenninkmeijer (1951‑2022), Membro della Corte, che ha diretto il presente audit fino all’aprile 2022.

Note

¹ Articoli 285-287 (GU C 326 del 26.10.2012, pagg. 169-171).

² Maggiori informazioni sul lavoro svolto dalla Corte sono riportate nelle sue pubblicazioni, quali le relazioni di attività, le relazioni annuali sull’esecuzione del bilancio dell’UE, le relazioni speciali, le analisi panoramiche e i pareri espressi su atti legislativi dell’UE nuovi o aggiornati oppure su altre decisioni che incidono sulla gestione finanziaria (www.eca.europa.eu).

³ ACER, Ufficio BEREC, Cedefop, CdT, CEPOL, UCVV, AESA, EASO, ABE, ECDC, ECHA, AEA, EFCA, EFSA, EIGE, EIOPA, ELA, EMA, EMCDDA, EMSA, ENISA, ERA, ESMA, ETF, EUIPO, eu-LISA, EU-OSHA, EUSPA, Eurofound, Eurojust, Europol, FRA, Frontex.

⁴ CINEA, EACEA, Eismea, ERCEA, HADEA, REA e Chafea (che ha cessato di esistere il 1° aprile 2021).

⁵ Cfr. la relazione della Corte relativa all’esercizio finanziario 2020.

⁶ Analisi n. 01/2014, “Lacune, sovrapposizioni e sfide: analisi panoramica delle disposizioni dell’UE in materia di rendicontabilità e audit del settore pubblico”, paragrafo 84.

⁷ 2021‑2027 Strategy for the EU Agencies Network, Bruxelles, 9 novembre 2020.

⁸ Relazione annuale sulle agenzie dell’UE per l’esercizio finanziario 2019, paragrafi 34-41.

⁹ Relazione annuale sulle agenzie dell’UE per l’esercizio finanziario 2020, paragrafo 3.30.15.

¹⁰ Decisione di esecuzione (UE) 2021/173 della Commissione, che istituisce l’Agenzia esecutiva europea per il clima, l’infrastruttura e l’ambiente, l’Agenzia esecutiva europea per la salute e il digitale, l’Agenzia esecutiva europea per la ricerca, l’Agenzia esecutiva del Consiglio europeo per l’innovazione e delle PMI, l’Agenzia esecutiva del Consiglio europeo della ricerca e l’Agenzia esecutiva europea per l’istruzione e la cultura.

¹¹ Articoli 42 dei regolamenti (UE) n. 1093/2010, n. 1094/2010 e n. 1095/2010.

¹² Relazione speciale 10/2019 della Corte dei conti europea, “Le prove di stress a livello di UE per le banche: è stata raccolta una quantità inedita di informazioni sulle banche, ma occorre migliorare il coordinamento e la focalizzazione sui rischi”.

¹³ Relazione speciale 29/2018 della Corte dei conti europea, “L’EIOPA ha apportato un contributo significativo alla vigilanza e alla stabilità nel settore assicurativo, ma permangono sfide considerevoli”.

¹⁴ Relazione speciale 13/2021 della Corte dei conti europea, “Gli sforzi dell’UE per contrastare il riciclaggio di denaro nel settore bancario sono frammentari e l’attuazione è insufficiente”.

¹⁵ Relazione speciale 04/2022 della Corte dei conti europea, “Fondi di investimento: le azioni dell’UE non hanno ancora generato un vero mercato unico a vantaggio degli investitori”.

¹⁶ Proposta della Commissione che modifica i che modifica i regolamenti (UE) n. 1093/2010, (UE) n. 1094/2010, (UE) n. 1095/2010 (COM(2017) 536 final).

¹⁷ OECD Public Integrity Handbook, capitolo 13.3.2.

¹⁸ The European Ombudsman’s work on revolving doors.

¹⁹ Articoli 12, 12ter, 16 e 17 del regolamento relativo allo statuto dei funzionari e al regime applicabile agli altri agenti della Comunità Economica Europea e della Comunità Europea dell’Energia Atomica.

²⁰ Report of the European Ombudsman on the publication of information on former senior staff so as to enforce the one-year lobbying and advocacy ban.

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Presentazione della relazione annuale 2021 della Corte dei conti europea sulle agenzie dell’UE