BESCHERMING VAN UW PERSOONSGEGEVENS

Deze privacyverklaring geeft informatie over de verwerking en de bescherming van uw persoonsgegevens.

Verwerking: Webarchief van de Europese Unie

Verwerkingsverantwoordelijke: Bureau voor publicaties van de Europese Unie, eenheid A.4, Bewaring en Wettelijke Deponering

Referentienummer: DPR-EC-00861

Inhoud

  1. Inleiding
  2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?
  3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?
  4. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verder verwerkt?
  5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
  6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?
  7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?
  8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?
  9. Contactgegevens
  10. Meer informatie

1. Inleiding

De Europese Commissie (hierna "de Commissie") heeft zich ertoe verbonden uw persoonsgegevens te beschermen en uw privacy te respecteren. De Commissie verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met inachtneming van Verordening (EU) 2018/1725 van het Europees Parlement en de Raad van 23 oktober 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens door de instellingen, organen en instanties van de Unie en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (en tot intrekking van Verordening (EG) nr. 45/2001).

Deze privacyverklaring geeft uitleg over de reden voor de verwerking van uw persoonsgegevens, de manier waarop we alle verstrekte persoonsgegevens verzamelen, verwerken en beschermen, hoe die informatie wordt gebruikt en welke rechten u heeft met betrekking tot uw persoonsgegevens. U vindt daarbij ook de contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke bij wie u terecht kunt als u zich op uw rechten wilt beroepen, de functionaris voor gegevensbescherming en de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming.

Hieronder staat welke gegevens eenheid A.4, Bewaring en Wettelijke Deponering, van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie verzamelt in verband met het webarchief.

2. Waarom en hoe verwerken we uw persoonsgegevens?

Doel van de verwerking: Eenheid A.4, Bewaring en Wettelijke Deponering, van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie beheert het webarchief van de EU waarin oude versies websites van de instellingen, agentschappen en organen van de EU worden bewaard. Met behulp van een automatische crawler worden hierin geselecteerde openbaar toegankelijke websites van de EU-instellingen gearchiveerd. Het webarchief is online voor iedereen toegankelijk.

Persoonsgegevens die op een website van een EU-instelling staan, kunnen bij deze verwerking in het webarchief terechtkomen. Persoonsgegevens die op de oorspronkelijke website stonden, dus ook eventuele namen en contactgegevens van EU-medewerkers en anderen die betrokken zijn bij de besluitvorming van de EU, zoals nationale deskundigen, worden immers meegearchiveerd. In dergelijke gevallen kan de eigenaar van de website worden verzocht om pagina's met die gegevens te verbergen.

De gegevensverwerking vindt plaats met het uitdrukkelijke doel websites te archiveren in het algemeen belang.

Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor geautomatiseerde besluitvorming noch voor profilering.

3. Op welke juridische grondslag(en) verwerken we uw persoonsgegevens?

We verwerken uw persoonsgegevens omdat de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak in het algemeen belang of in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan de instelling of het orgaan van Unie is verleend.

Aanvullende rechtsgrond van de verwerking: Mandaat van het Bureau voor publicaties, Besluit 2009/496/EG van het Europees Parlement, de Raad, de Commissie, het Hof van Justitie, de Rekenkamer, het Europees Economisch en Sociaal Comité en het Comité van de Regio’s van 26 juni 2009 betreffende de organisatie en de werking van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie, met name artikel 3, lid 1, onder g, en artikel 5, lid 1, onder m.

4. Welke persoonsgegevens worden door ons verzameld en verder verwerkt?

Ten behoeve van deze gegevensverwerking verzamelt eenheid A.4, Bewaring en Wettelijke Deponering, van het Bureau voor publicaties van de EU de volgende categorieën persoonsgegevens:

  • voornaam en achternaam
  • eventuele contactgegevens (e-mailadres, telefoonnummer, kantooradres)
  • in uitzonderlijke gevallen een foto of andere gegevens

Het webarchief van de Europese Unie verkrijgt die gegevens door oorspronkelijke, openbare EU-websites te archiveren.

5. Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Eenheid A.4, Bewaring en Wettelijke Deponering, van het Bureau voor publicaties van de Europese Unie bewaart de gegevens voor onbepaalde tijd voor de aanmaak van een archief van historisch belang.

6. Hoe beschermen en beveiligen we uw persoonsgegevens?

Alle persoonsgegevens in elektronische vorm (e-mails, documenten, databanken, geüploade series gegevens enz.) worden opgeslagen op de servers van de Europese Commissie of die van haar contractant(en). Alle verwerkingen worden uitgevoerd overeenkomstig Besluit (EU, Euratom) 2017/46 van de Commissie van 10 januari 2017 over de beveiliging van communicatie- en informatiesystemen binnen de Europese Commissie.

De contractanten kunnen buiten de EER gevestigd zijn. Momenteel heeft het Bureau voor publicaties van de EU webarchiveringscontracten met Internet Archive, gevestigd in de Verenigde Staten van Amerika, en GW Crossmedia, gevestigd in Nederland. Internet Archive neemt niet deel aan het EU-VS-privacyschild. Alle gegevens staan echter op servers die zich op het grondgebied van de EER bevinden, ook de gegevens die Internet Archive verzamelt. Voor contractanten van de Commissie gelden specifieke contractuele bepalingen voor iedere vorm van verwerking van persoonsgegevens namens de Commissie, en verplichtingen inzake vertrouwelijkheid die voortvloeien uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming ("AVG", Verordening (EU) 2016/679).

Om uw persoonsgegevens te beschermen heeft de Commissie een aantal technische en organisatorische maatregelen genomen. De technische maatregelen voorzien in een adequaat niveau van netwerkbeveiliging en bescherming van uw gegevens tegen verlies, verandering en ongeoorloofde toegang, gelet op de risico's van de verwerking en de aard van de verwerkte persoonsgegevens. De organisatorische maatregelen houden in dat uw persoonsgegevens alleen toegankelijk zijn voor bevoegde personen die deze gegevens moeten kennen met het oog op de verwerking hiervan.

7. Wie heeft toegang tot uw gegevens en aan wie geven we ze door?

Uw persoonsgegevens worden toegankelijk gemaakt voor de medewerkers van de Commissie die verantwoordelijk zijn voor deze verwerking en voor bevoegd personeel volgens het "need-to-know"-beginsel. Deze personeelsleden zijn gehouden aan hun statutaire, en waar nodig, aanvullende overeenkomsten inzake vertrouwelijkheid.

Op grond van overweging 19, artikel 4, lid 1, onder b en e, artikel 13 en artikel 25, lid 4, van Verordening (EU) 2018/1725 wordt deze mogelijke overdracht van persoonsgegevens gerechtvaardigd geacht, gezien het uitdrukkelijke doel van archivering in het algemeen belang.

Het webarchief van de Europese Unie is via internet openbaar toegankelijk.

8. Wat zijn uw rechten en hoe kunt u zich erop beroepen?

Als "betrokkene" heeft u op grond van hoofdstuk III, artikelen 14-25, van Verordening (EU) 2018/1725 bepaalde rechten, met name het recht op verwijdering van uw persoonsgegevens uit het openbare webarchief en het recht op beperking van de verwerking van die gegevens. Indien van toepassing, heeft u ook het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking of om uw gegevens over te dragen.

Wilt u gebruikmaken van uw rechten, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke of met de functionaris voor gegevensbescherming. Indien nodig kunt u zich ook tot de Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming wenden. Hun contactgegevens staan vermeld in punt 9.

U dient aan de hand van een beschrijving (d.w.z. het in punt 10 bedoelde referentienummer) te vermelden op welke verwerking(en) uw verzoek betrekking heeft.

9. Contactgegevens

- Verwerkingsverantwoordelijke

Wilt u gebruikmaken van uw rechten uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1725 of heeft u vragen, opmerkingen, bezwaren of een klacht in verband met de verzameling en het gebruik van uw persoonsgegevens, neem dan contact op met de verwerkingsverantwoordelijke, eenheid A.4, Bewaring en Wettelijke Deponering, van het Bureau voor publicaties, info@publications.europa.eu.

- Functionaris voor gegevensbescherming (DPO) van de Commissie

Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens in het kader van Verordening (EU) 2018/1725, neem dan contact op met de functionaris voor gegevensbescherming (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

- Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming (EDPS)

Als u meent dat bij de verwerking van uw persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke uw rechten op grond van Verordening (EU) 2018/1725 geschonden zijn, kunt u bezwaar maken (d.w.z. een klacht indienen) bij de Europees Toezichthouder voor gegevensbescherming (edps@edps.europa.eu).

10. Meer informatie

De functionaris voor gegevensbescherming van de Commissie ("DPO") publiceert het register van alle verwerkingen van persoonsgegevens door de Commissie die gedocumenteerd en aan hem gemeld zijn. Dit register kunt u raadplegen op: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Deze specifieke verwerking is opgenomen in het openbaar register van de DPO met de volgende referentie: DPR-EC-00861