No contexto das atividades da EKT enquanto autoridade nacional e organismo do sistema estatístico grego, bem como do seu papel de organismo de documentação das políticas públicas do Ministério da Governação Digital, que é também o ministério supervisor, inclui a recolha estatística e o tratamento e documentação combinados das políticas públicas e dos dados políticos relacionados com as responsabilidades desse ministério. A ação 16778 consiste na digitalização dos arquivos do setor público (nos domínios da justiça, saúde, arquivos gerais do Estado, migração e asilo, expropriações, planeamento urbano, cadastro, assuntos marítimos) e na sua integração nos sistemas de informação pertinentes, bem como na execução-piloto do armazenamento seguro dos arquivos do setor público e do setor público «mais vasto». No total, nove (9) subprojetos procuram aumentar a eficiência e a eficácia das instituições públicas, prestar melhores serviços públicos digitais aos cidadãos e às empresas e facilitar o funcionamento quotidiano da administração pública. O esforço para avaliar os benefícios da digitalização, especialmente em termos de avaliação da redução dos custos e do tempo globais, é importante, uma vez que a digitalização dos arquivos do setor público tem sido um passo fundamental para a modernização da administração pública grega e o acesso direto dos cidadãos e das empresas aos serviços da administração pública em linha. O presente documento descreve o objeto do subprojeto intitulado «Estudo de avaliação da eficiência dos subprojetos da ação 16778 «Digitalização dos processos e serviços conexos», que visa avaliar o impacto global dos subprojetos da ação 16778. Mais especificamente, este projeto terá como objeto a prestação de serviços de conceção, bem como a conceção e implementação de uma abordagem metodológica relevante, a fim de avaliar a eficiência dos Subprojetos de Digitalização da Ação 16778 no que diz respeito ao seguinte: • Reduzir o tempo de serviço dos beneficiários (cidadãos - empresas) pela Administração Pública e reduzir o tempo de tratamento das funções intraadministrativas (back-office), a fim de avaliar a redução dos encargos administrativos • Poupança de custos e recursos, devido a um melhor acesso aos ficheiros • Libertação de espaços inadequados, em que, até à data, os ficheiros estatais são armazenados em formato físico para outras utilizações • Avaliação da possibilidade de utilização de ficheiros/dados digitalizados para obter serviços digitais totalmente em linha (serviços digitais de extremo a extremo) • Redução da pegada ambiental, graças às digitalizações em apreço Ao mesmo tempo, serão realizadas ações de conceção relativas a: • produzir material de referência sobre questões metodológicas de medição da eficiência dos projetos de digitalização, • captar os benefícios qualitativos e quantitativos mais vastos da digitalização (redução da burocracia, tempos de serviço mais diretos, self-service, etc.) que todas as comunidades de utilizadores (organismos da administração pública, cidadãos, empresas) obtiveram com base em critérios pré-selecionados, • registar as melhores práticas e destacar os riscos, tal como observado durante a avaliação supra da eficiência dos projetos de digitalização e que podem ser explorados aquando da digitalização dos arquivos da administração pública no futuro, • elaborar relatórios com base nas conclusões. Neste contexto, a implementação deste projeto será conseguida através da conclusão das seguintes Unidades de Trabalho: • Módulo de trabalho 1 (UE1): Conceção de uma metodologia para avaliar a eficiência e os benefícios dos subprojetos de digitalização da ação 16778 (critérios quantitativos e qualitativos) • Módulo de trabalho 2 (UE2): Realização de uma avaliação da eficiência e dos benefícios dos subprojetos de digitalização da ação 16778 • Módulo de trabalho 3 (UE3): Identificação das melhores práticas e áreas a melhorar resultantes dos serviços examinados
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