PROTECTION DE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL

Opération de traitement: bulletin d'information de l'OP

Responsable du traitement des données: Office des publications de l’Union européenne, unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication»

Références: DPR-EC-03928 et DPR-EC-00841

1. Introduction

La Commission européenne (ci-après la «Commission») est déterminée à protéger vos données à caractère personnel et à respecter votre vie privée. Elle recueille et traite des données à caractère personnel conformément au règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel par les institutions, organes et organismes de l’Union et à la libre circulation de ces données.

La présente déclaration relative à la protection de la vie privée explique la raison du traitement de vos données à caractère personnel, la façon dont elles sont recueillies, traitées et protégées, l’usage qui en est fait et les droits que vous pouvez exercer les concernant. Elle indique également les coordonnées du responsable du traitement des données avec qui prendre contact pour exercer vos droits, du délégué à la protection des données et du Contrôleur européen de la protection des données.

Les informations sur l’opération de traitement «Bulletin d’information de l’OP» effectuée par l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» de l’Office des publications de l’Union européenne sont présentées ci-dessous.

2. Pourquoi et comment vos données à caractère personnel sont-elles traitées?

Finalité de l’opération de traitement: l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» de l’Office des publications recueille et utilise vos données à caractère personnel pour vous envoyer le bulletin d’information régulier de l’Office des publications de l’UE, qui présente une sélection de publications récentes de l’UE sur plusieurs sujets, dont la finance et la recherche.

L’opération de traitement consiste à tenir à jour une liste contenant des données à caractère personnel dans une base de données.

Vos données à caractère personnel ne seront pas utilisées en vue d’une prise de décision automatisée, y compris d’un profilage.

3. Quelles sont les bases juridiques du traitement de vos données à caractère personnel?

Nous traitons vos données à caractère personnel pour les raisons suivantes:

- le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi(e) l’institution ou l’organe de l’Union;

- en tant que personne concernée, vous avez consenti au traitement de vos données à caractère personnel pour une ou plusieurs finalités spécifiques.

Base juridique du traitement: mandat de l’Office des publications de l’UE, décision 2009/496/CE, Euratom du Parlement européen, du Conseil, de la Commission, de la Cour de justice, de la Cour des comptes, du Comité économique et social européen et du Comité des régions, du 26 juin 2009, relative à l’organisation et au fonctionnement de l’Office des publications de l’Union européenne.

4. Quelles sont les données à caractère personnel qui sont recueillies et traitées?

Aux fins de l’opération de traitement dont il est question ici, l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» de l’Office des publications recueille les catégories de données à caractère personnel suivantes:

Données obligatoires:

• adresse électronique

5. Combien de temps vos données à caractère personnel sont-elles conservées?

L’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» de l’Office des publications ne conserve vos données à caractère personnel que pendant le temps nécessaire pour atteindre l'objectif pour lequel elles ont été recueillies ou traitées, à savoir vous fournir les services demandés.

Le courriel généré par votre demande d’abonnement au bulletin d’information est conservé pendant deux ans, tandis que les demandes de désabonnement sont conservées pendant cinq ans.

6. Comment vos données à caractère personnel sont-elles protégées?

Toutes les données à caractère personnel au format électronique (courriels, documents, bases de données, lots de données téléchargés, etc.) sont conservées sur les serveurs de la Commission européenne. L’Office des publications de l’UE utilise la Corporate Newsroom. Toutes les opérations de traitement sont exécutées conformément à la décision (UE, Euratom) 2017/46 de la Commission du 10 janvier 2017 sur la sécurité des systèmes d’information et de communication au sein de la Commission européenne.

Les sous-traitants de la Commission sont liés par une clause contractuelle spécifique régissant toute opération de traitement de vos données pour le compte de la Commission, ainsi que par les obligations de confidentialité découlant du règlement général sur la protection des données ou «RGPD» [règlement (UE) 2016/679].

La Commission a pris un certain nombre de mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données à caractère personnel. Les mesures techniques incluent notamment des actions appropriées visant à assurer la sécurité en ligne et à atténuer le risque de perte de données, de modification des données ou d’accès non autorisé, en tenant compte du risque posé par le traitement et de la nature des données à caractère personnel traitées. Les mesures organisationnelles visent notamment à restreindre l’accès aux données à caractère personnel aux seules personnes autorisées ayant un besoin légitime de les connaître aux fins de l’opération de traitement dont il est question dans la présente déclaration.

7. Qui a accès à vos données à caractère personnel et à qui sont-elles communiquées?

L'accès à vos données à caractère personnel est accordé au personnel habilité de l’Office des publications chargé d’effectuer l’opération de traitement dont il est question ici et au personnel sous-traitant habilité conformément au principe du «besoin d’en connaître». Ce personnel respecte les conventions réglementaires et, le cas échéant, des règles de confidentialité supplémentaires.

Toutes les données à caractère personnel relevant de ce traitement sont stockées sur des serveurs situés sur le territoire de l’UE.

8. Quels sont vos droits et comment les exercer?

Vous avez des droits spécifiques en qualité de «personne concernée» au titre du chapitre III (articles 14 à 25) du règlement (UE) 2018/1725, en particulier le droit de consulter, de rectifier ou de supprimer vos données à caractère personnel et le droit de restreindre le traitement de ces données. Le cas échéant, vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données ou de les faire transférer.

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel, effectué de manière licite, conformément à l’article 5, paragraphe 1, point a), du RGPD.

Vous avez consenti à fournir vos données à caractère personnel à l’unité D.1 «Relations avec les parties prenantes et communication» de l’Office des publications pour l’opération de traitement dont il est question ici. Vous pouvez retirer votre consentement à tout moment en en informant le responsable du traitement des données. Le retrait de votre consentement ne porte pas atteinte à la licéité du traitement effectué avant ce retrait.

Vous pouvez exercer vos droits en prenant contact avec le responsable du traitement des données ou, en cas de litige, avec le délégué à la protection des données. Au besoin, vous pouvez également saisir le Contrôleur européen de la protection des données. Leurs coordonnées figurent au point 9 ci-dessous.

Si vous souhaitez exercer vos droits dans le cadre d’une ou de plusieurs opérations de traitement spécifiques, veuillez en fournir la description [en en indiquant la référence, comme celle mentionnée au point 10 ci-dessous] dans votre demande.

9. Coordonnées

• Responsable du traitement

Si vous souhaitez exercer vos droits en vertu du règlement (UE) 2018/1725, si vous avez des commentaires, questions ou inquiétudes, ou si vous souhaitez porter plainte concernant la collecte et l’utilisation de vos données à caractère personnel, n’hésitez pas à prendre contact avec le responsable du traitement des données à l’adresse: OP-DATA-PROTECTION-COORDINATOR@publications.europa.eu.

• Délégué à la protection des données (DPD) de la Commission

Vous pouvez contacter le délégué à la protection des données (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu) au sujet des questions relatives au traitement de vos données à caractère personnel en vertu du règlement (UE) 2018/1725.

• Contrôleur européen de la protection des données (CEPD)

Vous avez le droit de saisir le Contrôleur européen de la protection des données (edps@edps.europa.eu) pour introduire une réclamation si vous estimez que les droits dont vous jouissez en vertu du règlement (UE) 2018/1725 ont été enfreints à la suite du traitement de vos données à caractère personnel effectué par le responsable de ce traitement.

10. Où trouver de plus amples informations?

Le délégué à la protection des données (DPD) de la Commission publie un registre de toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées par la Commission qui ont été documentées et qui lui ont été notifiées. Vous pouvez consulter ce registre à l’adresse suivante: http://ec.europa.eu/dpo-register.

L’opération de traitement spécifique dont il est question dans la présente déclaration a été consignée dans le registre public du DPD sous la référence suivante: DPR-EC-03928. L’enregistrement relatif à la Corporate Newsroom, l’outil utilisé pour la diffusion du bulletin d’information de l’OP, porte la référence suivante: DPR-EC-00841.