L’UKM imprime l’objet du marché dans le cadre d’une procédure de négociation structurée, conformément aux dispositions combinées des articles 119, paragraphes 1 et 5, du GWB, et des articles 14, paragraphes 1, 3 et 17 du VgV. Cela signifie que les acteurs du marché doivent poser leur candidature pour participer à ce processus structuré au moyen d’un concours de participation. Les prestations à fournir sont attribuées sous la forme d’un marché de fournitures conformément à l’article 103, paragraphe 2, de la GWB, parce que, selon l’estimation actuelle du pouvoir adjudicateur, le partenariat envisagé fera l’objet de prestations de fourniture qui l’emportent sur la part des services. Le pouvoir adjudicateur peut passer des marchés par procédure négociée avec mise en concurrence lorsque, lorsque les besoins du pouvoir adjudicateur ne peuvent être satisfaits sans l’adaptation des solutions déjà disponibles, le marché comporte des solutions conceptuelles ou innovantes, et que, en raison de circonstances concrètes liées à la nature, à la complexité ou au cadre juridique ou financier ou aux risques qui y sont associés, le marché ne peut être attribué sans négociation préalable. Toutes ces exceptions sont réunies en l’espèce. Le marché ne peut être exécuté en adaptant les solutions disponibles, de sorte qu’il comprend des solutions conceptuelles ou innovantes et ne peut être attribué sans négociation préalable en raison de circonstances concrètes liées à la nature, à la complexité ou au cadre juridique ou financier ou aux risques qui y sont associés. Dans le cadre du concours de participation, les candidats peuvent poser leur candidature pour participer à la procédure. Le pouvoir adjudicateur vérifie dans le concours l’aptitude des candidats qui ont présenté leur candidature et qui ne se trouvent pas dans un cas d’exclusion. À l’issue du concours, l’entité adjudicatrice invitera tous les participants appropriés à participer à la procédure négociée. Seuls les candidats qui remplissent au mieux les conditions d’aptitude seront invités à participer à la procédure négociée et, partant, la possibilité de présenter une offre initiale indiquant le début de la procédure négociée proprement dite. Ce n’est qu’au moment de l’invitation à participer à la procédure négociée que l’intégralité du cahier des charges sera mise à la disposition des participants. 2. Invitation à soumettre la première offre Les lauréats du concours (ci-après les «soumissionnaires») seront alors invités à soumettre des offres initiales, y compris les concepts nécessaires. Lors de la préparation de leurs offres, les candidats/soumissionnaires invités tiendront compte des documents de l’appel d’offres, notamment du cahier des charges. Les offres initiales constituent la base du premier cycle de négociations. L’objectif de ces offres initiales, déjà contraignantes, est de présenter au pouvoir adjudicateur des offres complètes qui répondent aux critères de performance fixés dans les documents d’appel d’offres. Au cours de ce cycle de négociations, les soumissionnaires auront la possibilité de présenter leur offre en détail. Par conséquent, le pouvoir adjudicateur se réserve le droit d’attribuer le marché à l’offre initiale. 3. Phase de négociation À l’issue du premier cycle de négociations, le pouvoir adjudicateur invite, le cas échéant, les soumissionnaires, au moyen d’instructions de soumissionnaires, à présenter leur offre initiale sur la base des indications et informations fournies. À cet égard, les indications et informations fournies avec la lettre de soumission servent à poursuivre et à préciser les offres initiales au regard des exigences du pouvoir adjudicateur. Ces offres révisées seront discutées, le cas échéant, lors d’autres cycles de négociation, jusqu’à ce que la qualité de l’offre soit conforme aux attentes du pouvoir adjudicateur. Dans ce cas, le pouvoir adjudicateur invite les soumissionnaires à remettre leur dernière offre ferme (best and final offer) en ayant connaissance des clauses contractuelles définitives (négociations avec les soumissionnaires) et d’une matrice d’évaluation détaillée. Le nombre de cycles de négociation est déterminé en fonction des circonstances de la procédure. Il n’y a pas de droit à la négociation. Le pouvoir adjudicateur se réserve expressément le droit d’exclure de la suite de la procédure les soumissionnaires qui ne satisfont pas aux exigences minimales et/ou qui n’ont pas dépassé leur offre conformément aux instructions du pouvoir adjudicateur. Le pouvoir adjudicateur se réserve également le droit de réduire le nombre de soumissionnaires au cours de la procédure de négociation. Une telle réduction du nombre de soumissionnaires est fondée sur une offre révisée. Toutefois, une éventuelle décision interlocutoire n’a pas nécessairement pour effet d’exclure de la procédure les soumissionnaires avec lesquels la décision n’est plus négociée. En effet, si les pouvoirs adjudicateurs déclarent que les négociations avec le(s) soumissionnaire(s) ayant fait l’objet d’une nouvelle négociation après la décision intermédiaire ont échoué provisoirement ou définitivement, la négociation peut être poursuivie avec les soumissionnaires qui n’ont pas encore été négociés. Toutefois, les soumissionnaires n’ont pas droit à des négociations exclusives. En soumettant la première offre, le soumissionnaire déclare expressément que ses conditions générales ne sont pas d’application. Lors de la soumission de l’offre, les soumissionnaires doivent veiller à ce que les informations fournies soient suffisantes pour soumettre une offre.
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