Ms K. MAOUHOUB

Secretary - to the Head of Delegation
Exécuter pour le Chef de Délégation des tâches générales de secrétariat, d'administration et de gestion des documents Fonctions et responsabilités Coordination horizontale: Coordination administrative • Participer aux réunions des Chefs de section, en rédiger le compte-rendu et assurer le suivi • Gestion de l'agenda du CDD et filtrage des appels téléphoniques • Gestion de deux boîtes électroniques fonctionnelles (Délégation et Délégation HOD): enregistrement des messages et/ou distribution aux sections concernées • Veiller à la circulation de l'information entre les différentes sections • Ouverture et fermeture de la valise diplomatique • Classement et archivage des documents du CDD. Participation au groupe de travail concernant le lien à établir entre le plan de classement de la Délégation et le plan de classement inclus dans Delores • Mise en pratique, formation et suivi du système d'enregistrement du courrier: Delores • Contacts réguliers avec les Ministères de Mauritanie, le Protocole d'Etat, les organisations internationales ainsi que les Ambassades • Accompagnement des nouvelles secrétaires, coordination entre les différents secrétariats Support et coordination administratives : Support administratif général • Assurer la qualité du courrier sortant de la Délégation de toutes les correspondances signées par le Chef de Délégation • Suivi des signataires et du courrier entrant et sortant au niveau du Chef de Délégation • Rédaction de certaines correspondances • Gestion administrative du personnel de la Résidence du Chef de Délégation (salaires, déclarations trimestrielles, etc.) et traitement des demandes de remboursement y relatives auprès de la comptabilité • Mise à jour des bases de données (listes téléphoniques, répertoire des personnalités locales et partenaires techniques, liste des invités du 9 mai, actualisation des guides pratiques internes liés à l'organisation de la Délégation). • Centralisation des demandes de cartes diplomatiques, prorogation, renouvellement, demandes de visa, traitement des cartes de vœux de fin d'année. Support logistique: Organisation de réunions, voyages et obligations sociales • Organisation/appui aux missions extérieures en provenance du Siège, d'autres Délégations ou d'autres institutions européennes • Organisation des missions du CDD (organisation du voyage, prise de rendez-vous, frais de mission) • Organisation de dîners, réceptions et autres événements, y compris la gestion des frais de représentation (commande et gestion du stock de vin, remboursement des frais de représentation); appui logistique lors de la célébration de la Journée de l'Europe • Coordination avec le chauffeur affecté au CDD Assistance et protection aux personnes: Registre des informations classifiées de l'UE (ICUE) (Fonction sensible) • Agent contrôleur (RCO): traitement des informations classifiées de l'UE (ICUE) et mise en œuvre des mesures de sécurité sous l'autorité du responsable local de la sécurité (LSO) conformément aux décisions appropriées de la Commission et aux mesures de sécurité définies par la Direction Sécurité de la DG ADMIN. European Union > European External Action Service > EU Delegations and Offices > Delegation in Mauritania (DEL.MAURITANIA)