HENKILÖTIETOJEN SUOJA

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan henkilötietojesi käsittely ja suojaaminen.

Käsittelytehtävä: Euroopan unionin web-arkisto

Rekisterinpitäjä: Euroopan unionin julkaisutoimisto, A.4-yksikkö, ”Säilyttäminen ja vapaakappaleet”

Viite: DPR-EC-00861

Sisällysluettelo

  1. Johdanto
  2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?
  3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?
  4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?
  5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?
  6. Miten henkilötiedot suojataan?
  7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja annetaan?
  8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?
  9. Yhteystiedot
  10. Lisätietoja

1. Johdanto

Euroopan komissio (jäljempänä ’komissio’) on sitoutunut palvelujensa käyttäjien henkilötietojen suojaamiseen ja yksityisyyden kunnioittamiseen. Komission suorittamassa henkilötietojen keräämisessä ja käsittelyssä sovelletaan 23. lokakuuta 2018 annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston asetusta (EU) 2018/1725 luonnollisten henkilöiden suojelusta unionin toimielinten, elinten ja laitosten suorittamassa henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta (ja asetuksen (EY) N:o 45/2001 kumoamisesta).

Tässä tietosuojaselosteessa selitetään, miksi ja miten henkilötietoja kerätään, käsitellään ja käytetään ja miten ne suojataan. Lisäksi siinä kuvataan palvelun käyttäjien oikeudet henkilötietojensa suhteen. Selosteessa on myös vastaavan rekisterinpitäjän, komission tietosuojavastaavan ja Euroopan tietosuojavaltuutetun yhteystiedot. Jos sinulla on kysyttävää oikeuksistasi, ota yhteyttä rekisterinpitäjään.

Seuraavassa esitetyt tiedot koskevat Euroopan unionin julkaisutoimiston A.4-yksikön (”Säilyttäminen ja vapaakappaleet”) suorittamaa web-arkistoa koskevaa tietojenkäsittelytehtävää.

2. Miksi ja miten henkilötietoja käsitellään?

Tietojenkäsittelyn tarkoitus: Euroopan unionin julkaisutoimiston A.4-yksikkö (”Säilyttäminen ja vapaakappaleet”) ylläpitää Euroopan unionin web-arkistoa EU:n toimielinten, virastojen ja elinten verkkosivustojen säilyttämiseksi. Web-arkiston luomisessa käytetään hakurobottia, joka hakee julkisesti saatavilla olevia verkkosivustoja EU:n toimielinten palvelimilta ja tallentaa ne automaattisesti. Tällä tavalla luotuun arkistoon voi tutustua vapaasti verkossa.

On mahdollista, että verkkoarkistoinnin yhteydessä arkistoon tallentuu henkilötietoja, jotka olivat aikaisemmin julkisesti saatavilla EU:n toimielinten verkkosivustoilla: Jos verkkosivuston omistajat julkaisivat henkilötietoja alkuperäisillä verkkosivustoilla, arkistoiduilla sivustoilla ja sivuilla voi olla esim. EU:n henkilöstön jäsenten ja kansallisten asiantuntijoiden (jotka ovat osallistuneet EU:n päätöksentekoprosessiin) nimiä ja mahdollisesti yhteystietoja. Tällaisissa tapauksissa henkilötietoja sisältävät sivut voidaan verkkosivuston omistajan pyynnöstä piilottaa niin, etteivät ne ole julkisesti näkyvissä.

Tämä tietojenkäsittely tapahtuu nimenomaisesti yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten.

Henkilötietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon, kuten profilointiin.

3. Mitkä ovat henkilötietojen käsittelyn oikeudelliset perusteet?

Henkilötietojasi käsitellään, koska käsittely on tarpeen yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai unionin toimielimelle tai elimelle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi.

Käsittelyn toinen oikeusperusta: julkaisutoimiston lupa, Euroopan unionin julkaisutoimiston organisaatiosta ja toiminnasta 26. kesäkuuta 2009 tehty Euroopan parlamentin, neuvoston, komission, yhteisöjen tuomioistuimen, tilintarkastustuomioistuimen, Euroopan talous- ja sosiaalikomitean ja alueiden komitean päätös 2009/496/EY, Euratom, erityisesti sen 3 artiklan 1 kohdan g alakohta ja 5 artiklan 1 kohdan m alakohta.

4. Mitä henkilötietoja kerätään ja käsitellään?

A.4-yksikkö (”Säilyttäminen ja vapaakappaleet”) voi tietojenkäsittelytehtävänsä suorittamiseksi kerätä joissakin tapauksissa seuraavat henkilötietojen ryhmät:

  • etu- ja sukunimi
  • mahdollisesti yhteystiedot (työsähköpostiosoite, puhelinnumero, toimiston katuosoite)
  • poikkeuksellisissa tapauksissa valokuva tai muita tietoja.

Euroopan unionin web-arkisto saa nämä tiedot arkistoimalla alkuperäisiä julkisesti saatavilla olevia EU:n verkkosivustoja.

5. Kuinka kauan henkilötietoja säilytetään?

Julkaisutoimiston A.4-yksikkö ”Säilyttäminen ja vapaakappaleet” säilyttää henkilötietosi arkistointitarkoituksia varten sivustojen historiallisen merkityksen vuoksi ilman aikarajoitusta.

6. Miten henkilötiedot suojataan?

Kaikki sähköisessä muodossa olevat henkilötiedot (sähköpostiviestit, asiakirjat, tietokannat, verkkoon ladatut tiedot tms.) tallennetaan joko Euroopan komission tai sen toimeksisaajan tai toimeksisaajien palvelimille. Kaikessa tietojenkäsittelyssä sovelletaan 10. tammikuuta 2017 annettua komission päätöstä (EU, Euratom) 2017/46 viestintä- ja tietojärjestelmien turvallisuudesta Euroopan komissiossa.

Toimeksisaajat voivat olla sijoittautuneet ETA-alueen ulkopuolelle. Julkaisutoimistolla on tällä hetkellä verkkosivustojen arkistointisopimus Yhdysvalloissa sijaitsevan Internet Archiven ja Alankomaissa sijaitsevan GW Crossmedian kanssa. Internet Archive ei osallistu EU:n ja Yhdysvaltojen Privacy Shield -järjestelyyn. Kaikki tiedot, myös Internet Archiven keräämät tiedot, on kuitenkin tallennettu ETA-alueella sijaitseville palvelimille. Komission toimeksisaajien on komission puolesta tietoja käsitellessään noudatettava erityistä sopimuslauseketta ja yleisen tietosuoja-asetuksen (asetus (EU) 2016/679) täytäntöönpanoon pohjautuvia salassapitovelvoitteita.

Komissio suojaa henkilötietoja usein teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Teknisillä toimenpiteillä pyritään varmistamaan verkkoturvallisuus ja pienentämään tietojen häviämisen, muuttamisen ja luvattoman käytön riskiä. Toimenpiteissä otetaan huomioon tietojen käsittelystä johtuvat riskit ja käsiteltävien tietojen luonne. Hallinnollisilla toimenpiteillä varmistetaan, että pääsy henkilötietoihin on vain valtuutetuilla henkilöillä, joilla on perusteltu tarve saada tiedot käsittelyä varten.

7. Kenellä on pääsy henkilötietoihin ja kenelle tietoja annetaan?

Henkilötietoihin voivat tutustua niiden käsittelystä vastaavat komission työntekijät sekä – tiedonsaantitarpeen perusteella – muut työntekijät. Näiden työntekijöiden on noudatettava lakisääteisiä ja tarpeen mukaan myös muita salassapitosopimuksia.

Tällainen henkilötietojen mahdollinen siirto katsotaan perustelluksi, koska se tapahtuu nimenomaisesti yleisen edun mukaisia arkistointitarkoituksia varten (asetuksen (EU) 2018/1725 johdanto-osan 19 kappaleen, 4 artiklan 1 kohdan b ja e alakohdan, 13 artiklan ja 25 artiklan 4 kohdan perusteella).

Euroopan unionin web-arkisto on julkisesti saatavilla internetissä.

8. Mitkä ovat oikeutesi henkilötietojen käsittelyn suhteen?

Sinulla on rekisteröitynä henkilönä asetuksen (EU) 2018/1725 III luvussa (14–25 artikla) säädetyt erityiset oikeudet, joihin kuuluvat etenkin oikeus piilottaa henkilötietosi niin, etteivät ne ole julkisesti nähtävillä web-arkistossa, ja oikeus rajoittaa henkilötietojesi käsittelyä. Soveltuvin osin sinulla on myös oikeus vastustaa tietojen käsittelyä ja oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.

Voit oikeuksiasi koskevissa asioissa ottaa yhteyttä rekisterinpitäjään tai riitatilanteessa komission tietosuojavastaavaan. Tarpeen mukaan voit myös kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun puoleen. Yhteystiedot ovat jäljempänä kohdassa 9.

Selosta oikeuksien käyttämistä koskevassa pyynnössäsi, mistä käsittelytoimista on kyse, ja esitä asiaa koskevat viitteet (ks. jäljempänä kohta 10).

9. Yhteystiedot

– Rekisterinpitäjä

Jos haluat käyttää asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisia oikeuksiasi tai jos sinulla on kysymyksiä, kommentteja tai ongelmia tai jos haluat tehdä valituksen henkilötietojesi keräämisestä ja käytöstä, ota yhteyttä rekisterinpitäjään: julkaisutoimiston A.4-yksikkö ”Säilyttäminen ja vapaakappaleet” info@publications.europa.eu.

– Komission tietosuojavastaava

Asioissa, jotka koskevat henkilötietojen käsittelyä asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisesti, voit ottaa yhteyttä komission tietosuojavastaavaan (DATA-PROTECTION-OFFICER@ec.europa.eu).

– Euroopan tietosuojavaltuutettu (EDPS)

Sinulla on oikeus kääntyä Euroopan tietosuojavaltuutetun (edps@edps.europa.eu) puoleen ja tehdä valitus, jos katsot, että henkilötietojesi käsittely on johtanut asetuksen (EU) 2018/1725 mukaisten oikeuksiesi loukkaamiseen.

10. Lisätietoja

Komission tietosuojavastaava ylläpitää julkista rekisteriä kaikista komission suorittamista henkilötietojen käsittelytoimista, jotka on dokumentoitu ja ilmoitettu hänelle. Tutustu rekisteriin: http://ec.europa.eu/dpo-register.

Tässä asiakirjassa kuvatut tietojenkäsittelytoimet on kirjattu komission tietosuojavastaavan julkiseen rekisteriin viitteellä: DPR-EC-00861.