The subject of the service includes the occupation of the post offices of the Technical Offices (TB) Magdeburg and Halle (Saale) as well as the construction offices (BB) Halberstadt, Stendal and Dessau of the state enterprise BLSA. The range of services covers the processing of incoming and outgoing mail (also in the context of electronic administrative work), the performance of activities of the central service (telephone service) as well as supporting activities (e.g. copying). If necessary, there should be the option to transfer other related service tasks for completion. Breakdown into lots: The following lot will be awarded: Lot 1: TB Magdeburg Lot 2: BB Stendal Lot 3: BB Halberstadt Lot 4: TB Hall Lot 5: BB Dessau For all locations, the order execution is as follows: The service to be provided includes in detail: • die Bearbeitung des Posteingangs einschließlich - Leerung des Briefkastens am Standort (3-mal täglich), - Entgegennahme der auf anderem Wege eingehenden Post für den Landesbetrieb BLSA (z.B. durch die persönliche Übergabe durch Boten-, Paket- und Kurierdienste) - Öffnung, Weiterleitung und Ausdrucken von E-Mail-Eingängen aus den zentralen E-Mail-Postfächern, - Öffnung der Eingangspost, einschließlich der Empfängerermittlung, - Versehen der Eingangspost mit einem Eingangsstempel, - Führen des elektronischen Posteingangsbuches sowie des elektronischen Rechnungseingangsbuches in einem entsprechenden Programm und/oder Kameralis bzw. O-Xilis, - Sortierung der Eingangspost nach den Vorgaben des Landesbetriebes BLSA, - tägliche Verteilung der Eingangspost an die Organisationseinheiten, Sammelpostfächer und Bediensteten des BLSA, • die Bearbeitung der Ausgangspost einschließlich - Führen des Postausgangbuches, - Bearbeitung von Mailing- und Versandaktionen soweit notwendig, wie z.B. das Verpacken, Kuvertieren, Etikettieren, ggf. Verplomben etc. der Ausgangspost, - Sortierung der Ausgangspost nach den Vorgaben des Landesbetriebes BLSA, - tägliche Übergabe der Ausgangspost an das Zustellunternehmen, soweit die Post nicht innerhalb des BLSA weiterverteilt wird, oder an den Boten, • Vorbereitung und Durchführung der Scanprozesse einschließlich - rechtssichererem Einscannen von behördlichen Dokumenten im Rahmen des Projektes zum Einsatz der elektronischen Akte und zur Einführung der elektronischen Verwaltungsarbeit in der Landesverwaltung Sachsen-Anhalt (EVA LSA) im Bereich der allgemeinen Schriftgutverwaltung - Dokumentenvorbereitung für das Scannen (durch u.a. Prüfung der Scanwürdigkeit und Scanbarkeit anhand einer Anweisung) - Übergabe des gebundenen Materials (z.B. Bücher) und der nicht scanbaren Dokumente an die jeweils zuständigen Empfänger - Entklammern, Sortierung und Stapelbildung, Barcode anbringen - Scannen einschließlich manueller Qualitätskontrolle - Erste Qualitätssicherung durch Prüfung des ordnungsgemäßen Dokumenteneizuges und ggf. Neuanstoß des Scanvorganges • sonstige Aufgaben im Bereich der Zentralen Dienste, wie z.B. - Telefondienst, Parkplatzkontrolle, - Serviceaufgaben wie z.B. die Bereitstellung/Ausgabe von Büromaterial, Vergabe von Besprechungsräumen, - Fahrscheinausgabe (ÖPNV), Kfz-Ausgabe etc. • sonstige unterstützende Tätigkeiten, wie z.B. - Einscannen der Post im Rahmen der elektronischen Postverteilung - Kopier- oder sonstige Scanarbeiten bei Bedarf und - Unterstützung der Sachbearbeitung bei Aufgaben rund um die Poststellen, z.B. tägliche Krankmeldungen an den FB 12 des Direktionsbereichs melden
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