Gedeeltelijke uitbesteding van financiële administratie, gemeente Savukoski

Tekst automatisch vertaald in uw browsertaal

De gemeente Savukoski heeft de gedeeltelijke uitbesteding van financiële administratie uitgevoerd als een regeling voor bepaalde tijd tot 30 september 2026. Met behulp van gedeeltelijke outsourcing zijn het financieel beheer en de boekhouding van de gemeente up-to-date en betrouwbaar gemaakt. Op basis van de behaalde voordelen acht de gemeente het passend om het model van gedeeltelijke uitbesteding ook in de toekomstige contractperiode voort te zetten. De gemeente behoudt haar eigen expertise op het gebied van financiële administratie zodat de functie van financieel administratief medewerker (0,6 htv) wordt opengesteld voor sollicitaties na het sluiten van de gedeeltelijke uitbestedingsovereenkomst. Het eigen personeel van de gemeente is verantwoordelijk voor de taken die zijn opgenomen in de tabel met verdeling van verantwoordelijkheden (bijlage 2). De sub-uitbestede dienst ondersteunt de operationele betrouwbaarheid van financieel beheer en zorgt voor adequate back-up personeelsregelingen. De belangrijkste doelstellingen van de aanbesteding zijn: - een duidelijke en passende taakverdeling tussen de eigen activiteiten van de gemeente en de externe dienstverlener - waarbij de continuïteit van het financieel beheer en de regeling van het adjunct-personeel worden gewaarborgd. De overname betreft de gedeeltelijke uitbesteding van financiële administratiediensten voor de periode van 1 oktober 2026 tot en met 30 september 2029. De overeenkomst voorziet in de mogelijkheid van twee (2) optiejaren. De definitieve contractperiode en de opzeggingsvoorwaarden worden bepaald in het kader van de contractonderhandelingen. De totale waarde van de overname wordt geraamd op 300 000 EUR (btw 0%). De waarde is de schatting van de klant en is niet bindend voor de aanbestedende dienst. Het is een aanbesteding voor diensten boven de EU-drempel, die onderworpen is aan de wet inzake overheidsopdrachten en concessies (1397/2016) en Richtlijn 2014/24/EU van het Europees Parlement en de Raad. De aanbestedingsprocedure is een openbare procedure. De inschrijvingsdocumenten zijn opgesteld in het Fins en de inschrijvingen moeten in het Fins worden ingediend. De termijn voor de indiening van inschrijvingen loopt van 17 juni tot en met 4 februari 2026. De inschrijving moet voldoen aan alle minimumeisen van bijlage 1. Indien niet aan de eisen wordt voldaan, wordt de inschrijving afgewezen. Subaanbiedingen of alternatieve aanbiedingen worden niet geaccepteerd. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de economisch voordeligste inschrijving heeft ingediend. De benchmarks zijn: - prijs 60 % - kwaliteit 40 % In geval van een gelijkspel wordt een lagere prijsaanbieding geselecteerd. De opdracht mag niet in percelen worden onderverdeeld omdat een dergelijke onderverdeling naar het oordeel van de aanbestedende dienst de mededinging zou kunnen beperken of de uitvoering van de opdracht technisch te moeilijk of te duur zou kunnen maken. Bovendien kan de coördinatie van verschillende leveranciers de vlotte uitvoering van de dienst in gevaar brengen en het risico op onverenigbaarheid vergroten. Meer gedetailleerde beschrijving van de abonnee: -De abonnee heeft ongeveer 2.100 verkoopfacturen per jaar, waarvan ongeveer 600 e-facturen en ongeveer 1.500 papieren facturen -De abonnee heeft ongeveer 6.600 aankoopfacturen per jaar, waarvan ongeveer 6.500 e-facturen en ongeveer 100 papieren facturen -De abonnee heeft ongeveer 200 herinneringsfacturen per jaar voor waterfacturering -De rekeningen voor vaste activa van de abonnee worden beheerd in het gedeelte vaste activa van het Pro Economica-systeem, waarvan het register voor vaste activa in totaal ongeveer 65 vaste activa bevat -De abonnee stelt ongeveer 400 nota-ontvangsten per jaar op -De abonnee heeft een watervoorziening waaruit een afzonderlijke balans wordt opgemaakt en die in de rekeningen als een afzonderlijke entiteit wordt gemonitord als onderdeel van de rekeningen van de abonnee -De abonnee heeft geen echte commerciële vestigingen, maar de watervoorzieningsfaciliteit wordt behandeld als een afzonderlijke functie als onderdeel van de rekeningen van de abonnee -De abonnee heeft drie (3) bankrekeningen -Naast de gemeentelijke groep van de abonnee, heeft de abonnee, gezamenlijke gemeentelijke autoriteiten (zoals de regionale raad van Lapland, Lappi en Lapin kuntantantatakuntamämämämämä, Lapeco). Daarnaast omvat de groep gemeentelijke dochterondernemingen in overeenstemming met de participaties van de gemeente - de financiële administratietaken van Pelkosenniemen-Savukoski Real Estate Corporation omvatten boekhouding, verwerking van inkoopfacturen, verkoopfacturering, betalingstransacties, het opstellen van de financiële overzichten en het verslag van de raad van bestuur, evenals andere normale financiële administratietaken en dit moet worden opgenomen in de maandelijkse prijs die in de inschrijving wordt vermeld - De Real Estate Corporation heeft ongeveer 350 inkoopfacturen en ongeveer 60 verkoopfacturen per jaar

79211100 - Boekhouddiensten