Le but de cette procédure est de sélectionner des fournisseurs de services qualifiés qui accompagneront l'Université pendant les phases 2, 3 et 4 du programme en fournissant des services dans les domaines suivants: • Refonte et documentation des processus opérationnels, en les alignant sur les normes SAP S/4HANA et en simplifiant les opérations • Migration technique, configuration du système et déploiement de la solution SAP S/4HANA • Soutien indépendant à la gestion du programme, assurant la coordination, la planification, la surveillance des risques et de la qualité dans tous les axes de travail • Gestion du changement, refonte organisationnelle et habilitation des utilisateurs pour assurer l'adoption et la durabilité de la transformation Compte tenu de la complexité et de la diversité des services requis, le contrat est organisé en quatre lots distincts, chacun correspondant à un axe de travail clé du programme: • Lot 1 – SAP ECC vers S/4HANA Migration : Couvre toutes les activités de migration technique, y compris la planification, l'exécution, les tests, le déploiement, la configuration du système et la gouvernance technique du projet. (Un contrat initial pour le lot 1 "Lot n°1 Mission n°1" sera attribué à l'issue de la procédure d'appel d'offres avec l'accord-cadre.) • Lot 2 - Refonte des processus et documentation: Se concentre sur la refonte des processus métier en utilisant les meilleures pratiques S/4HANA et en appliquant un cadre dédié à la modélisation et à la documentation des processus. Une certification obligatoire sur la plateforme ARIS est requise pour ce lot. • Lot 3 – Assistance à la gestion du programme de transformation: Fournit des services indépendants de soutien à la gestion des programmes, tels que la coordination, l'établissement de rapports, la gestion des risques et de la qualité, la planification et l'harmonisation des intervenants. Le contractant du lot 3 fonctionnera indépendamment des équipes de mise en œuvre (lot 1 et autres) et rendra compte directement aux structures de gouvernance du programme désignées par l’université. • Lot 4 – Refonte organisationnelle et gestion du changement: Aborde les aspects humains et organisationnels de la transformation, y compris l'engagement des parties prenantes, la formation, la communication et le soutien aux nouveaux rôles et responsabilités résultant des processus repensés. Cette structure permet aux fournisseurs experts de proposer le(s) lot(s) le(s) mieux aligné(s) sur leurs compétences de base, tout en assurant une exécution coordonnée et progressive de l'ensemble du programme. Chaque lot sera attribué séparément dans le cadre de cette procédure concurrentielle avec négociation. Cette procédure vise à conclure, pour chaque lot, un accord-cadre avec une seule partie contractante. Les candidats sont encouragés à soumettre une demande pour un, plusieurs ou tous les lots. Toutefois, en raison d’un conflit d’intérêts potentiel entre les rôles d’intégrateur de systèmes (lot 1) et d’assistance à la gestion de programmes (lot 3), un même soumissionnaire ne peut se voir attribuer à la fois le lot 1 et le lot 3, qu’il s’agisse d’un soumissionnaire unique, d’un membre d’un consortium ou d’un sous-traitant. Par conséquent, les candidats sont autorisés à soumettre une candidature et une offre pour les lots 1 et 3, mais ils ne peuvent se voir attribuer qu’un seul des deux.
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