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Auslagerung Posteingangsbearbeitung - EU tenders
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OP Portal - Procurement - Details

Auslagerung Posteingangsbearbeitung

  • Published
    03/06/2025
  • Today
    24/06/2025
  • Deadline
    04/07/2025
  • Opening of tenders
    04/07/2025
Status
Published
Type of contract
Services
Subject for Renewal
No
Buyer
ARD ZDF Deutschlandradio Beitragsservice
Place of performance
NUTS code: Multiple place of performance
Location of buyer
NUTS code: DEA23 Köln, Kreisfreie Stadt
Business sector (Main CPV)
75131000 Government services
Total estimated contract value (excluding VAT)
Not available
Total final contract value (excluding VAT)
Not available
Tender reference number
BW 01/25
Description

Gegenstand dieser Vergabemaßnahme ist die Beschaffung von Dienstleistungen zur Postöffnung und -sortierung. Auftraggeber sind die in der Arbeitsgemeinschaft der öffentlich-rechtlichen Rundfunkanstalten der Bundesrepublik Deutschland (ARD) zusammengeschlossenen öffentlich-rechtlichen Landesrundfunkanstalten, das Zweite Deutsche Fernsehen (ZDF) und das Deutschlandradio (DR), vertreten durch die Geschäftsführung des Beitragsservice von ARD, ZDF und Deutschlandradio (nachfolgend "Beitragsservice" oder "Auftraggeber" genannt). Der Beitragsservice beabsichtigt, einen Dienstleistungsvertrag zur Erbringung von Teilleistungen in der Posteingangsbearbeitung in den Räumlichkeiten des Auftraggebers zu schließen. Die Auslagerung betrifft die Öffnung und Vorsortierung des Posteingangs, um das anfallende Schriftgut entsprechend des vereinbarten Service Levels der Sachbearbeitung zuzuführen. Die weitere Bearbeitung der Dokumente ist kein Bestandteil der Auslagerung. Die mit dieser Zielsetzung zu beschaffende Leistung umfasst im Wesentlichen 1. die Entgegennahme von Poststücken als Arbeitsvorrat für das Personal des Auftragnehmers; 2. die Verteilung des Arbeitsvorrats auf die Mitarbeitenden; 3. die Öffnung und Vorbereitung der Poststücke für das spätere Scannen; 4. die Vorsortierung der Poststücke in Vorgangskategorien nach den Vorgaben des Auftraggebers; 5. die Sicherstellung der vorgegebenen Qualität, z.B. durch Kontrollverfahren und Abstimmung mit dem Auftraggeber; 6. die Bereitstellung von Daten zur Abrechnung der erbrachten Leistung; 7. die Bereitstellung und den Betrieb der Arbeitsmittel für das eigene Personal; 8. die Ausbildung des Personals. Für die Leistungserbringung stellt der Auftraggeber Räume am Standort in Köln bereit. Die Leistung soll von sozialversicherungspflichtig beschäftigten Arbeitskräften des Auftragnehmers unter Einhaltung der Compliance-Richtlinien des Beitragsservice erbracht werden. Eine Überlassung der Mitarbeitenden im Sinne des AÜG an den Auftraggeber ist ausgeschlossen. Es ist beabsichtigt, mit dem wirtschaftlichsten Bieter einen Dienstleistungsvertrag mit einer Festlaufzeit bis zum 30.06.2028 abzuschließen. Der Vertrag kommt mit Zuschlagserteilung zustande. Frühester Leistungsbeginn ist der 01.01.2026. Der Auftraggeber stellt ausschließlich hierfür einen Raum mit (Stark-) Strom, Licht, Heizung, Datennetz, Einlass sowie Pausenräume, sanitäre Anlagen, Meetingräume nach Vorankündigung und Transportbehältnisse und -wagen für den internen Transport zur Verfügung. Der vorgesehene Raum wird ausschließlich vom Auftragnehmer genutzt. Jeder Bieter hat die Möglichkeit, vor Abgabe des Erstangebots an einem vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin teilzunehmen. Die Ortstermine werden Anfang Juni 2025 stattfinden. Jeder Bieter erhält eine separate Einladung zum Ortstermin. Die Wahrnehmung des vom Beitragsservice angebotenen Ortstermin ist nicht verpflichtend. Der Auftragnehmer hat unter Beachtung des nachstehend beschriebenen Service Level eine taggenaue Bearbeitung des zur Verfügung gestellten Posteingangs sicher zu stellen. Da die Leistung des Auftragnehmers in die Geschäftsprozesse des Beitragsservice eingebettet ist, müssen die folgenden Rahmendaten berücksichtigt werden: - Anlieferung der Post und Verteilung auf die Teams ca. um 6:30 und um 9:00 Uhr; - Post aus Sonderfällen (Großbriefe, Pakete) wird in der Regel im Laufe des Vormittags von Post- und Paketdienstleistern bereitgestellt; - Übergabe der aufbereiteten Poststücke an den Auftraggeber voraussichtlich um 10:00, 12:00 und 14:00 Uhr. Eine Änderung der Zeiten, zu denen die Poststücke angeliefert werden, kann jederzeit durch Post- und/oder Paketdienstleister erfolgen und ist während der Vertragslaufzeit daher auch vom zukünftigen Auftragnehmer zu beachten. Soweit die arbeitstäglich zur Verfügung gestellten Posteingangsmengen nicht taggenau bearbeitet werden können, ist die Bearbeitung für den folgenden Arbeitstag einzuplanen und durchzuführen. Der Auftragnehmer hat die Einhaltung der Termine an jedem Arbeitstag zu gewährleisten, sofern die Schwankungen im Posteingang im Rahmen des vom Beitragsservice in den Vergabeunterlagen (insbesondere in Teil B. Leistungsbeschreibung) beschriebenen Bereichs liegen. Die Termine gelten als eingehalten, wenn mindestens 95% der übergebenen Schwingen des jeweiligen Tages verarbeitet sind. Zudem ist im Rahmen einer Qualitätssicherung sicherzustellen, dass 95% der täglich verarbeiteten Poststücke qualitativ korrekt verarbeitet werden. Soweit die tatsächlich eingehende Post dies zulässt, wird aktuell mit folgenden durchschnittlichen täglichen Mengen für die zu erbringende Dienstleistung gerechnet: - 60 Schwingen normaler Post mit ca. 500 Poststücken und - 10 Schwingen mit Großbriefen mit ca. 100 Poststücken und - 1 Schwinge mit ca. 100 umfangreichen Poststücken, z.B. Briefe mit mehreren Anlagen. Aus dem Posteingang des Jahres 2024 errechnet sich ein Volumen von 18.860 Schwingen entsprechend 8.038.850 Vorgängen, die vom Auftragnehmer im Jahre 2024 zu bearbeiten gewesen wären. Der Beitragsservice erwartet deshalb die folgenden Mengen als Auftragsvolumen für den Auftragnehmer: - Mindestmenge: 10.000 Schwingen p.a. - Höchstmenge: 25.000 Schwingen p.a. Der Beitragsservice garantiert die vorgenannte Mindestmenge von 10.000 Schwingen pro Kalenderjahr. Unter Berücksichtigung der Rechtsprechung des Europäischen Gerichtshofs schreibt der Beitragsservice vorliegend die vorgenannte Höchstmenge von 25.000 Schwingen pro Kalenderjahr aus. Es handelt hierbei aber um eine Schätzung, die auf den aktuellen Werten beruht. Diese Höchstmenge wird dem Auftragnehmer daher nicht garantiert. Weitere Einzelheiten zu den ausgeschriebenen Leistungen sind in den Vergabeunterlagen (insbesondere Teil B. "Leistungsbeschreibung") enthalten.

Submission Method
Electronic via:
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWYTBKV2GKN
Tenders may be submitted
Electronic submission: required
https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXS0YMWYTBKV2GKN
Information about a public contract, a framework agreement or a dynamic purchasing system (DPS)
The procurement involves the establishment of a framework agreement
Conditions for opening tenders (date)
04/07/2025 12:15
Award method
Not available
Estimated value
Not available
Final contracted value
Not available
Award of contract
Not available
Prior information
Contract
Award
Footnote - legal notice

This content published on this page is meant purely as an additional service and has no legal effect. The Union's institutions do not assume any liability for its contents. The official versions of the relevant tendering notices are those published in the Supplement of Official Journal of the European Union and available in TED. Those official texts are directly accessible through the links embedded in this page. For more information please see Public Procurement Explainability and Liability notice.