Tender reference number
2024/2
Description
Subject of this service: Framework agreement for the maintenance and development of software projects on the Salesforce platform of VZW DE SINGEL. Explanatory note: This public contract concerns a framework service contract for the maintenance and updating of the current Salesforce platform of DE SINGEL. This includes non-exhaustive: • maintaining and updating new functionalities and custom planning user interfaces for planning productions (program), people and material. These custom planning user interfaces should cleverly take into account a set of parameters to simplify the work of the planner, such as: O the CLA rules of the sector; O contracts of both internal and external staff; O capacity of resources (people, spaces, materials, etc.); O the current planning of resources (people, spaces, materials, etc.); O staff leave planning; O the qualifications/skills of the staff; O the inspections of materials o maintenance/repairs of materials; • maintaining and updating web portals and mobile applications for communication with different parties (customers, employees and third parties, such as security, students, etc.); • integration with ticket systems, for retrieving customer data and selling tickets and subscriptions, and for pushing the planning of performances from the current Salesforce to the ticket system. This is for creating a customer 360 view in Salesforce, and for automating 1-to-1 communication with customers; • setting up data models for flexible system integration: deploying abstract data models as a system-independent layer between ticketing systems and current Salesforce, in order, among other things, to facilitate switching of ticketing system, and to be able to set up futureproof Marketing Cloud without direct dependence on one specific ticketing system; • Maintaining and updating the marketing platform: expand the Marketing Cloud platform with additional custom functionality that makes it possible to build emails completely automatically, in terms of corporate identity, text, image and action buttons in different languages; • Setting up the current Salesforce as a headless CMS system for managing and personalising the website in real time; fully automatic directing of marketing via e-mail (content automation); the management of social media; providing data (texts and images) for the physical printing. • Linking the current Salesforce to a Digital Asset Manager system; • Performing complex calculations on current Salesforce that are not possible with the platform’s standard capabilities, e.g. in real-time RFM segments of ticket buyers; • Building far-reaching automation/robotisation (algorithms), using the Salesforce platform. The framework agreement has a duration of 4 years, with an extension under VZW DE SINGEL of twice 1 year.
Text automatically translated in your browsing language
Submission Method
Electronic via:
https://www.publicprocurement.be/supplier/enterprises/0/tendering-workspaces/publication-workspace-detail/04a50222-7d41-477f-9c06-b2e915a9f585/general
Tenders may be submitted
Electronic submission: required
https://www.publicprocurement.be/supplier/enterprises/0/tendering-workspaces/publication-workspace-detail/04a50222-7d41-477f-9c06-b2e915a9f585/general
Information about a public contract, a framework agreement or a dynamic purchasing system (DPS)
The procurement involves the establishment of a framework agreement
Conditions for opening tenders (date)
Not available
Award method
Criterion:
Type: price
Description: De opdracht is een opdracht tegen prijslijst waarbij de eenheidsprijzen voor de verschillende posten forfaitair zijn en de hoeveelheden vermoedelijk. Door de forfaitaire eenheidsprijzen op de vermoedelijke hoeveelheden toe te passen, wordt het bedrag vastgesteld. De inschrijver vult de inventaris in op het bij het bestek behorende formulier. De beoordeling gebeurt als volgt: Regel van drie; Score offerte = (prijs laagste offerte / prijs offerte) * gewicht van het criterium prijs
Weight (percentage, exact):
Criterion:
Type: quality
Description: De inschrijver zal bij zijn offerte een plan van aanpak voegen over de wijze waarop hij de opdracht tot uitvoering zal brengen. Bij de beoordeling zal onder meer rekening gehouden worden met: • De projectaanpak van de inschrijver, rekening houdend met het voorwerp van de opdracht en de specifieke noden van DE SINGEL als aanbesteder uit de cultuursector, waarbij service en gebruiksvriendelijkheid naar haar personeel en bezoekers toe van bijzonder belang zijn. • De methodologie die wordt voorgesteld bij het vervullen van de opdracht zowel met betrekking tot onderhoud als de ontwikkeling van nieuwe projecten op Salesforce • De wijze waarop de verschillende leden van het projectteam zullen samenwerken als één team en hoe de kwaliteitszorg vertaald zal worden bij ieder projectonderdeel en de opdracht in zijn geheel. De inschrijver houdt hierbij in het bijzonder rekening met het primordiale belang van een goed werkend platform voor personeel en bezoekers van DE SINGEL en dit 24/7. De nota zal maximaal 6 bladzijden omvatten (3 A4 recto/verso OF 6 A4’s recto) en dit in een gebruikelijk en leesbaar lettertype. De inschrijver dient deze nota als bijlage bij zijn offerte te voegen. Indien VZW DE SINGEL nota’s ontvangt die het opgegeven maximum aantal bladzijden, of de vormelijke voorwaarden overschrijden, zal VZW DE SINGEL haar nazicht beperken tot de eerste 6 bladzijden.
Weight (percentage, exact):
Criterion:
Type: quality
Description: De inschrijver geeft (nominatief) aan welke personen (senior developer, junior developer, senior consultant, junior consultant) effectief bij de uitvoering van de opdracht zullen worden. Daarbij wordt telkens een back-up voorzien die voorgesteld dient te worden. Er wordt tevens een SPOC meegedeeld die instaat voor de rechtstreekse communicatie met deSingel. De inschrijver licht telkens hun waarde alsook specifieke kennis en ervaring toe in het belang van de opdracht en gelet op de specifieke activiteiten en noden van VZW DE SINGEL binnen de cultuursector. Deze sector typeert zich onder meer door het belang van een constante hoogstaande service en gebruiksvriendelijkheid van het platform naar personeel en bezoekers toe. De waarde, ervaring en kennis van elk van de opgesomde personen moet worden aangetoond middels toevoeging van een recente CV.
Weight (percentage, exact):
Criterion:
Type: quality
Description: De inschrijver zal in zijn offerte toelichten hoe hij het personeel van DE SINGEL wegwijs zal maken in de ontwikkelde softwareprojecten. Hierbij zal onder meer rekening worden gehouden met: • de bereikbaarheid van de inschrijver voor vragen van de personeelsleden; • de communicatie betreffende de nieuwe softwareprojecten naar de personeelsleden toe door de inschrijver; • de gebruiksvriendelijkheid van de softwareprojecten voor de personeelsleden van DE SINGEL.
Weight (percentage, exact):
Estimated value
1,800,000.00 EUR
Final contracted value
Not available
Award of contract
Not available
