Event and logistics services as well as promotion services

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LOTTO Hamburg intends to have all logistics services as well as events, events and promotions (hereinafter collectively referred to as ‘actions’ or individually as ‘action’) planned by LOTTO Hamburg supervised and carried out, if necessary, by an agency (hereinafter referred to as ‘contractor’). However, this also occasionally includes the development of creative and holistic concepts and the implementation of new action formats as well as operational support on site. Furthermore, the procurement of event materials, advertising materials and promotional materials (hereinafter collectively referred to as ‘materials’) as well as, if necessary, the conduct of market research in preparation for a procurement must be undertaken by the contractor. In addition, during the term of the contract, the contractor shall support and/or carry out the work of the event managers and product managers of LOTTO Hamburg by taking on operational tasks in the context of the preparation, implementation, monitoring and follow-up of actions in a timely manner. The quantity of services to be ordered within the term of the contract cannot be predicted. Approximately 50 to 70 actions or other service contracts are planned per year, in which logistics services are primarily to be handled. In addition, promoters must be provided by the contractor if necessary, which are used for actions in Hamburg's LOTTO acceptance points and/or event venues. Actions of LOTTO Hamburg always take place in the Hamburg city area and depending on the orientation, for example before or in the LOTTO reception points of LOTTO Hamburg or in Hamburg event halls or event locations. LOTTO Hamburg does not guarantee a minimum number of actions to be carried out. There is therefore no acceptance obligation for LOTTO Hamburg. It can also be assumed that the number of hours per function and the actions can change. LOTTO Hamburg reserves the right to adapt the indicated hours to the actual needs. As a rule, LOTTO Hamburg prepares an annual plan for the coming financial year at the beginning of each year and announces it to the contractor. LOTTO Hamburg coordinates the concrete implementation of each action with the contractor with a lead time of usually 2 to 4 weeks before each action (depending on the type of event). The annual planning serves only as an orientation and is constantly adapted in coordination with the contractor. The annual planning contains only large (planned) actions, the scheduling of which is known to LOTTO Hamburg. Small (mostly spontaneous) actions are not included in the annual planning. These will be agreed with the contractor directly after the promotion has become known to LOTTO Hamburg. As with all information measures, the contractor and LOTTO Hamburg shall take into account the principles resulting from the applicable State Treaty on Gambling, the Hamburg Act on the Implementation of the State Treaty on Gambling and the internal Responsible Gaming Guidelines of LOTTO Hamburg. Therefore, only trained supervisors and promoters who have received a comprehensive briefing from LOTTO Hamburg are used.

Electronic via:
https://www.subreport.de/E62543527

Electronic submission: required
https://www.subreport.de/E62543527

The procurement involves the establishment of a framework agreement

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DE Deutschland
DE600 Hamburg

79952000 - Event services

Criterion: Angebotspreis brutto
Type: price
Description: Der (Gesamt-)Angebotspreis wird über das Preisblatt (Bestandteil der Leistungsbeschreibung) ermittelt. Die Preisangaben sind in den entsprechenden Positionen in das Preisblatt in der Leistungsbeschreibung vom Bieter einzutragen. Der Angebotspreis ist der Gesamtbruttopreis, der sich aus dem Gesamtpreis zzgl. der gesetzlichen Umsatzsteuer errechnet. Der Gesamtpreis ergibt sich aus der Addition aller Gesamtpreise in netto (Gesamtpreise über die Vertragslaufzeit von 4 Jahren) der Preispositionen 1 bis 16. Die Gesamtpreise über die Vertragslaufzeit in netto ergeben sich aus den jeweiligen Jahrespreisen in netto multipliziert mit der vorgesehenen Anzahl von insgesamt 4 möglichen Vertragsjahren. Die Jahrespreise in netto errechnen sich aus den jeweiligen Einzelpreisen in netto multipliziert mit den entsprechenden Mengenangaben. Die von der LOTTO Hamburg GmbH ausschließlich zum Zwecke der Wertung angenommenen Mengen können dem Preisblatt in der Leistungsbeschreibung entnommen werden. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste (endgültige) Angebot. Zuschlagskriterien sind der (Gesamt-)Angebotspreis und die Leistung in Form der vom Bieter einzureichenden Konzepte. Die Leistungspunkte unterliegen einer Gewichtung von 40 % und der angebotene Angebotspreis einer Gewichtung von 60 %. Für die Gesamtwertung werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte (Konzepte) (gewichtet mit 40 %) durch den von ihm angebotenen Angebotspreis (brutto) (gewichtet mit 60 %) dividiert. Der so errechnete Quotient wird mit dem Faktor 10.000 multipliziert. Der Quotient ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches den höchsten Quotienten erzielt. Als Formel ausgedrückt: (Leistungspunkte x 40 %)/(Angebotspreis (brutto)in € x 60 %)=Quotient*10.000
Weight (percentage, exact): 40
Criterion: Leistungspunkte
Type: quality
Description: Leistungswertung: Die Leistungswertung ergibt sich aus der Summe der Wertungspunkte für die nachfolgend genannten Konzepte. Für die vier Konzepte zusammen, d.h. die Leistungswertung insgesamt, gilt: Ein Bieter kann darin höchstens insgesamt 100 Punkte erzielen. Der Bieter hat die folgenden Konzepte mit den entsprechenden Unterkriterien mit seinem Angebot einzureichen: - Konzept: EKZ (Einkaufzentrum) Promotion • Konzeption • Ablauf, Zeit- und Personalplanung • Kostenübersicht und Budgetplanung - Lagerkonzept • Lagerbeschreibung • Lagerstandort • Lagerverwaltung und Bestandskontrolle - Konzept: Logistik Partnerpräsenz • Materiallogistik inkl. Aufbau/Abbau • Personal- und Kostenplanung inkl. Kostenübersicht - Teamkonzept • Teammitglieder • Vertretung. Darin soll der Bieter jeweils in vollständigen Sätzen - sofern bei den einzelnen Konzepten nicht etwas anderes geregelt ist - ausführen, wie er im Rahmen der Zielsetzung des jeweiligen Konzepts und auf Grundlage der beschriebenen Aspekte die auftragsgegenständliche Leistung durchführen würde. Zu den einzelnen Konzepten ist in dem Dokument „Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“ aufgeführt, worauf es der LOTTO Hamburg GmbH dabei ankommt. Das Dokument „Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“ einschließlich seiner Anlagen wird den nach Abschluss der Eignungsprüfung ausgewählten Bewerbern zusammen mit der Aufforderung zur Abgabe eines Erstangebotes zur Verfügung gestellt. Die Konzepte sind sowohl dem Erstangebot als auch dem endgültigen Angebot des Bieters gesondert auf einer eigenen erstellten Unterlage beizufügen. Jedes Unterkriterium kann mit 0 (= ungenügend), 2 (= mangelhaft), 4 (= ausreichend), 6 (= befriedigend), 8 (= gut) oder 10 (= sehr gut) Punkten bewertet werden. Die Summe der in den jeweiligen Unterkriterien erreichten Punkte ergibt die Punktzahl für das jeweilige Konzept. Für das Konzept: EKZ (Einkaufzentrum) Promotion können maximal 30 Punkte, für das Lagerkonzept maximal 30 Punkte, für das Konzept: Logistik Partnerpräsenz maximal 20 Punkte und für das Teamkonzept maximal 20 Punkte erreicht werden. Nähere Ausführungen zur Punktevergabe ergeben sich aus dem Dokument „Anforderungen an die einzureichenden Konzepte“. Der Zuschlag erfolgt gemäß § 127 Abs. 1 S. 1 GWB auf das wirtschaftlichste (endgültige) Angebot. Zuschlagskriterien sind der (Gesamt-)Angebotspreis und die Leistung in Form der vom Bieter einzureichenden Konzepte. Die Leistungspunkte unterliegen einer Gewichtung von 40 % und der angebotene Angebotspreis einer Gewichtung von 60 %. Für die Gesamtwertung werden die für jeden Bieter ermittelten Leistungspunkte (Konzepte) (gewichtet mit 40 %) durch den von ihm angebotenen Angebotspreis (brutto) (gewichtet mit 60 %) dividiert. Der so errechnete Quotient wird mit dem Faktor 10.000 multipliziert. Der Quotient ist umso höher, je mehr Leistungspunkte der Bieter erzielt bzw. je kleiner sein Angebotspreis ist. Den Zuschlag erhält das Angebot, welches den höchsten Quotienten erzielt. Als Formel ausgedrückt: (Leistungspunkte x 40 %)/(Angebotspreis (brutto)in € x 60 %)=Quotient*10.000
Weight (percentage, exact): 60

594,000.00

1,782,000.00 EUR

Official name: Pearl Promotion GmbH & Co. KG
Postal address:
Town: Frankfurt am Main
Postal code: 60388
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