Germany-Hamburg: Project management consultancy services

Das Digitalisierungsprojekt wurde bei der Sprinkenhof bereits mit der Umstellung auf die digitale Bearbeitung von Rechnungen in 2019 gestartet. In den weiteren Ausbaustufen sollen alle Akten im Asset Management digitalisiert, den eingehenden Schriftverkehr die Prozesse entsprechend angepasst sowie zukünftige Phasen (Ablösung der Netzlaufwerke, Übernahme der Archivdateien aus Outlook, etc.) begleitet werden. Das Dokumentenmanagementsystem „nscale“ der Fa. Ceyoniq ist im Einsatz und es werden bereits Rechnungen in Papierform gescannt bzw. elektronische Rechnungen verarbeitet. Es können Pläne bis DIN A0 digitalisiert werden. Das Scannen erfolgt durch einen Dienstleister.
Zur Steuerung dieser Projekte sucht die Sprinkenhof einen Projektleiter, der die nachfolgend beschriebenen Tätigkeiten übernimmt. Hierbei geht die Sprinkenhof davon aus, dass die Tätigkeiten durch eine Person wahrgenommen werden. Es ist ausdrücklich kein Team anzubieten. Die Leistung kann nur in Ausnahmen (Corona und Gruppenaufteilung) und in Abstimmung mit dem Abteilungsleiter remote erbracht werden. Ansonsten muss die Leistung vollständig vor Ort erbracht werden.
Zu den Aufgaben gehören:
— Aufbau und Dokumentation der Projektorganisation inkl. der Eskalationsebenen,
— Management des Gesamtprojektes mit den verschiedenen Teilprojekten und regelmäßiges Reporting über den Projektfortschritt,
— Regelmäßiger Bericht an den Servicebereichsleiter IT,
— Organisation und Durchführung von Workshops zur Klärung von fachlichen Fragen,
— Abstimmung und Dokumentation der Anforderungen an die Digitalisierung mit allen Unternehmensbereichen,
— Erstellung der Leistungsbeschreibungen für die notwendigen Ausschreibungen,
— Modellierung, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse im Hinblick auf die digitalen Bearbeitungsprozesse,
— Klärung des Schulungsbedarfs und Organisation der Schulungen,
— Abstimmung des Prozesses und Steuerung des externen Dienstleisters bei der Digitalisierung der Akten und des Schriftverkehrs (wie werden die Akten an den Dienstleister übergeben, wie werden Akten angefordert, wie findet die Qualitätskontrolle statt, …),
— Ansprechpartner für Parallelprojekte bei der Sprinkenhof (z. B. der Einbindung des CAFM-Systems),
— Change Management.
Die Beauftragung erfolgt zunächst für das Jahr 2021. Die Beauftragung für das Jahr 2022 erfolgt optional.

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