10.4.2019   

MT

Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea

LI 99/1


DEĊIŻJONI DWAR IL-KONTROLLUR EWROPEW GĦALL-PROTEZZJONI TA' DATA

tat-2 ta' April 2019

dwar ir-regoli interni fir-rigward tar-restrizzjonijiet ta' ċerti drittijiet tas-suġġetti tad-data marbutin mal-ipproċessar tad-data personali fil-qafas tal-attivitajiet li jitwettqu mill-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data

IL-KONTROLLUR EWROPEW GĦALL-PROTEZZJONI TAD-DATA (KEPD),

Wara li kkunsidra t-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea,

Wara li kkunsidra r-Regolament (UE) 2018/1725 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-23 ta' Ottubru 2018 dwar il-protezzjoni ta' persuni fiżiċi fir-rigward tal-ipproċessar ta' data personali mill-istituzzjonijiet, entitajiet, uffiċċji u aġenziji tal-Unjoni u dwar il-moviment ħieles ta' tali data (minn hawn 'il quddiem “ir-Regolament”), li jħassar ir-Regolament (KE) Nru 45/2001 u d-Deċiżjoni Nru 1247/2002/KE (1), u b'mod partikolari l-Artikolu 25 u l-Kapitolu VI tiegħu,

Wara li kkonsulta lis-Segretarjat tal-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data dwar din id-deċiżjoni, skont l-Artikolu 41(2) tar-Regolament,

Billi:

(1)

Fil-kuntest tal-funzjonament tiegħu, il-KEPD jista' jwettaq investigazzjonijiet amministrattivi, proċediment predixxiplinari, dixxiplinari u ta' sospensjoni, abbażi tal-Artikolu 86 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (2) u f'konformità mal-Anness IX tiegħu kif ukoll id-Deċiżjoni tal-KEPD tat-23 ta' April 2015 li tadotta dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni fir-rigward tat-twettiq ta' investigazzjonijiet amministrattivi u proċedimenti dixxiplinari, kif ukoll il-Ftehim dwar il-Livell ta' Servizz fir-rigward tal-kollaborazzjoni bejn id-DĠ HR tal-Kummissjoni Ewropea u l-KEPD li ġie ffirmat fid-29/1/2016, u jista' jinnotifika każijiet lill-IDOC jew lill-OLAF, li jimplika l-ipproċessar ta' informazzjoni, inkluża d-data personali.

(2)

Il-membri tal-persunal tal-KEPD għandhom l-obbligu li jirrapportaw attivitajiet illegali possibbli, inkluż frodi jew korruzzjoni, li jkunu ta' ħsara għall-interessi tal-Unjoni, jew imġiba marbuta mal-qadi ta' dmirijiet professjonali li tista' tikkostitwixxi nuqqas serju ta' konformità mal-obbligi ta' uffiċjal tal-Unjoni. Dan huwa regolat permezz tad-Deċiżjoni tal-KEPD dwar ir-regoli interni fir-rigward tal-iżvelar ta' informazzjoni protetta tal-14 ta' Ġunju 2016.

(3)

Il-KEDP stabbilixxa politika biex jipprevjeni u jittratta b'mod effettiv u effiċjenti l-każijiet reali jew potenzjali ta' fastidju psikoloġiku jew sesswali fuq il-post tax-xogħol, kif previst fid-Deċiżjoni tiegħu tal-10 ta' Diċembru 2014 li tadotta miżuri ta' implimentazzjoni fir-rigward tal-Artikoli 12a u 24 tar-Regolamenti tal-Persunal dwar il-proċedura relatata kontra l-fastidju. Id-Deċiżjoni tistabbilixxi proċedura informali fejn il-vittma allegata tal-fastidju tista' tikkuntattja lil konsulenti kunfidenzjali tal-KEPD.

(4)

Il-KEPD, skont l-Artikolu 57(1)(e) tar-Regolament, jittratta lmenti dwar l-attivitajiet tal-ipproċessar li jitwettqu mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Ewropej. F'dan il-kuntest, il-KEPD jista' jwettaq investigazzjonijiet fir-rigward tas-suġġett tal-ilment.

(5)

Il-KEPD, skont l-Artikolu 57(1)(f) tar-Regolament, iwettaq investigazzjonijiet dwar l-applikazzjoni tar-Regolament sabiex jivverifika l-konformità tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE.

(6)

Il-KEPD jista' jwettaq investigazzjonijiet dwar ksur possibbli tal-informazzjoni tal-IKUE, abbażi tad-Deċiżjoni tal-KEPD tat-18 ta' Frar 2014 li temenda r-regoli tiegħu dwar is-sigurtà għall-IKUE.

(7)

Il-KEPD jista' jwettaq awditi dwar l-attivitajiet tiegħu. Dan bħalissa jsir permezz tas-Servizz tal-Awditjar Intern tal-Kummissjoni Ewropea (minn hawn 'il quddiem l-IAS), abbażi tal-Ftehim dwar il-Livell ta' Servizz li ġie ffirmat fl-1 ta' Ġunju 2012, kif imġedded. Dan jista' jitwettaq ukoll mill-Koordinatur tal-Kontroll Intern fil-kapaċità sħiħa tiegħu.

(8)

Fil-kuntest tal-kompiti deskritti fil-Premessi 1 sa 7, il-KEPD jista' jagħti u jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħrajn tal-Unjoni, kif stabbilit fil-ftehimiet rilevanti dwar il-livell ta' servizz, fil-memoranda ta' ftehim u fil-ftehimiet ta' kooperazzjoni.

(9)

Il-KEPD jista' jagħti u jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand l-awtoritajiet nazzjonali tal-pajjiżi terzi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali, fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva tiegħu stess, kif previst fl-Artikolu 51 tar-Regolament.

(10)

Il-KEPD jista' jagħti u jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand l-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva tiegħu stess.

(11)

Abbażi tal-Artikolu 58(4) tar-Regolament, il-KEPD jista' jkun involut f'każijiet quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea jew biex jirreferi kwistjoni lill-Qorti, jew biex jiddefendi d-deċiżjonijiet sfidati tal-KEPD jew biex jintervjeni f'każijiet rilevanti għall-kompiti tiegħu.

(12)

Fil-kuntest tal-attivitajiet imsemmija hawn fuq, il-KEPD jiġbor u jipproċessa informazzjoni rilevanti u diversi kategoriji ta' data personali, inkluża d-data ta' identifikazzjoni ta' persuna fiżika, l-informazzjoni ta' kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u data finanzjarja. Il-KEPD jaġixxi bħala kontrollur tad-data.

(13)

Hemm salvagwardji adegwati fis-seħħ sabiex jipproteġu d-data personali u biex jevitaw milli din tiġi aċċessata jew ittrasferita b'mod aċċidentali jew illegali, kemm jekk tinħażen f'ambjent fiżiku kif ukoll jekk tinħażen f'ambjent elettroniku. Wara l-ipproċessar, id-data tinżamm f'konformità mar-regoli applikabbli ta' żamma tal-KEPD, kif iddefinit fir-rekords tal-protezzjoni tad-data abbażi tal-Artikolu 31 tar-Regolament. Fit-tmiem tal-perjodu ta' żamma, l-informazzjoni relatata mal-każ, inkluża d-data personali, titħassar, tiġi anonimizzata jew tiġi ttrasferita fl-arkivji storiċi.

(14)

Fi ħdan dan il-kuntest, il-KEPD huwa marbut li jissodisfa l-obbligu tiegħu li jagħti informazzjoni lis-suġġetti tad-data fir-rigward tal-attivitajiet tal-ipproċessar imsemmija hawn fuq u li jirrispetta d-drittijiet tas-suġġetti tad-data, kif stabbilit fir-Regolament.

(15)

Skont ir-Regolament, jista' jkun hemm il-ħtieġa li d-drittijiet tas-suġġetti tad-data jiġu rikonċiljati mal-ħtiġijiet tal-attivitajiet imsemmija hawn fuq, filwaqt li jiġu rispettati b'mod sħiħ id-drittijiet u l-libertajiet fundamentali tas-suġġetti tad-data l-oħra. Għal dak il-għan, l-Artikolu 25 tar-Regolament jipprevedi, taħt kundizzjonijiet stretti, il-possibbiltà li tiġi ristretta l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 20, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20. F'dan il-każ jeħtieġ li jiġu adottati regoli interni li skonthom il-KEPD jista' jillimita dawk id-drittijiet skont l-istess Artikolu tar-Regolament.

(16)

Dan jista' jseħħ b'mod partikolari meta tkun qed tingħata informazzjoni dwar l-ipproċessar tad-data personali lis-suġġett tad-data fil-fażi tal-valutazzjoni preliminari ta' investigazzjoni amministrattiva jew matul l-investigazzjoni stess, qabel ċaħda possibbli tal-każ jew stadju predixxiplinari. F'ċerti ċirkostanzi, l-għoti ta' tali informazzjoni jista' jaffettwa b'mod serju l-kapaċità tal-KEPD li jwettaq l-investigazzjoni b'mod effettiv, pereżempju kull meta jkun hemm riskju li l-persuna kkonċernata teqred l-evidenza jew tinterferixxi ma' xhieda potenzjali qabel dawn jiġu intervistati. Barra minn hekk, il-KEPD jista' jkun meħtieġ jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom kif ukoll id-drittijiet u l-libertajiet tal-persuni l-oħra involuti.

(17)

Jista' jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-kunfidenzjalità ta' xhud jew ta' informatur li jkun talab li ma jiġix identifikat. F'każ bħal dan, il-KEPD jista' jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-informatur u tal-persuni l-oħra involuti sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(18)

Jista' jkun hemm il-ħtieġa li tiġi protetta l-kunfidenzjalità ta' membru tal-persunal li jkun ikkuntattja lill-konsulenti kunfidenzjali tal-KEPD fil-kuntest ta' proċedura ta' fastidju. F'każ bħal dan, il-KEPD jista' jiddeċiedi li jillimita l-aċċess għall-identità, id-dikjarazzjonijiet u data personali oħra tal-vittma allegata, tal-persuna allegata li tagħti l-fastidju u tal-persuni l-oħrajn involuti sabiex jipproteġi d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(19)

Meta jkun qed jittratta lmenti dwar l-attivitajiet tal-ipproċessar li jitwettqu mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Ewropej, f'ċerti ċirkostanzi, il-KEPD jista' jkun meħtieġ jippreserva l-effettività tal-investigazzjonijiet tiegħu u jipproteġi, skont kif ikun meħtieġ, lill-persuni involuti u d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(20)

Meta jkun qed iwettaq investigazzjonijiet dwar l-applikazzjoni tar-Regolament sabiex jivverifika l-konformità tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE, f'ċerti ċirkostanzi, il-KEPD jista' jkun meħtieġ jippreserva l-effettività tal-investigazzjoni tiegħu u jipproteġi, skont kif ikun meħtieġ, lill-persuni involuti u d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(21)

Meta jkun qed iwettaq investigazzjonijiet dwar ksur possibbli tal-informazzjoni tal-IKUE, f'ċerti ċirkostanzi, il-KEPD jista' jkun meħtieġ jippreserva l-effettività tal-investigazzjonijiet tiegħu u jipproteġi, skont kif ikun meħtieġ, is-sigurtà interna tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-Unjoni, inklużi n-netwerks ta' komunikazzjoni elettronika tagħhom, kif ukoll id-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data involuti.

(22)

Meta jkun qed jagħti jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil jew mingħand l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji oħrajn tal-Unjoni, l-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, l-awtoritajiet nazzjonali tal-pajjiżi terzi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali fil-kuntest tal-attivitajiet imsemmija hawn fuq, f'ċerti ċirkostanzi, il-KEPD jista' jkun meħtieġ jippreserva l-effettività tal-investigazzjonijiet tiegħu jew ta' dawk li jitwettqu mill-entità li jikkoopera magħha, u jipproteġi, skont kif ikun meħtieġ, lill-persuni involuti u d-drittijiet u l-libertajiet tagħhom.

(23)

Meta jkun qed jirreferi kwistjonijiet lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea jew meta jkun qed jintervjeni quddiemha, il-KEPD jista' jkun meħtieġ jippreserva l-kunfidenzjalità tad-data personali li tinsab fid-dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest tal-każ inkwistjoni.

(24)

Il-KEPD għandu japplika restrizzjonijiet biss meta dawn jirrispettaw l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali, u meta dawn ikunu strettament meħtieġa u miżura proporzjonata f'soċjetà demokratika. Il-KEPD għandu jagħti ġustifikazzjonijiet li fihom jispjega r-raġunijiet għal dawk ir-restrizzjonijiet.

(25)

Abbażi tal-prinċipju tal-obbligu ta' rendikont, il-KEPD għandu jżomm rekord tal-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet.

(26)

Meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma' organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, il-KEPD għandu jikkonsulta u għandu jiġi kkonsultat minn dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet rilevanti possibbli għaliex impona restrizzjonijiet u l-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-KEPD.

(27)

L-Artikolu 25(6) tar-Regolament (UE) Nru 2018/1725 jobbliga lill-kontrollur jinforma lis-suġġetti tad-data dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni u dwar id-dritt tagħhom li jressqu lment mal-KEPD;

(28)

Skont l-Artikolu 25(8) tar-Regolament, il-KEPD jista' jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta' informazzjoni dwar ir-raġunijiet għall-applikazzjoni ta' restrizzjoni għas-suġġett tad-data jekk b'xi mod dan jikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Il-KEPD għandu jivvaluta fuq bażi ta' każ b'każ jekk il-komunikazzjoni tar-restrizzjoni tikkanċellax l-effett tagħha.

(29)

Il-KEPD għandu jneħħi r-restrizzjoni malli l-kundizzjonijiet li jiġġustifikaw ir-restrizzjoni ma jibqgħux japplikaw aktar, u għandu jivvaluta dawk il-kundizzjonijiet fuq bażi regolari.

(30)

Sabiex tiġi żgurata l-akbar protezzjoni tad-drittijiet u tal-libertajiet tas-suġġetti tad-data u f'konformità mal-Artikolu 44(1) tar-Regolament, il-UPD għandu jkun informat fi żmien xieraq bi kwalunkwe restrizzjoni li tkun qed tiġi applikata u għandu jivverifika l-konformità ma' din id-Deċiżjoni.

(31)

L-applikazzjoni tar-restrizzjonijiet imsemmija hawn fuq hija mingħajr preġudizzju għall-applikazzjoni possibbli tad-dispożizzjonijiet tal-Artikolu 16(5) u 17(4), li għandhom x'jaqsmu, rispettivament, mad-dritt tal-informazzjoni meta d-data ma tkunx inkisbet mis-suġġett tad-data, u mad-dritt tal-aċċess mis-suġġett tad-data.

ADOTTA DIN ID-DEĊIŻJONI:

Artikolu 1

Is-suġġett u l-kamp ta' applikazzjoni

Din id-Deċiżjoni tistabbilixxi regoli relatati mal-kundizzjonijiet li skonthom il-KEPD jista' jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 20, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 tagħha abbażi tal-Artikolu 25 tar-Regolament.

Artikolu 2

Restrizzjonijiet

1.   F'konformità mal-Artikolu 25(1) tar-Regolament, il-KEPD jista' jillimita l-applikazzjoni tal-Artikoli 14 sa 20, 35 u 36, kif ukoll tal-Artikolu 4 tiegħu, sakemm id-dispożizzjonijiet tiegħu jikkorrispondu għad-drittijiet u għall-obbligi previsti fl-Artikoli 14 sa 20, meta:

(a)

iwettaq investigazzjonijiet amministrattivi, proċedimenti predixxiplinari, dixxiplinari u ta' sospensjoni, abbażi tal-Artikolu 86 tar-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea (3) u f'konformità mal-Anness IX tiegħu, kif ukoll id-Deċiżjoni tal-KEPD tat-23 ta' April 2015, u jista' jinnotifika każijiet lill-IDOC jew lill-OLAF. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(g)(h) tar-Regolament;

(b)

jiżgura li l-membri tal-persunal tal-KEPD ikunu jistgħu jirrapportaw il-fatti b'mod kunfidenzjali meta dawn jemmnu li jkun hemm irregolaritajiet serji, kif regolat mid-Deċiżjoni tal-KEPD dwar ir-regoli interni fir-rigward tal-iżvelar ta' informazzjoni protetta tal-14 ta' Ġunju 2016. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament;

(c)

jiżgura li l-membri tal-persunal tal-KEPD ikunu jistgħu jirrapportaw b'mod kunfidenzjali lil konsulenti kunfidenzjali fil-kuntest ta' proċedura ta' fastidju, kif iddefinit bid-Deċiżjoni tal-KEPD tal-10 ta' Diċembru 2014. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(h) tar-Regolament;

(d)

iwettaq investigazzjonijiet dwar is-suġġetti tal-ilmenti dwar l-attivitajiet tal-ipproċessar li jitwettqu mill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji Ewropej, skont l-Artikolu 57(1)(e) tar-Regolament. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(g)(h) tar-Regolament;

(e)

iwettaq investigazzjonijiet dwar l-applikazzjoni tar-Regolament sabiex jivverifika l-konformità tal-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE, skont l-Artikolu 57(1)(f) tar-Regolament. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(g)(h) tar-Regolament;

(f)

iwettaq investigazzjonijiet dwar ksur possibbli tal-informazzjoni tal-IKUE, abbażi tad-Deċiżjoni tal-KEPD tat-18 ta' Frar 2014 li temenda r-regoli tiegħu dwar is-sigurtà għall-IKUE. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(d)(g)(h) tar-Regolament;

(g)

iwettaq awditjar intern fir-rigward tal-attivitajiet u d-dipartimenti kollha tal-KEPD. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(g)(h) tar-Regolament;

(h)

jagħti jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand istituzzjonijiet, korpi, uffiċċji u aġenziji oħra tal-Unjoni, fil-kuntest tal-attivitajiet imsemmija hawn fuq, kif stabbilit fil-ftehimiet rilevanti dwar il-livell ta' servizz, fil-memoranda ta' ftehim u fil-ftehimiet ta' kooperazzjoni; Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(d)(g)(h) tar-Regolament;

(i)

jagħti jew jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand l-awtoritajiet nazzjonali tal-pajjiżi terzi u l-organizzazzjonijiet internazzjonali, fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva tiegħu stess, kif previst fl-Artikolu 51 tar-Regolament. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(g)(h) tar-Regolament;

(j)

jagħti u jirċievi assistenza u kooperazzjoni lil u mingħand l-awtoritajiet pubbliċi tal-Istati Membri tal-UE, fuq talba tagħhom jew fuq inizjattiva tiegħu stess. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(c),(g)(h) tar-Regolament;

(k)

jipproċessa data personali f'dokumenti miksuba mill-partijiet jew mill-intervenjenti fil-kuntest tal-każ inkwistjoni meta jkun qed jirreferi kwistjonijiet lill-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea jew meta jkun qed jintervjeni quddiemha, abbażi tal-Artikolu 58(4) tar-Regolament. Restrizzjonijiet rilevanti jistgħu jkunu bbażati fuq l-Artikolu 25(1)(e) tar-Regolament;

2.   Il-kategoriji tad-data jinkludu d-data ta' identifikazzjoni ta' persuna fiżika, l-informazzjoni ta' kuntatt, ir-rwoli u l-kompiti professjonali, l-informazzjoni dwar l-imġiba u l-prestazzjoni privata u professjonali, u data finanzjarja.

3.   Kwalunkwe restrizzjoni għandha tirrispetta l-essenza tad-drittijiet u l-libertajiet fundamentali u tkun meħtieġa u proporzjonata f'soċjetà demokratika.

4.   Għandu jsir test tan-neċessità u tal-proporzjonalità fuq bażi ta' każ b'każ qabel ma jiġu applikati r-restrizzjonijiet. Ir-restrizzjonijiet għandhom ikunu limitati għal dak li hu strettament meħtieġ biex jinkisbu l-objettivi stabbiliti.

5.   Il-KEPD, għal skopijiet ta' kontabbiltà, għandu jippreżenta rekord li jiddeskrivi r-raġunijiet għar-restrizzjonijiet applikati, liema raġunijiet minn dawk elenkati fil-paragrafu 1 japplikaw u l-eżitu tat-test tan-neċessità u tal-proporzjonalità. Dawk ir-rekords għandhom ikunu parti minn reġistru ad hoc, li għandu jkun disponibbli fuq talba għall-KEPD. Rapport dwar l-applikazzjoni tal-Artikolu 25 tar-Regolament għandu jkun disponibbli perjodikament.

6.   Meta jkun qed jipproċessa data personali skambjata ma' organizzazzjonijiet oħrajn fil-kuntest tal-kompiti tiegħu, il-KEPD għandu jikkonsulta u għandu jiġi kkonsultat minn dawk l-organizzazzjonijiet dwar ir-raġunijiet rilevanti possibbli għaliex impona restrizzjonijiet u dwar il-ħtieġa u l-proporzjonalità tar-restrizzjonijiet, sakemm dan ma jxekkilx l-attivitajiet tal-KEPD.

Artikolu 3

Riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data

Il-valutazzjoni tar-riskji għad-drittijiet u l-libertajiet tas-suġġetti tad-data li d-data personali tagħhom tista' tkun soġġetta għal restrizzjonijiet, kif ukoll il-perjodu ta' żamma tagħha, jissemmew fir-rekord tal-attivitajiet tal-ipproċessar preċedenti f'konformità mal-Artikolu 31 tar-Regolament u, jekk ikun applikabbli, fil-valutazzjonijiet rilevanti tal-impatt fuq il-protezzjoni tad-data abbażi tal-Artikolu 39 tar-Regolament.

Artikolu 4

Perjodi ta' żamma u salvagwardji

Il-KEPD għandu jimplimenta salvagwardji sabiex jevita l-abbuż jew l-aċċess jew it-trasferiment illegali ta' data personali li tista' tkun soġġetta għal restrizzjonijiet. Dawn is-salvagwardji għandhom jinkludu miżuri tekniċi u organizzazzjonali u għandhom ikunu spjegati, skont kif ikun meħtieġ, fid-deċiżjonijiet interni, fil-proċeduri u fir-regoli ta' implimentazzjoni tal-KEPD. Is-salvagwardji għandhom jinkludu:

(a)

definizzjoni adegwata tar-rwoli, ir-responsabbiltajiet u l-passi proċedurali;

(b)

jekk ikun applikabbli, ambjent elettroniku sigur li jipprevjeni l-aċċess jew it-trasferiment illegali jew aċċidentali ta' data elettronika lil persuni mhux awtorizzati;

(c)

jekk ikun applikabbli, il-ħażna u l-ipproċessar siguri ta' dokumenti tal-karti.

(d)

monitoraġġ dovut tar-restrizzjonijiet u reviżjoni perjodika, li għandha ssir mill-anqas kull sitt xhur. Għandha ssir ukoll reviżjoni meta l-elementi essenzjali tal-każ inkwistjoni jinbidlu. Ir-restrizzjonijiet għandhom jitneħħew malli jieqfu japplikaw iċ-ċirkostanzi li jiġġustifikawhom.

Artikolu 5

Informazzjoni lill-Uffiċjal tal-Protezzjoni tad-Data u reviżjoni minnu

1.   Il-UPD tal-KEPD għandu jinżamm informat mingħajr dewmien żejjed kull meta d-drittijiet tas-suġġett tad-data jkunu ristretti f'konformità ma' din id-Deċiżjoni u għandu jingħata aċċess għar-rekord u għal kwalunkwe dokument sottostanti għal elementi fattwali u legali.

2.   Il-UPD tal-KEPD jista' jitlob li ssir reviżjoni tal-applikazzjoni tar-restrizzjoni. Il-KEPD għandu jinforma lill-UPD tiegħu bil-kitba dwar l-eżitu tar-reviżjoni mitluba.

3.   L-involviment tal-UPD tal-KEPD fil-proċedura tar-restrizzjonijiet, inklużi l-iskambji ta' informazzjoni, għandhom ikunu dokumentati fil-forma xierqa.

Artikolu 6

Informazzjoni lis-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjonijiet għad-drittijiet tagħhom

1.   Fin-notifiki tal-protezzjoni tad-data li jiġu ppubblikati fuq is-sit web tiegħu, il-KEPD għandu jinkludi informazzjoni ġenerali għas-suġġetti tad-data dwar ir-restrizzjonijiet potenzjali tad-drittijiet kollha tas-suġġetti tad-data deskritti fl-Artikolu 2(1). L-informazzjoni għandha tkopri liema drittijiet jistgħu jiġu ristretti, ir-raġunijiet u t-tul ta' żmien potenzjali tar-restrizzjoni.

2.   Barra minn hekk, il-KEPD għandu jinforma lis-suġġetti tad-data b'mod individwali dwar ir-restrizzjonijiet tal-preżent u tal-futur tad-drittijiet tagħhom mingħajr dewmien żejjed u bil-miktub, kif speċifikat aktar fl-Artikoli 7, 8 u 9.

Artikolu 7

Id-dritt li tingħata informazzjoni lis-suġġetti tad-data u komunikazzjoni dwar ksur tad-data

1.   Meta fil-kuntest tal-attivitajiet imsemmija f'din id-Deċiżjoni, il-KEPD jillimita, b'mod sħiħ jew parzjali, id-drittijiet tagħhom imsemmija fl-Artikoli 14 sa 16 u 35 tar-Regolament, is-suġġetti tad-data għandhom jiġu informati bir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, u dwar id-dritt tagħhom li jressqu lment mal-KEPD kif ukoll li jfittxu rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

2.   Il-KEPD jista' jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta' informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 1 sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Din il-valutazzjoni għandha ssir fuq bażi ta' każ b'każ.

Artikolu 8

Id-dritt ta' aċċess, rettifika, tħassir u restrizzjoni tal-ipproċessar tas-suġġetti tad-data

1.   Meta fil-kuntest tal-attivitajiet imsemmija f'din id-Deċiżjoni, il-KEPD jillimita, b'mod sħiħ jew parzjali, id-dritt ta' aċċess għad-data personali, id-dritt għal rettifika, tħassir, u r-restrizzjoni tal-ipproċessar, kif imsemmi fl-Artikoli 17 sa 20 rispettivament tar-Regolament, huwa għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għat-talba ta' dan tal-aħħar, dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, u dwar il-possibbiltà li jressaq ilment mal-KEPD jew li jfittex rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

2.   Meta d-dritt tal-aċċess ikun ristrett b'mod sħiħ jew parzjali, il-KEPD, meta jkun qed jinvestiga l-ilment, għandu jinforma biss lis-suġġett tad-data dwar jekk id-data tkunx ġiet ipproċessata b'mod tajjeb u, jekk le, dwar jekk saritx xi korrezzjoni meħtieġa, f'konformità mal-Artikolu 25(7) tar-Regolament.

3.   Il-KEPD jista' jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta' informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 1 jew 2 jekk din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Din il-valutazzjoni għandha ssir fuq bażi ta' każ b'każ.

Artikolu 9

Kunfidenzjalità tal-komunikazzjoni elettronika

1.   Il-KEPD, taħt ċirkostanzi eċċezzjonali, u skont id-dispożizzjonijiet u r-raġunament wara d-Direttiva 2002/58/KE, jista' jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, kif imsemmi fl-Artikolu 36 tar-Regolament. F'dan il-każ, il-KEPD għandu jiddeskrivi ċ-ċirkostanzi, ir-raġunijiet, ir-riskji rilevanti u s-salvagwardji relatati f'regoli interni speċifiċi.

2.   Meta l-KEPD jillimita d-dritt għall-kunfidenzjalità tal-komunikazzjonijiet elettroniċi, huwa għandu jinforma lis-suġġett tad-data kkonċernat, fit-tweġiba tiegħu għat-talba ta' dan tal-aħħar, dwar ir-raġunijiet prinċipali li fuqhom hija bbażata l-applikazzjoni tar-restrizzjoni, u dwar il-possibbiltà li jressaq ilment mal-KEPD jew li jfittex rimedju ġudizzjarju quddiem il-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea.

3.   Il-KEPD jista' jiddifferixxi, iħalli barra jew jiċħad il-provvediment ta' informazzjoni li tikkonċerna r-raġunijiet għar-restrizzjoni msemmija fil-paragrafu 1 u 2 sakemm din tikkanċella l-effett tar-restrizzjoni. Din il-valutazzjoni għandha ssir fuq bażi ta' każ b'każ.

Artikolu 10

Dħul fis-seħħ

Din id-Deċiżjoni għandha tidħol fis-seħħ fil-ġurnata tal-pubblikazzjoni tagħha f'Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea.

Magħmula fi Brussell, it-2 ta' April 2019

Għall-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data

Giovanni BUTTARELLI


(1)  ĠU L 295, 21.11. 2018, p. 39.

(2)  Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tad-29 ta' Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal u l-Kondizzjonijiet ta' Impjieg ta' Uffiċjali Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri temporanji applikabbli għall-Uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).

(3)  Ir-Regolament tal-Kunsill (KEE, Euratom, KEFA) Nru 259/68 tad-29 ta' Frar 1968 li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal u l-Kondizzjonijiet ta' Impjieg ta' Uffiċjali Oħra tal-Komunitajiet Ewropej u li jistabbilixxi miżuri temporanji applikabbli għall-Uffiċjali tal-Kummissjoni (ĠU L 56, 4.3.1968, p. 1).