OCHRANA VAŠICH OSOBNÝCH ÚDAJOV

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov sa uvádzajú informácie o spracúvaní a ochrane vašich osobných údajov.

Spracovateľská operácia: Webový archív Európskej únie

Prevádzkovateľ: Úrad pre vydávanie publikácií Európskej únie, oddelenie A.4, „Uchovávanie a povinné archivovanie“

Referenčné označenie záznamu: DPR-EC-00861

Obsah

  1. Úvod
  2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?
  3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?
  4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?
  5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?
  6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?
  7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?
  8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?
  9. Kontaktné údaje
  10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

1. Úvod

Európska komisia (ďalej len „Komisia“) sa zaväzuje chrániť vaše osobné údaje a rešpektovať vaše súkromie. Komisia získava a ďalej spracúva osobné údaje podľa nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2018/1725 z 23. októbra 2018 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov inštitúciami, orgánmi, úradmi a agentúrami Únie a o voľnom pohybe takýchto údajov [ktorým sa zrušuje nariadenie (ES) č. 45/2001].

V tomto vyhlásení o ochrane osobných údajov objasňujeme, prečo spracúvame vaše osobné údaje, ako získavame všetky poskytnuté osobné údaje, ako s nimi narábame a ako zabezpečujeme ich ochranu, ako tieto informácie používame a aké práva máte v súvislosti so svojimi osobnými údajmi. Uvádzajú sa v ňom aj kontaktné údaje príslušného prevádzkovateľa, u ktorého si môžete uplatniť svoje práva, úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov a európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov.

Informácie súvisiace so spracovateľskou operáciou webový archív Európskej únie, ktorú vykonáva oddelenie A.4 „Uchovávanie a povinné archivovanie“ Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, sú uvedené ďalej.

2. Prečo a ako spracúvame vaše osobné údaje?

Účel spracovateľskej operácie: Oddelenie A.4, „Uchovávanie a povinné archivovanie“ Úradu pre publikácie spravuje webový archív Európskej únie na účely uchovávania webových sídiel inštitúcií, agentúr a orgánov EÚ. Webový archív sa vytvára automatickým prehľadávaním výberu verejne prístupných webových sídiel, ktorých hosting vykonávajú inštitúcie EÚ. Takto vytvorený archív je pre verejnosť prístupný online.

V rámci činnosti archivácie môžu byť zaznamenané osobné údaje, ktoré boli predtým verejne prístupné na webových sídlach inštitúcií EÚ: ak majitelia webových sídiel uverejnili osobné údaje na pôvodných webových sídlach, archivované sídla a stránky môžu obsahovať tieto údaje, t. j. mená a prípadne kontaktné údaje zamestnancov EÚ a potenciálne aj ďalších osôb zapojených do rozhodovania v rámci EÚ, ako sú národní experti. V takomto prípade môžu byť na žiadosť vlastníka webového sídla stránky obsahujúce osobné údaje skryté pred verejným zobrazením.

Táto spracovateľská operácia slúži na výslovný účel archivácie vo verejnom záujme.

Vaše osobné údaje nebudú použité pri automatizovanom rozhodovaní ani profilovaní.

3. Na akom právnom základe spracúvame vaše osobné údaje?

Vaše osobné údaje spracúvame, pretože spracúvanie je potrebné na plnenie úlohy vykonávanej vo verejnom záujme alebo pri výkone verejnej moci zverenej inštitúcii alebo orgánu Únie.

Ďalší právny základ spracúvania: mandát Úradu pre publikácie, rozhodnutie Európskeho parlamentu, Rady, Komisie, Súdneho dvora, Dvora audítorov, Európskeho hospodárskeho a sociálneho výboru a Výboru regiónov 2009/496/ES, Euratom z 26. júna 2009, o organizácii a činnosti Úradu pre vydávanie publikácií Európskej únie, najmä jeho článok 3 ods. 1 písm. g) a článok 5 ods. 1 písm. m).

4. Ktoré osobné údaje získavame a ďalej spracúvame?

Oddelenie A.4 „Uchovávanie a povinné archivovanie“ Úradu pre vydávanie publikácií môže v niektorých prípadoch získavať na účely vykonania tejto spracovateľskej operácie tieto kategórie osobných údajov:

  • meno a priezvisko,
  • prípadne kontaktné údaje (pracovná e-mailová adresa, telefónne číslo, fyzická adresa pracoviska),
  • vo výnimočných prípadoch fotografiu alebo iné údaje.

Webový archív Európskej únie získava tieto údaje archivovaním pôvodných, verejne prístupných webových sídiel EÚ.

5. Ako dlho uchovávame vaše osobné údaje?

Oddelenie A.4 „Uchovávanie a povinné archivovanie“ Úradu pre vydávanie publikácií uchováva vaše osobné údaje na účely archivácie v historickom záujme bez časového obmedzenia.

6. Ako chránime a zabezpečujeme vaše osobné údaje?

Všetky osobné údaje v elektronickom formáte (e-maily, dokumenty, databázy, nahraté súbory údajov atď.) sú uložené buď na serveroch Európskej komisie, alebo na serveroch jej dodávateľa(-ov). Všetky spracovateľské operácie sa vykonávajú podľa rozhodnutia Komisie (EÚ, Euratom) 2017/46 z 10. januára 2017 o bezpečnosti komunikačných a informačných systémov v Európskej komisii.

Dodávatelia môžu mať sídlo mimo EHP. V súčasnosti má Úrad pre publikácie zmluvy o webovej archivácii s organizáciou Internet Archive so sídlom v Spojených štátoch amerických a so spoločnosťou GW Crossmedia so sídlom v Holandsku. Organizácia Internet Archive nie je súčasťou štítu na ochranu osobných údajov medzi EÚ a USA. Všetky údaje sú však uchovávané na serveroch, ktoré sa nachádzajú na území EHP, vrátane údajov, ktoré zhromažďuje organizácia Internet Archive. Dodávatelia Komisie sú viazaní osobitnou zmluvnou doložkou, ktorá sa vzťahuje na všetky operácie spracúvania vašich údajov vykonávané v mene Komisie, a povinnosťami zachovávania dôvernosti vyplývajúcimi zo všeobecného nariadenia o ochrane údajov [ nariadenia (EÚ) 2016/679 – „GDPR“].

Komisia zaviedla niekoľko technických a organizačných opatrení s cieľom chrániť vaše osobné údaje. Súčasťou technických opatrení sú vhodné opatrenia na riešenie online bezpečnosti, rizika straty údajov, zmeny údajov alebo neoprávneného prístupu, pričom sa zohľadňuje riziko, ktoré predstavuje spracúvanie a povaha spracúvaných údajov. K organizačným opatreniam patrí obmedzenie prístupu k osobným údajom výlučne pre oprávnené osoby, ktoré majú legitímnu potrebu poznať ich na účely tohto spracúvania.

7. Kto má prístup k vašim osobným údajom a komu sa poskytujú?

Prístup k vašim osobným údajom sa poskytuje zamestnancom Komisie zodpovedným za vykonanie spracovateľskej operácie a oprávneným zamestnancom na základe zásady „need-to-know“. Títo zamestnanci sú viazaní zákonnými a v prípade potreby dodatočnými dohodami o zachovaní dôvernosti.

Na základe odôvodnenia 19, článku 4 ods. 1 písm. b) a e), článku 13 a článku 25 ods. 4 nariadenia (EÚ) 2018/1725 sa tento potenciálny prenos osobných údajov považuje za odôvodnený, keďže slúži na výslovný účel archivácie vo verejnom záujme.

Webový archív Európskej únie je verejne prístupný na internete.

8. Aké sú vaše práva a ako si ich môžete uplatniť?

Ako „dotknutá osoba“ podľa kapitoly III (články 14 – 25) nariadenia (EÚ) 2018/1725 máte konkrétne práva, predovšetkým právo, aby boli vaše osobné údaje skryté pred verejným zobrazením vo webovom archíve, a právo obmedziť spracúvanie vašich osobných údajov. V prípade potreby máte takisto právo namietať proti spracúvaniu údajov alebo právo na prenosnosť údajov.

Svoje práva si môžete uplatniť tak, že sa obrátite na prevádzkovateľa alebo v prípade sporu na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov. V prípade potreby môžete osloviť aj európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov. Príslušné kontaktné údaje sú uvedené v bode 9.

V prípade, že si prajete uplatniť svoje práva v súvislosti s jednou alebo viacerými spracovateľskými operáciami, vo svojej žiadosti ich opíšte [t. j. uveďte ich referenčné označenie(-a) záznamu, ako je to uvedené v bode 10].

9. Kontaktné údaje

– Prevádzkovateľ

Ak by ste si chceli uplatniť svoje práva podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, alebo ak máte nejaké pripomienky, otázky či obavy, alebo by ste chceli podať sťažnosť týkajúcu sa získavania a používania vašich osobných údajov, pokojne sa obráťte na prevádzkovateľa, oddelenie A.4 „Uchovávanie a povinné archivovanie“ Úradu pre vydávanie publikácií, info@publications.europa.eu.

– Úradník Komisie pre ochranu údajov

Pokiaľ ide o záležitosti týkajúce sa spracúvania vašich osobných údajov podľa nariadenia (EÚ) 2018/1725, môžete sa obrátiť na úradníka Európskej komisie pre ochranu údajov (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Európsky dozorný úradník pre ochranu údajov (EDPS)

Máte právo obrátiť sa na európskeho dozorného úradníka pre ochranu údajov (t. j. môžete podať sťažnosť) (edps@edps.europa.eu), ak sa domnievate, že vaše práva vyplývajúce z nariadenia (EÚ) 2018/1725 boli porušené v dôsledku spracúvania vašich osobných údajov prevádzkovateľom.

10. Kde nájdete podrobnejšie informácie?

Úradník Európskej komisie pre ochranu údajov (DPO) zverejní register operácií spracovania osobných údajov zo strany Komisie, ktoré boli zdokumentované a ktoré mu boli oznámené. Prístup k zoznamu získate cez tento odkaz: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Táto konkrétna spracovateľská operácia bola zahrnutá vo verejnom registri úradníka pre ochranu údajov s týmto referenčným označením záznamu: DPR-EC-00861.